Dokumentverarbeitung - Quelle

Ein Musterdokument dient als Vorlage, anhand derer das System erkennt, an welcher Stelle die zu extrahierenden Informationen zu finden sind.

Wenn Sie ein Musterdokument für die Dokumentverarbeitung erstellen müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Drucken Sie ein Dokument aus der Quellanwendung, etwa Microsoft Word, mit dem DocuWare Printer aus. Speichern Sie dieses Dokument in Ihrem Dateisystem.

• Klicken Sie auf der Registerkarte Quelle unter Musterdokument auf „Dateisystem" und wählen Sie das Dokument aus, das Sie mit dem DocuWare Printer erstellt haben.

Für Druckerkonfigurationen wird dringend empfohlen, Musterdokumente zu erstellen. Bei Dokumenten, die mit anderen Methoden als dem DocuWare Printer gedruckt wurden, ist eine zuverlässige Texterkennung möglicherweise nicht möglich.

Verschiedene Windows-Anwendungen handhaben den Druck und Schriftarten unterschiedlich. Manche Anwendungen ersetzen Schriftarten beim Drucken durch temporäre Versionen. Dadurch können in der digitalen Datei verborgene Zeichen entstehen, die im Ausdruck nicht sichtbar sind. So verwendet beispielsweise Adobe Reader bei PDFs zum Teil temporäre Schriftarten, was eine zuverlässige Extraktion von Indexinformationen durch den DocuWare Printer verhindern kann. In solchen Fällen wechselt der DocuWare Printer zur optischen Texterkennung (OCR), wobei die Genauigkeit jedoch geringer ausfällt.

Falls bei der Texterkennung von Dokumenten, die mit dem DocuWare Printer gedruckt wurden, Probleme auftreten, können Sie stattdessen den DocuWare Postscript Printer Treiber installieren und verwenden.

Auswahl von Musterdokumenten für elektronische ZUGFeRD-Rechnungen

Wenn Sie elektronische Rechnungen importieren, die dem deutschen ZUGFeRD-Standard (Profil: Basic) entsprechen, verwenden Sie als Musterdokument eine PDF-Rechnung mit eingebetteten Metadaten (im XML-Format).

*Weitere Informationen zu PlanetPress:

Um eine Metadatendatei aus PlanetPress für den Import in DocuWare vorzubereiten, öffnen Sie den PlanetPress-Workflow und gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Definieren Sie die Metadaten. Weitere Informationen finden Sie unter http://help.objectiflune.com/en/planetpress-workflow-user-guide/8.1/Default_CSH.html#/shared/Metadata-Explanation.html

2. Konfigurieren Sie den Export des Dokuments einschließlich Metadaten in Form einer PDF- oder PDI-Datei.
   Weitere Informationen finden Sie unter http://help.objectiflune.com/en/planetpress-workflow-user-guide/8.1/Default_CSH.html#/metadata-to-pdi-task-properties.html

Beispiel einer von PlanetPress erzeugten Metadatendatei

Beim Import einer E-Rechnung liest DocuWare die XML-Rechnungsdaten ein, zeigt sie als Metadaten an und liest sie beim Import aus.

Unter anderem werden folgende nationale Standards für E-Rechnungen unterstützt:

• XRechnung (Deutschland)
  Gemäß dem deutschen E-Rechnungsgesetz und der EU-Richtlinie 2014/55/EU gilt der Standard für den Austausch von Rechnungen mit deutschen Bundesbehörden.

• ZUGFeRD (Deutschland)
  Bei diesem Standard ist die XML-Datei in einem PDF eingebettet, sodass die XML-Daten für das menschliche Auge lesbar sind.
  DocuWare unterstützt ZUGFeRD 1.0–2.3

• FacturX (Frankreich)
  Dieser Standard ist die französische Version des ZUGFeRD-Standards mit identischen Inhalten.

Hintergrund: Für den Austausch von E-Rechnungen in der Europäischen Union legt der Standard EN 16931 fest, welche Inhalte eine E-Rechnung enthalten muss und welches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung zulässig ist. Nach diesem Standard können elektronische Rechnungsdokumente als strukturierte Daten versendet werden, beispielsweise als XML-Datei oder als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. DocuWare unterstützt die beiden darin vorgesehenen Datenmodelle, die XML-Syntax UBL (Universal Business Language) und CII (UN/CEFACT/Cross Industry Invoice).

• FatturaPA (Italien)
  Zusätzlich unterstützt DocuWare den italienischen Standard FatturaPA, der nicht dem Standard EN 16931 entspricht.
  In Italien ist es zudem gesetzlich vorgeschrieben, XML-Rechnungen mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur nach den Standards PAdES, XAdES oder CAdES zu signieren.
  Mit DocuWare Version 7.11 unterstützt der Viewer nun bei italienischen E-Rechnungen in Fattura PA alle drei CAdES-Signaturtypen bei der Anzeige der Dokumente.

DocuWare zeigt die Rechnung im Viewer in einer leserfreundlichen Darstellung ähnlich einer PDF-Rechnung an, sodass Sie sich bei E-Rechnungen im reinen XML-Format nicht mit der codierten Darstellung der Rechnungsdaten auseinandersetzen müssen.

