storageRobot

DocuWare storageRobot ist ein Spezialtool für automatischen Dokumentenimport bei komplexen Szenarien, wie zum Beispiel bei der Anbindung von externen ERP- und Warenwirtschaftssystemen.

• Mehr Informationen zum Einsatz von DocuWare storageRobot

Zudem kann storageRobot den KI-gestützten Service DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) mit der Methode “Dokumententrennung”, bzw. “Splitting” anwenden. Stapelscans werden dabei auch ohne Trennseiten oder Barcode-Aufkleber automatisch in separate Dokumente geteilt. Die einzelnen PDFs können dann in unternehmensweiten Workflows weiterverarbeitet werden.

• Mehr Informationen zur Einrichtung von DocuWare IDP mit storageRobot

storageRobot führt den Dokumentimport in der Regel automatisiert aus. Importkonfigurationen sind entweder zeitgesteuert oder aktivieren sich automatisch, wenn im Dateisystem auf einem Server Dokumente oder Metadaten neu gespeichert oder geändert werden.

Die Importkonfigurationen lassen sich im storageRobot Administration Tool einrichten, das mit anderen Programmkomponenten heruntergeladen und lokal installiert werden kann.

• Download von storageRobot Administration Tool starten

Einrichten von Importkonfigurationen

Das storageRobot Administration Tool bietet ein zentrales Hauptfenster sowie einen Assistenten.

• Im Hauptfenster erstellen oder bearbeiten Sie neue, automatische Importkonfigurationen. Auch können Sie hier eine Konfiguration manuell ausführen, beispielsweise, um die Einstellungen einer Ersteinrichtung zu testen. Zudem spielen Sie im Hauptfenster den Lizenzschlüssel ein, rufen Updates ab oder greifen auf Logdateien zu.

• Der Assistent führt Schritt für Schritt durch die Erstellung einer neuen Konfiguration. Je nach Art der Konfiguration stehen unterschiedliche Funktionen zur Auswahl. Beispielsweise sind bei der Ablage von Dokumenten in das Dateisystem andere Einstellungen erforderlich als bei der Ablage in einem Archiv.
  Hinweis: Die Einstellungen werden erst im letzten Schritt des Assistenten mit dem Button Fertigstellen gespeichert.

Wichtige Funktionen im storageRobot-Assistenten auf einen Blick

Diese Funktionen stehen in jedem Assistenten von storageRobot zur Verfügung:  

• Speicherort

• Beispieldokument

• IDP

• Werte von Platzhaltern ersetzen

• Platzhalterprüfung

Speicherort vom Quelldokument

Geben Sie die Quelle für die zu importierenden Dokumente an. Als Speicherort stehen Dateisystem, DocuWare Briefkorb, FTP und Metadateien zur Auswahl.
Neben der Quelle für die zu importierenden Dokumente können Sie einen Ordner angeben, in welchen ein Dokument bei einem Fehler in der Verarbeitung kopiert wird.

Beispieldokument

Die hier gewählte und eingerichtete Datei wird in den nachfolgenden Konfigurationsschritten immer wieder verwendet, um Einstellungen vorzunehmen.

IDP

Detaillierte Informationen zur Konfiguration von IDP in storageRobot finden Sie unten im Kapitel DocuWare IDP mit storageRobot

Werte von Platzhaltern ersetzen

Legen Sie hier zum Beispiel fest, dass der Wert “RE” eines Barcodes als “Rechnung” in ein Indexfeld eingetragen wird (optional).

Platzhalterprüfung

Ein klassisches Beispiel für eine Platzhalterprüfung ist die Verwendung von einem Wert aus einem Barcode für eine Datenbankabfrage. Das Dokument soll erst dann abgelegt werden, wenn die Abfrage die erforderlichen Informationen geliefert hat. Sofern der SQL-Platzhalter nicht gefüllt ist, kann das Dokument in den Fehlerordner verschoben werden.

Datumsformat

Wenn die zu importierenden Dokumente ein Datum enthalten, das nicht dem Standard TT.MM.JJJJ entspricht, kann storageRobot diesen Wert in ein für DocuWare gültiges Format konvertieren.

Fügen Sie über das Plus-Symbol das Feld hinzu, das aus dem Importdokument ausgelesen werden soll und dem Feldtyp Datum-Uhrzeit zugeordnet ist.
Als Lesebereiche können alle in der storageRobot-Konfiguration verfügbaren Optionen verwendet werden, einschließlich FileProperty, OCR, Barcode und SQL.

Format: Geben Sie für den Wert das vorliegende Format an, damit storageRobot ihn beim Import erkennt und konvertieren kann.

Häufige Format-Strings sind in der folgenden Tabelle gelistet. Mehr Informationen und eine komplette Übersicht über die Formate bei Microsoft.

Hinweis

Groß- und Kleinschreibung verändert die Bedeutung der Formatzeichenfolgen.

DocuWare IDP mit storageRobot

Die KI hinter DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) wird darauf trainiert, verschiedene Dokumenttypen wie Rechnungen und Lieferscheine zu klassifizieren und relevante Daten daraus zu extrahieren. Diese Klassifikationen und Extraktionsmodelle können in storageRobot für die automatische Indexierung beim Import verwendet werden. Auch Scanstapel kann storageRobot mit DocuWare IDP auch ohne Barcodes trennen und automatisch indexieren.

