Mit dem DocuWare E-Invoicing Service handhaben Sie elektronische Rechnungen unter Einhaltung internationaler Vorschriften direkt in DocuWare. Die Lösung integriert sich nahtlos in alle Dokumentenprozesse und ermöglicht die elektronische Steuerberichterstattung (E-Reporting) gemäß den nationalen Compliance-Anforderungen.
Der Service bietet sowohl allgemeine als auch länderspezifische Funktionen. Er ist derzeit für Belgien, Deutschland, Polen und nun auch für Frankreich verfügbar. DocuWare erweitert den Service kontinuierlich auf weitere Länder und passt ihn an nationale gesetzliche Änderungen an.
Der DocuWare E-Invoicing Service ist derzeit mit DocuWare Cloud verfügbar.
Komponenten: DocuWare E-Invoicing Service, Workflow
Weitere Informationen über den DocuWare E-Invoicing Service
Neue allgemeine Funktionen
Validierungsbericht zu E-Rechnungen für alle Länder (Workflow):
Der Endpunkt für den Validierungsbericht für E-Rechnungen steht nun für alle Länder zur Verfügung, er war zuvor nur in Deutschland verfügbar. Sie können damit einen Validierungsbericht sowohl für gesendete als auch für empfangene E-Rechnungen erstellen und so die Einhaltung technischer und geschäftlicher Regeln sicherstellen. Der Workflow gibt einen Validierungsstatus zurück, einschließlich des neuen Status „Gültig mit Warnungen“, und stellt einen Validierungsbericht bereit, der der jeweiligen E-Rechnung in DocuWare beigefügt ist.Verzeichnisabfrage (Workflow):
Sie können nun die Registrierung eines Empfängers im Peppol-Netzwerk direkt über den DocuWare Workflow überprüfen, bevor Sie eine elektronische Rechnung versenden (dies gilt auch für Verzeichnisse angeschlossener Netzwerke wie das französische „Annuaire“). Dazu verwenden Sie die Länderkennung und die Steueridentifikationsnummer (TIN) des Empfängers.Aufgaben-Viewer | Spalte Rechnungsquelle (E-Invoicing-Service):
Der Verlauf im Aufgaben-Viewer zeigt Ihnen die Quelle jeder verarbeiteten Rechnung an und bietet vollständige Transparenz darüber, wie die jeweilige Rechnung ins System gelangt ist:Steuerbericht erstellen: Datei; Rechnung, die aus einer XML-E-Rechnungsdatei über den Endpunkt „Steuerbericht erstellen“ erstellt wurde
Steuerbericht erstellen: Daten; Rechnung, die aus DocuWare-Felddaten über den Endpunkt „Steuerbericht erstellen“ erstellt wurde
Gesendete Rechnung: Rechnung, die über das Anbieternetzwerk via den Endpunkt „Rechnung senden“ versendet wurde
Empfangene Rechnung: Rechnung, die vom Anbieternetzwerk empfangen wurde
Aufgaben-Viewer | Spalte Rechnungstyp (E-Invoicing-Service):
Im Verlauf des Aufgaben-Viewers wird nun der Typ jeder Rechnung angezeigt:
Standard – Reguläre Rechnung
Vereinfacht – Ausgestellte vereinfachte Rechnung
Aufgaben-Viewer | Dokumentenlinks (E-Invoicing-Service):
Sie können nun – vorbehaltlich der Zugriffsrechte – direkt zu den zugehörigen Dokumenten navigieren. Validierungsberichte, offizielle Empfangsbestätigungen (z. B. UPO/Polen) und rechtliche Aufgaben (z. B. KSeF/Polen) werden nun im Aufgaben-Viewer neben dem übergeordneten DocuWare Dokument als anklickbare Links angezeigt.
E-invoicing in Frankreich: Compliance Pack
Der DocuWare E-Invoicing Service steht Unternehmen in Frankreich zur Verfügung und bietet die folgenden länderspezifischen Funktionen, die die allgemeinen Funktionen des Dienstes ergänzen:
Versand von E-Rechnungen B2B:
Der E-Invoicing-Service ermöglicht es juristischen Personen, die den französischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung unterliegen, E-Rechnungen über das „Portail Public de Facturation“ (PPF) an andere juristische Personen zu versenden. Das PPF ist die zentrale staatliche Plattform für elektronische Rechnungsstellung in Frankreich, die von der französischen Steuerbehörde (DGFiP) betrieben wird. Der DocuWare E-Invoicing Service ist mit dem PPF verbunden, das den Versand und Empfang von E-Rechnungen zwischen registrierten juristischen Personen verwaltet und dabei die Einhaltung der französischen E-Rechnungsvorschriften gewährleistet.Die empfangende juristische Person muss im PPF/Annuaire registriert sein, was mithilfe der neuen Verzeichnis-Suchfunktion überprüft werden kann.
Übermittlung von E-Rechnungen B2G:
Der E-Rechnungsdienst ermöglicht es juristischen Personen, die der französischen E-Rechnungspflicht unterliegen, E-Rechnungen über Chorus Pro an Behörden zu versenden. Chorus Pro ist die offizielle Plattform Frankreichs für die E-Rechnungsstellung im B2G-Bereich und wird von der AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'État) betrieben.Die E-Rechnung muss an einen bei Chorus Pro registrierten Empfänger adressiert sein und die der empfangenden Behörde zugewiesenen Routing-Informationen enthalten. Innerhalb des DocuWare Workflows kann der Benutzer separat festlegen, welche Transportmethode für die Adressierung an Chorus Pro verwendet wird.
E-Reporting/Steuermeldung | Mit Steuerbehörde verbinden:
Der E-Invoicing-Service ermöglicht es juristischen Personen, die den französischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung unterliegen, ihren E-Reporting-Verpflichtungen nachzukommen. Dies geschieht durch die Aktivierung der Steuermeldung direkt in der Konfiguration des DocuWare E-Invoicing-Service. Der Service stellt eine Verbindung zum Annuaire/PPF/Peppol-Netzwerk her, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Steuerberichte gemäß den französischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung an die französischen Steuerbehörden übermittelt werden.Steuerbericht erstellen:
Sie können Steuerberichte direkt im Netzwerk der französischen Steuerbehörden für Rechnungen erstellen, die nicht über den Sende- oder Empfangsprozess in PFF übermittelt werden. Diese Steuerberichte können entweder anhand von Daten aus DocuWare Indexfeldern oder einer vorhandenen XML-Datei für elektronische Rechnungen erstellt werden. Es wird eine neue elektronische Rechnung ausschließlich für Steuerberichtszwecke erstellt.Um den Endpunkt Steuerbericht erstellen nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Erstellung von Rechnungen auf Basis von DocuWare Felddaten aktivieren, indem Sie ein DocuWare Archiv mit einer Konfiguration für Dokumentenverarbeitung verknüpfen. Dies erfolgt in der Konfiguration des DocuWare E-Invoicing Service auf der Registerkarte Erstellen.
E-invoicing in Polen (Update)
Speichern des Status und der Kennung von Steuerberichten:
Sie können den Status eingereichter Steuerberichte nun direkt in DocuWare nachverfolgen. Dazu werden der KSeF-Status und die Kennung des Steuerberichts über einen DocuWare Workflow in dafür vorgesehene DocuWare Indexfelder gespeichert. Dies gilt sowohl für gesendete als auch für empfangene Rechnungen. Voraussetzung hierfür ist, dass das E-Reporting aktiviert ist.