Ein Briefkorb in DocuWare dient in erster Linie zur Bearbeitung von Dokumenten, bevor diese archiviert werden.
Wie kommen Dokumente in den Briefkorb?
Per Drag&Drop können Sie einfach Dokumente von Ihrem Desktop oder dem Dateiexplorer in den Briefkorb ziehen.
Über den Import-Button in der Tool-Leiste des Briefkorbs öffnen Sie ein Dateiauswahlfenster. Navigieren Sie dort zu den Dokumenten, die Sie in DocuWare importieren möchten.
Über den Scannen-Button in der Toolleiste des Briefkorbs können Sie mit einem lokal angeschlossenen Scanner Dokumente direkt in Ihren Briefkorb scannen. Dazu müssen Sie zunächst die Desktop Apps installieren und den Scanner verbinden. Mehr zum Dokumente Scannen
Über eine Import-Konfiguration könnnen Sie auch von einem Netzwerkscanner direkt in Ihren Briefkorb scannen. Ihr DocuWare-Administrator kann Ihnen das einrichten.
Welche Funktionen stehen im Briefkorb zur Verfügung?
Zum Anzeigen eines Dokuments reicht ein Doppelklick. Wenn Sie Dokumente vergleichen möchten, um beispielsweise zu entscheiden, welches von beiden archiviert werden soll, öffnen Sie das zweite Dokument am besten in einem weiteren Viewer-Fenster, entweder per Menü In neuem Viewer-Fenster öffnen oder [Strg]+[Alt]+[Eingabe].
Sie können mehrere Dokumente zu einem zusammenfügen, so dass sie zusammen archiviert werden: Rechnung und Lieferschein, Projektplan und zugehörige Besprechungsnotizen, und vieles mehr. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Beim Heften wird aus mehreren PDF-Dokumenten ein PDF erzeugt, beim Klammern bleiben die einzelnen Dokumente (auch verschiedenen Dateiformats) als solche bestehen. Markieren Sie in jedem Fall die gewünschten Dokumente in der Reihenfolge, in der sie zusammengefügt werden sollen, und klicken dann auf den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü. Mehr zum Heften, Klammern, Entheften und Entklammern.
Über die Bearbeiten-Funktion im Kontextmenü können Sie den Inhalt eines Dokuments ändern. Dazu wird es in dem Programm geöffnet, das bei Ihnen am Rechner als Standard-Programm für den entsprechenden Dateityp hinterlegt ist.
Wenn Sie nur den Namen des Dokuments ändern möchten, wählen Sie die Option Umbenennen [F2].
Falls es denn im papierlosen Büro mal sein muss, können Sie Dokumente natürlich auch drucken, einzeln oder auch mehrere auf einmal. Sie haben immer die Wahl, ob Anmerkungen, die im Viewer gemacht worden sind, mit ausgedruckt werden sollen oder nicht.
Für die weitere Verarbeitung eines Dokuments außerhalb von DocuWare können Sie es herunterladen oder auch per E-Mail versenden. Dabei haben Sie die Wahl, ob das Dokument im Originalformat bleiben oder in PDF konvertiert werden soll.
Und nicht zuletzt können Sie ein Dokument natürlich auch aus dem Briefkorb löschen [Entf].
Das Dokument wird zunächst in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.