Mehr Informationen zu DocuWare IDP

• Allgemeines zu DocuWare IDP auf der DocuWare Webseite

• Konfiguration DocuWare IDP mit Connect to Mail

• DocuWare Workflow Manager mit DocuWare IDP verbinden

DocuWare IDP für storageRobot einrichten

Um DocuWare IDP für die Verwendung in storageRobot zu einzurichten, verwenden Sie im Administration Tool den Assistenten DocuWare IDP. Sie können dabei auch die anderen Funktionen von storageRobot verwenden. Nur die die storageRobot-eigenen Funktionen zur Dokumenttrennung stehen nicht zur Verfügung, sofern DocuWare IDP mit Splitting verwendet wird.

Nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

1. API URL: Geben Sie die URL für DocuWare IDP ein.
   Wenn Sie sich in der EU befinden, reicht ein Klick auf EU-Standard.
   Wenn Sie sich in den USA befinden, klicken Sie auf US-Standard.
   

2. API Key: Den Schlüssel für die Verbindung per API finden Sie in Ihrem Konto bei natif.ai. Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren DocuWare Kontakt.
   

3. Refresh Workflows: Nachdem Sie storageRobot mit DocuWare IDP über die API verbunden haben, laden Sie mit dem Button Refresh Workflows die unter DocuWare IDP vorhandenen Konfigurationen wie Klassifikationen und Extraktionsmodelle. Diese stehen dann weiter unten in diesem Dialog unter Select Workflows zur Verfügung.
   Ein “Workflow” bezeichnet hier eine Konfiguration von DocuWare IDP, die auf Funktionstypen wie Klassifikation, Extraktion oder Splitting beruht. Ein DocuWare Workflow ist in diesem Zusammenhang nicht gemeint.
   

4. Select Workflow: Wählen Sie eine Konfiguration, bzw. einen “Workflow” von DocuWare IDP aus, die Sie für den Import mit storageRobot verwenden möchten. storageRobot unterstützt folgende Konfigurationen von DocuWare IDP:

   1. Splitting: DocuWare IDP trennt Dokumentenstapel automatisch in einzelne Dokumente trennen.

   2. Extraktion: Daten werden automatisch aus fast allen Dokumenttypen extrahiert. Dazu gehören Rechnungen, Verträge, HR-Dokumente und E-Mails. Bei Rechnungen können auch Einzelposten erkannt und extrahiert werden.  

   3. Klassifikation: Dokumente z.B. nach Dokumenttyp klassifizieren

   Zusätzliche Funktionen wie Cropping und OCR unterstützt storageRobot ebenfalls.  
   Nochmal der Hinweis: “Workflow” bezeichnet hier eine Konfiguration von DocuWare IDP und meint hier keine DocuWare Workflows:  
   

5. Maximum Wait Time (Maximale Wartezeit): Die Maximum Wait Time gibt an, wie lange das System auf eine Antwort von DocuWare IDP  warten soll, wenn ein Dokument verarbeitet wird. Diese Zeit wird in Sekunden angegeben.

   1. Was bedeutet das für Sie? Wenn Sie eine Zeit einstellen, wartet das System so lange, wie Sie angegeben haben, auf eine Antwort. Wenn die Dokumentenverarbeitung innerhalb dieser Zeit abgeschlossen wird, ist keine weitere Aktion nötig.

   2. Was passiert bei einer Verzögerung? Wenn die Verarbeitungszeit länger dauert als die eingestellte Maximum Wait Time, pausiert das System und benennt das Originaldokument um (Erweiterung: .dwidp.original).

      Zusätzlich wird eine neue Datei (Erweiterung: .dwidp) erstellt. Das System verarbeitet die Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt weiter, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

   3. Wichtig bei 0 Sekunden: Wenn Sie 0 Sekunden als Maximum Wait Time einstellen, wird immer eine verzögerte Verarbeitung ausgelöst. Das System markiert die Dokumente sofort zur späteren Verarbeitung.

Extrahierte Informationen den DocuWare Indexfeldern zuordnen

Eine IDP Importkonfiguration liest aus den importierten Dokumenten je nach Typ unterschiedliche Informationen aus und ordnet diese extrahierten Informationen automatisch bestimmten Platzhaltern von storageRobot zu.

In storageRobot werden diese Platzhalter wiederum mit den DocuWare Indexfeldern verknüpft, so dass schließlich die extrahierten Metadaten als Indexdaten zum importierten Dokument im DocuWare Archiv abgelegt werden.

Einige Platzhalter von storageRobot sind für alle Konfigurationstypen von IDP gleich, zum Beispiel

• {IDP_WorkflowId} Workflow ID

• {IDP_ProcessingId} Bearbeitungsnummer

• {IDP_ClassifiedAs} Ergebnis der Klassifizierung

Die Platzhalter, die auf Basis einer Extrahierung erstellt wurden, werden dynamisch in Abhängigkeit vom gewählten IDP-Workflow und den dort angelegten Feldern und vorgenommenen Annotationen generiert, zum Beispiel:

• {IDP_DocumentType} Dokumenttyp

• {IDP_SenderCity} Stadt vom Absender
  Im folgenden Screenshot ist ein Beispiel für die storageRobot-Platzhalter einer Extraktions-Konfiguration zu sehen:

  

• Zum Vergleich: Diese Platzhalter beruhen auf folgenden Metadaten in DocuWare IDP:
  {IDP_SenderCity} = Sender > City
  {IDP_ReceiverCity} = Receiver > City