Benutzersynchronisation ausführen

Dieser Artikel behandelt, wie Benutzer mit der DocuWare Desktop App Benutzer-Synchronisation synchronisiert werden.

Die App unterstützt nur Microsoft Active Directory über LDAP, ist also nicht kompatibel mit anderen LDAP-Benutzerverzeichnissen wie Open LDAP.

Benutzer-Synchronisation konfigurieren

Legen Sie fest, ob die Synchronisierung ein einmaliger Prozess oder eine regelmäßige Aufgabe sein soll. Dann führt die Desktop-Anwendung die Synchronisation automatisch aus und verfolgt den Prozess mit Fortschrittsbalken.

Zeitgesteuerten Job erstellen legt eine neue Aufgabe in der Windows Aufgabenplanung an. Hierfür müssen Windows und DocuWare Anmeldedaten hinterlegt werden. Die Aufgabe kann dann wie in Windows gewohnt nach einem Zeitplan ausgeführt werden.

Einstellungen Benutzer-Synchronisation

Nach dem Schließen der App werden die Einstellungen automatisch als ADSyncConfiguration.xml im Ordner "%ProgramData%/DocuWare/ADSync" gespeichert. Diese Datei wird bei jedem Start der Desktop Anwendung geladen. Die Erstellung mehrerer Zeitpläne mit unterschiedlichen Konfigurationen ist derzeit nicht möglich, da die App nur eine Einstellungsdatei unterstützt. Die Ausführung verschiedener erfordert, die Konfigurationsdatei vor dem Start der Anwendung auszutauschen.

Optionen

• Benutzer, die sich nicht im ausgewählten Benutzerknoten befinden, in ausgewählte Gruppen aufnehmen
  Bei dieser Option synchronisiert das System Benutzer, die zu einer Untergruppe einer ausgewählten Gruppe gehören, auch wenn sie im ausgewählten Benutzerknoten nicht gefunden werden

• Briefkorb für jeden neuen Benutzer erstellen
  Erstellen Sie für jeden erstellten Benutzer einen persönlichen Briefkorb. Der Briefkorb wird wie der Benutzer benannt und sowohl dem Benutzer als auch dem Administrator zugweisen, der die Benutzersynchronisierung durchführt. Dies kann sich negativ auf die Synchronisierungsgeschwindigkeit auswirken.

Hinweise

• Wenn ein neuer DocuWare-Benutzer durch die App Benutzer-Synchronisation angelegt wird, besteht die Möglichkeit, eine Begrüßungsmail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts zu versenden. Dieser Link ist nur für 3 Stunden gültig.

• Benutzer, die mit der App Benutzer-Synchronisation angelegt werden, haben ein Zufallspasswort, das den höchstmöglichen Passwortrichtlinien entspricht. Die Verwendung eines festen Passworts oder die Übertragung des Passworts ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.

• Ein komplett aus dem externen Verzeichnis entfernter Benutzer wird nicht automatisch auch in DocuWare deaktiviert. Die App Benutzersynchronisation überträgt nur die Änderungen für definierte, vorhandene Benutzer. Wird ein Benutzer im externen Verzeichnis gelöscht, registriert dies die App nicht nicht als Änderung und der Benutzer in DocuWare bleibt aktiviert.

Anders verhält es sich, wenn der Benutzer inerhalb des externen Verzeichnisses verschoben wird. Befindet er sich danach nicht mehr in der zu synchronisierenden Menge von Benutzern, ist aber noch im externen Verzeichnis vorhanden, deaktiviert die App den Benutzer in DocuWare.

Die Auswirkungen der Statusänderungen im externen Benutzerverzeichnis im Überblick:

Mit DocuWare 7.12 können mit der Funktion „Alle Gruppen überspringen“ alle standardmäßig ausgewählten Gruppen bei der Synchronisierung übersprungen und nur die Gruppen ausgewählt werden, die synchronisiert werden müssen.