Um ein Dokument vom Briefkorb in ein Archiv abzulegen, öffnen Sie zunächst per Doppelklick das Dokument und klicken dann auf Ablegen. Falls Ihnen mehrere Ablagedialoge zugewiesen sind, achten Sie darauf, dass Sie einen für das Archiv verwenden, in das Sie Ihr Dokument speichern möchten. (Die Ablagedialoge sind jeweils mit <Archivname> - <Dialogname> aufgeführt.)
Spätestens jetzt müssen Sie dem Dokument Indexbegriffe zuweisen - oder mit anderen Worten - Ordungskriterien. Anhand dieser Indexdaten lassen sich Dokumente später im Archiv finden, in Ordner strukturieren, in Workflows steuern und vieles mehr. Aber keine Sorge, Sie müssen nicht viel tippen, denn DocuWare nimmt Ihnen die Arbeit ab.
Indexierung
Es ist gut möglich, dass die Indexfelder im Ablagedialog schon gefüllt sind, z.B. weil das Dokument per Scan- oder Import-Konfiguration in den Briefkorb kam und in der Konfiguration schon Regeln für die Indexierung enthalten sind. Oder für Ihren Briefkorb ist Intelligent Indexing aktiviert. Das erkennen Sie an farbigen Markierungen, sowohl bei den Dokumenten im Briefkorb als auch bei den Indexfeldern im Ablagedialog. Intelligent Indexing, basierend auf maschinellem Lernen, liest Dokumente im Briefkorb aus, erkennt sofort deren zentrale Informationen und verwendet sie passend als Indexbegriffe. Anhand der Ampelfarben erkennen Sie, wie sicher sich der Dienst ist: grün = sehr sicher, gelb = nicht so sicher, rot = sehr unsicher/kein Vorschlag. Erfahren Sie mehr dazu, wie Sie Intelligent Indexing beim Archivieren am besten nutzen.
Wenn ein Indexfeld noch leer ist, können Sie einen passenden Begriff aus der Auswahlliste übernehmen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil am Ende des Felds.
Oder Sie übernehmen Inhalt aus dem Dokument ohne zu tippen per One Click Indexing, garantiert ohne Tippfehler oder Zahlendreher. Klicken Sie im angezeigten Dokument einfach mit dem Mauszeiger auf einen Begriff oder eine Zahl, um den Inhalt in das aktive Feld des Ablagedialogs zu übernehmen. Anschließend ist der Fokus sofort auf dem nächstenIndexfeld, so dass Sie mit weniger Klicks mit der Indexierung fertig sind. Möchten Sie mehrere Wörter in ein Indexfeld übernehmen, halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt und klicken die entsprechenden Wörter an. Mehr zu One Click Indexing
Tipp für Datumsfelder: Mit der Taste [x] wird das aktuelle Datum in das Feld eingetragen, mit [+] und [-] wechseln Sie tageweise vor bzw. zurück.
Sind alle Felder gefüllt (bzw. mindestens alle Pflichtfelder), klicken Sie erneut auf Ablegen, um Ihr Dokument zu archivieren.