In einen Suchdialog geben die Anwender Begriffe ein, um den Dokumentenbestand zu filtern. Ein Suchdialog enthält zunächst alle benutzerdefinierten Datenbankfelder, die Sie für das Archiv aktiviert haben. Wenn für eine bestimmte Suche weniger Felder benötigt werden, können Sie diese hier über das Augensymbol verbergen. Das Ausblenden von Feldern auf Dialogen bedeutet aber nicht, dass Nutzer auf diese Felder keinen Zugriff mehr haben. Über die Platform sind diese Felder weiter zugänglich,
Ändern Sie die Beschriftung, wenn im Dialog eine andere Bezeichnung als Feldname angezeigt werden soll. Das Feld "Dokumentennummer" beispielsweise lässt sich für verschiedene Abteilungen mit "Rechnungsnummer" oder "Lieferschein-Nummer" beschriften.
Auch DocuWare Systemfelder lassen sich für Suchdialoge, Ergebnislisten und Listen verwenden. Standardmäßig sind sie nicht sichtbar - eine Ausnahme ist das Speicherdatum im Suchdialog - können jedoch durch einen DocuWare Administrator über das Augensymbol für einen Dialog aktiviert werden. Auf die Systemfelder haben alle Benutzer Lese- und Suchrechte.
Folgende Systemfelder stehen für die Dokumentabfrage zur Verfügung:
Dokument-ID
Zuletzt geändert am / Zuletzt geändert von
Gespeichert am / Gespeichert von
Dateiendung
Dokumentgröße
Plattennummer
Unter Mehr Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
Ergebnisliste
Die Suchergebnisse werden so angezeigt, wie es für die hier ausgewählte Ergebnisliste festgelegt ist. In einer Ergebnisliste können Sie beispielsweise die Reihenfolge der Ergebnisanzeige bestimmen.
ID für Integrationen
Die Identifikationsnummer des Dialogs wird beim Erstellen des Dialogs automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. Mit Hilfe der ID lässt sich der Suchdialog beispielsweise per Programmierung oder URL-Integration in eine andere Anwendung integrieren (Mehr Informationen).
Klicken Sie auf ein Dialogfeld, um die Feldeigenschaften zu bearbeiten.
Feldeigenschaften Suchdialog
Folgende Eigenschaften können für Felder eines Suchdialogs konfiguriert werden:
Feldname im Dialog
Ändern Sie die Beschriftung, wenn im Dialog eine andere Bezeichnung als der Feldname angezeigt werden soll. Das Feld "Dokumentennummer" kann beispielsweise mit "Rechnungsnummer" oder "Lieferschein-Nummer" beschriftet werden.
Systemfelder lassen jedoch keine benutzerdefinierten Beschriftungen zu.
Pflichtfeld
Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle wichtigen Indexinformationen zu einem Dokument eingegeben werden. Ablage-, Such- und Indexdialoge können jeweils eigene, unterschiedliche Pflichtfelder haben. Ein Indexfeld kann also innerhalb eines Archivs sowohl Pflichtfeld als auch optional sein.
Hinweis: Wenn ein Feld im Dialog verborgen wird, deaktiviert sich die Pflichtfeld-Option automatisch.
Wildcard zur Suche hinzufügen
Die Suche mit Wildcard (*) gibt alle Indexeinträge aus, in denen der Suchbegriff in verschiedenen Kombinationen enthalten ist. Für die Suche "Peters" würde also auch "Peters Engineering" oder "Franziska Peters" angezeigt werden. Ohne Wildcard wird nur der exakte Indexbegriff "Peters" angezeigt.
Dies wirkt sich nur auf die Suchergebnisse in der Ergebnisliste aus, nicht aber auf die Auswahlliste.
Feld vorbelegen
Ein Feld wird mit dem hier gewählten Eintrag automatisch ausgefüllt. Wenn das Feld bereits in den Eigenschaften des Datenbankfelds vorbelegt wurde, wird hier die Belegung für das Dialogfeld nicht berücksichtigt.
Sie können einen eigenen Wert eingeben oder einen dynamischen Eintrag wählen. Die dynamischen Einträge beziehen sich auf die Protokollfelder des Archivs. Beispiele sind der lange oder kurze Benutzername desjenigen, der das Dokument abgelegt hat oder die Mailadresse des Benutzers. Je nach Feldtyp stehen unterschiedliche dynamische Vorbelegungen zur Auswahl.
Wenn Sie keine Vorbelegung wählen, kann das Feld bei der Indexierung beliebig ausgefüllt werden.
Nur lesen
Mit dieser Option wird die Suche in diesem Feld immer mit dem oben eingegebenen Wert ausgeführt.
