DocuWare führt die Validierung von E-Rechnungen ein – eine neue, kostenlose Funktion in Connect to Mail, die eingehende E-Rechnungen automatisch anhand der geltenden Formatstandards und Geschäftsregeln prüft. Die Validierung läuft im Hintergrund, ohne die Archivierung zu verzögern oder manuelle Schritte zu erfordern.
Komponenten: Allgemeine E-Mail, Dokumentenverarbeitung
So geht's
Aktivieren Sie in der Konfiguration „Allgemeine E-Mail“ für Connect to Mail die automatische Dokumentenverarbeitung und wählen Sie Alle E-Rechnungen automatisch auf Konformität validieren auf der Registerkarte Importoptionen aus.
Wenn eine E-Mail mit einem E-Rechnungsanhang (XML oder hybrides PDF) in einem über Connect to Mail verbundenen Postfach eingeht, validiert DocuWare die Rechnung automatisch. Die Rechnung wird auf zwei Ebenen geprüft:
Format & Struktur (XSD): Prüft, ob die Rechnungsdatei korrekt strukturiert ist, also ob alle erforderlichen Komponenten vorhanden und an der richtigen Stelle sind.
Geschäftsregeln & Logik (Schematron): Prüft, ob der Inhalt der Rechnung korrekt ist, zum Beispiel ob Pflichtangaben ausgefüllt sind und ob Zahlen und Werte zueinander konsistent sind.
Das Validierungsergebnis kann Gültig, Gültig mit Warnungen oder Ungültig lauten. Es wird auf drei Arten zusammen mit der E-Rechnung gespeichert:
Als herunterladbarer Validierungsbericht, verfügbar über die Schaltfläche „Validierungsbericht anzeigen“ im DocuWare Viewer
Als farblich codierte Anmerkung direkt auf dem Dokument (optional) und
Als Indexfelder, sodass sich die Ergebnisse in DocuWare suchen und filtern lassen (optional).
Die Funktion unterstützt die wichtigsten in Deutschland und Europa verwendeten E-Rechnungsformate, darunter XRechnung, Peppol BIS 3.0 und ZUGFeRD / Factur-X, die alle auf dem europäischen Standard für E-Rechnungen EN 16931 basieren. Dateien, die keinem unterstützten Standard entsprechen, werden ohne Validierungsergebnis archiviert.
Wichtig: Die Validierung ersetzt keine Konformitätsprüfung
Ein positives Validierungsergebnis stellt keine rechtliche Garantie für die Konformität der Rechnung dar. Die Konformität Ihres Rechnungsprozesses bleibt in der Verantwortung Ihrer Organisation.
Weitere Informationen finden Sie unter E-Rechnungen in Connect to Mail validieren.
Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + 7.14 + 7.13