• DIAN (Kolumbien)
  Dieser Standard wird von der kolumbianischen Steuer- und Zollbehörde DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) vorgeschrieben. Die Rechnung besteht in der Regel aus zwei Dateien (XML und PDF). Die PDF-Datei kann separat von der XML-Datei abgelegt und bei Bedarf mit dieser geheftet oder verknüpft werden, sodass sie ebenfalls im Viewer angezeigt wird.

Konfigurationen für E-Rechnungen erstellen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Dokumentverarbeitung. Jede Konfiguration basiert auf einem Beispieldokument, entweder einer PDF-Datei mit eingebetteten Metadaten (z. B. nach dem ZUGFeRD-Standard) oder einer XML-Datei (z. B. nach dem Standard XRechnung).

Die strukturierten XML-Daten Ihrer Beispiel-E-Rechnung werden so dargestellt, dass Sie sie problemlos den gewünschten DocuWare-Indexfeldern zuordnen können. Wie Sie die Daten im Detail zuordnen, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab.

Mit DocuWare können Sie Ihre E-Rechnungen revisionssicher ablegen: Es ist gewährleistet, dass die E-Rechnungen unveränderbar gespeichert werden, zu Prüfzwecken für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können und nachvollziehbar sowie eindeutig indexiert sind. Dies kann zum Beispiel durch eine Indexierung anhand von Belegnummer/Rechnungsnummer, Kunden-/Lieferantenname und Gesamtbetrag erfolgen.

In jedem Fall sollten Sie die Anforderungen Ihrer nationalen Steuerbehörde berücksichtigen.

Tag-Aufbau

Wenn Sie einen Befehl verwenden, fügen Sie ihn in einen Tag mit einer bestimmten Struktur ein. Beachten Sie beim Erstellen eines Tags die folgenden Regeln.

1. Jeder Tag muss mit folgender Zeichenfolge beginnen:
   <dwControl:

2. Anschließend folgt der Befehl ohne Leerzeichen, etwa zum Trennen des Dokuments:
   NewDocument

3. Der Tag endet mit folgenden Zeichen:
   />

Der vollständige Tag zum Trennen eines Dokuments lautet daher:
<dwControl:NewDocument/>

Attribut

Die meisten Befehle müssen über Attribute näher spezifiziert werden, etwa bei SelectConfiguration durch Angabe des Konfigurationsnamens. Erweitern Sie in diesem Fall den Tag wie folgt:

1. Geben Sie zunächst das Attribut ein; im Beispiel folgt nach dem Namen ein Gleichheitszeichen:
   <dwControl:SelectConfiguration name=

2. Geben Sie anschließend den Attributwert ein, in diesem Fall den Konfigurationsnamen, wobei der Wert in einfachen oder doppelten Anführungszeichen steht. Schließen Sie den Tag wie oben beschrieben mit /> ab:
   <dwControl:SelectConfiguration name="Invoices"/>

Zeichen

Beachten Sie bei den in den Tags verwendeten Zeichen Folgendes:

• Die Zeichenfolge „<dwControl:" ist innerhalb der Parameterwerte nicht zulässig.

• Innerhalb einfacher Anführungszeichen sind keine einfachen Anführungszeichen zulässig. Sie können jedoch doppelte Anführungszeichen verwenden.

• Innerhalb doppelter Anführungszeichen sind keine doppelten Anführungszeichen zulässig. Sie können einfache Anführungszeichen verwenden.

Weitere Informationen zu DocuWare Control

Für numerische Felder enthält die folgende Tabelle die Abkürzungen für die Sprache und die zugehörigen Länder/Regionen.

Definieren Sie das Datumsformat nach folgendem Muster: Beispieldatum ist der 14. März 2017.

1. Jahr (z. B. 2017)
   - y = 7
   - yy = 17
   - yyy = 017
   - yyyy = 2017

2. Monat (z. B. März)
   - M = 3
   - MM = 03
   - MMMM = März

3. Tag (z. B. 14)
   - d = 4
   - dd = 14

Konfiguration auswählen: SelectConfiguration
Mit diesem Befehl wird der Schritt Identifikation für die DocuWare Printer Konfiguration übersprungen, und die festgelegte Konfiguration wird direkt ausgewählt und ausgeführt. Geben Sie zur Festlegung der Konfiguration deren Namen als Wert ein. Ab DocuWare Version 6.8 sind folgende zusätzliche DocuWare Control Befehle für das Dokument zulässig: Field, FileCabinet, DocumentTray. Alle anderen DocuWare Control Befehle werden ignoriert.
Beispiel-Tag: <dwControl:SelectConfiguration name='Rechnungen'/>

Archiv auswählen: FileCabinet
Mit diesem Befehl wählen Sie ein Zielarchiv für das Dokument aus. Geben Sie zur Festlegung des Archivs den Archivnamen als Wert ein.
Beispiel-Tag:
<dwControl:FileCabinet name="Invoices"/>

Briefkorb auswählen: Basket oder DocumentTray
Mit beiden Befehlen wählen Sie einen Zielbriefkorb für das Dokument aus. Geben Sie zur Festlegung des Briefkorbs den Briefkorbnamen als Wert ein.
Beispiel-Tag:
<dwControl:DocumentTray name="Inbox"/>
Werden in einem Dokument der Befehl Basket bzw. DocumentTray und der Befehl FileCabinet zugleich gefunden, hat Basket bzw. DocumentTray Vorrang.