Feldmaske
Eine Feldmaske erleichtert die Eingabe von beispielsweise langen Telefonnummern oder Datumsformaten. Eine neue Feldmaske legen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Indexierungshilfen an.
Auswahllisten ... erstellen
Die Auswahllisten Ihrer Organisation können für dieses Feld aktiviert werden.
Neue Auswahllisten erstellen Sie über das Plus-Symbol.
Dem Feld Auswahllisten zuordnen
Auswahllisten bieten dem Benutzer Begriffe für Suchwörter oder Indexeinträge im Web Client an. Neue Auswahllisten erstellen Sie im Bereich DocuWare Konfiguration > Indexierungshilfen > Auswahllisten.
Die Auswahllisten werden im Modul Archive der DocuWare Konfiguration den Feldern von Such- und Ablagedialogen sowie Indexdialogen zugeordnet:
Auswahllisten-Typ
Eine Auswahlliste kann als einspaltiger oder als mehrspaltiger Tabellentyp vorliegen. Der Tabellentyp entscheidet, ob eine Auswahlliste gefiltert werden kann oder nicht.
Einspaltige Auswahllisten können nicht gefiltert werden, eine Ausnahme bildet die Standard-Auswahlliste.
Mehrspaltige Auswahllisten können gefiltert werden, Das heißt, die Auswahlliste zeigt nur Einträge an, die zu den Einträgen anderer Dialogfelder passen.
Wenn Sie eine mehrspaltige Auswahlliste aktivieren, kann für das Feld nur diese Auswahlliste genutzt werden. Andere Auswahllisten werden automatisch deaktiviert.
Auswahllisten-Art
Es gibt drei Arten von Auswahllisten: intern, fix und extern.
Interne Auswahllisten werden systemseitig erzeugt. Für jedes Feld steht automatisch eine eigene Standard-Auswahlliste zur Verfügung. Sie enthält alle Einträge, die in dieses Feld bisher eingegeben worden sind.
Fixe und externe Auswahllisten beruhen auf Daten von Quellen außerhalb von DocuWare. Die Quellen können Datenbanken oder auch einfache Textdateien sein.
Eine fixe Auswahlliste wird einmal in DocuWare importiert und gespeichert. Sie lässt sich schnell abrufen.
Externe Auswahllisten werden bei jeder Eingabe in das Feld neu abgerufen. Der Vorteil ist, dass die externe Auswahlliste immer auf dem gleichen Stand wie die Quelle ist.
Wählen Sie für ein Datums- und ein Nummernfeld bitte immer eine externe Auswahlliste.
Nur aus Auswahlliste
Aktivieren Sie diese Option, wenn das Feld nur mit Einträgen aus der Auswahlliste gefüllt werden soll. Dadurch lassen sich doppelte Schreibweisen und Tippfehler vermeiden.
Filter konfigurieren
Eine gefilterte Auswahlliste kann Indexeinträge abhängig von Einträgen in anderen Feldern anbieten. Je nachdem, ob Sie die Standard-Auswahlliste oder eine mehrspaltige Auswahlliste filtern, wird die Filterung unterschiedlich konfiguriert:
Standard-Auswahlliste
Um den Filter für die Standard-Auswahlliste zu konfigurieren, stehen alle anderen Felder des aktuellen Ablagedialogs zur Verfügung. Aktivieren Sie ein oder mehrere Felder, damit die Standard-Auswahlliste auf die Einträge in diesen Feldern abgestimmt wird.
Mehrspaltige Auswahlliste
Damit eine fixe oder externe Auswahlliste gefiltert werden kann, muss sie als mehrspaltige Tabelle vorliegen.
Zunächst stellen Sie oben unter Verwendete Spalte ein, welche Spalte der Tabelle als Auswahlliste für das aktuelle Feld genutzt werden soll.
Dann legen Sie die Bedingungen für die Filterung fest.
Rechts können Sie alle Felder des aktuellen Ablagedialogs wählen. Legen Sie eines fest.
Dann wählen Sie links die Spalte der externen Tabelle mit den Einträgen für dieses Dialogfeld aus.
Hier finden Sie ein Beispiel für die Filterung von mehrspaltigen Auswahllisten.
Benutzer kann Filter im Web Client aktivieren und deaktivieren
Standardmäßig ist im Web Client die Filterung für Felder in einem Suchdialog aktiviert. Das heißt, die Auswahlliste dieses Feldes ist von den Einträgen in anderen Feldern abhängig. Mit dieser Option legen Sie fest, ob der Benutzer die Filterung deaktivieren kann. Dann steht ihm für dieses Feld im Web Client die komplette Auswahlliste zur Verfügung.