Formular/Briefpapier hinzufügen: Form
Mit diesem Befehl wird ein Formular oder Briefpapier für das Dokument hinterlegt. Das Formular bzw. Briefpapier muss im PDF-Format vorliegen. Sie können das Formular/Briefpapier auf zwei Arten festlegen:

• Geben Sie für das Attribut path den Pfad innerhalb des Dateisystems an.
  <dwControl:Form path="C:\Forms\Letterhead.pdf"/>

• Geben Sie alternativ für das Attribut configName den Namen der DocuWare Printer Konfiguration an, in der das Formular/Briefpapier verwendet wird. Diese Option ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Benutzer keinen Zugriff auf das Dateisystem des Unternehmens haben.
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Form configName="Letters" configForm="1"/>

Auf realem Drucker drucken: Print
Mit diesem Befehl wird das Dokument auf einem realen Drucker gedruckt. Das Gerät legen Sie über das Attribut device fest. Wenn Sie ein zum Dokument hinzugefügtes Formular nicht mit ausdrucken möchten, geben Sie dies über das Attribut withoutForm an.
Beispiel-Tag:
<dwControl:Print device="My letter printer" withoutForm="false"/>
Soll zusätzlich ein weiteres Dokument gedruckt werden, etwa Allgemeine Geschäftsbedingungen, lässt sich dies über das Attribut additionalFilePath festlegen.
<dwControl:Print device="My letter printer" additionalFilePath="C:\Terms\Conditions.pdf"/>

Dokument signieren: Sign
Mit diesem Befehl wird das Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen. Geben Sie zur Festlegung des Signaturzertifikats als configName den Namen der DocuWare Printer Konfiguration an, in der Sie das Attribut für das Signaturzertifikat ausgewählt haben.
Beispiel-Tag:
<dwControl:Form configName="Letters" configForm="1"/>

Dokument trennen: NewDocument
Mit diesem Befehl wird das Dokument getrennt. Um das Dokument an mehreren Stellen zu trennen, platzieren Sie den Befehl an jeder gewünschten Position.
Beispiel-Tag:
<dwControl:NewDocument/>

Daten in Feld schreiben: Field
Mit diesem Befehl werden Daten in ein  geschrieben, also ein Textfeld, Stichwortfeld, numerisches Feld oder Datumsfeld. Das Feld wird dabei jeweils durch Typ, Länge und Name definiert.

• Textfeld
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Field dbName="Employee" type="Text" value="Mark Smith"/>

• Memo-Feld
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Field dbName="MEMO" type="Memo" value="This is text in the memo field."/>

• Stichwortfeld
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Field dbName="Remark" type="Keyword" value="one"/>
  Sollen mehrere Werte in ein Stichwortfeld geschrieben werden, sind nach diesem Muster mehrere Tags erforderlich; bei einem zweiten Tag also:
  <dwControl:Field dbName="Remark" type="Keyword" value="one"/>

• Numerisches Feld / Dezimalfeld
  Zeichen wie Komma, Punkt oder Doppelpunkt werden je nach Sprache und Region unterschiedlich interpretiert. Damit ein Wert korrekt interpretiert werden kann, müssen Sie daher Sprache und Region festlegen. Soll ein Dokument im Briefkorb abgelegt werden, muss zusätzlich die Anzahl der Dezimalstellen für den Wert angegeben werden.
  Beispiel-Tag numerisches Feld:
  <dwControl:Field dbName="Salary" type="Numeric" value="31.2" culture="en-US" decimalPlaces="2"/>
  Beispiel-Tag Dezimalfeld:
  <dwControl:Field dbName="Salary" type="Decimal" value="31.2" culture="en-US" decimalPlaces="2"/>

• Datumsfeld
  Damit ein Wert korrekt interpretiert werden kann, müssen Sie wie beim numerischen Feld Sprache und Region festlegen. Außerdem müssen Sie das Datumsformat festlegen.
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Field dbName="EmploymentDate" type="Date" value="2010-04-03" culture="en-US" format="yyyy-MM-dd"/>

Dokument an E-Mail anhängen: Email
Mit diesem Befehl hängen Sie das Dokument automatisch an eine neue E-Mail an: Während der Verarbeitung öffnet sich Ihr E-Mail-Client mit dem Dokument im Anhang. Sie können dabei bereits Betreff, Inhalt und Name des Dokuments angeben.
Beispiel-Tag:
<dwControl:Email to="receiver@domain.com" subject="Invoice 321" attachmentName="invoice321" body="Dear customer,&#10; Please find enclosed our invoice no. 321. Would you please pay it.&#10;Best regards,&#10;The Company" newlineMarker="&#10;" />