Das Viewer-Werkzeug One Click Indexing ist perfekt, wenn Sie beim Archivieren noch ein paar Indexbegriffe vergeben müssen. Denn auch manuelle Indexierung geht mit DocuWare fehlerfrei und ohne Tippen.
Es ist das Standard-Werkzeug, wenn ein Dokument bei der Ablage im Viewer geöffnet ist. Gehen Sie mit dem Cursor über das angezeigte Dokument, werden sofort Wörter, Datumsangaben oder auch Zahlen farbig als Bereich markiert. Klicken Sie auf einen solchen Bereich, wird der Inhalt automatisch in das aktive Feld des Ablagedialogs übertragen. Anschließend springt der Cursor selbstständig ins nächste Indexfeld des Ablagedialogs, sodass Sie sofort den nächsten Begriff per Klick übertragen können.
Mit wenigen Klicks haben Sie so die Indexierung erledigt. Lästiges Abtippen entfällt genauso wie auch Tippfehler und Zahlendreher, die die weitere Dokumentbearbeitung durchaus ins Stocken bringen könnte. Mal fehlt eine Ziffer bei der Rechnungsnummer, mal stimmt die Schreibweise des Lieferantennamens nicht, mal sind zwei Ziffern der IBAN vertauscht. Alles Gründe für Nachfragen oder extra Schleifen im Workflow, die dank One Click Indexing nicht mehr vorkommen.
5 Tipps zur Verwendung von One Click Indexing
1. One Click Indexing in der Werkzeugleiste aktivieren
Sollte One Click Indexing einmal nicht aktiv sein, können Sie es in der Werkzeugleiste des DocuWare Viewers im Bereich Werkzeuge einschalten:
Fehlt das One-Click-Indexing-Symbol in Ihrer Werkzeugleiste, passen Sie die Werkzeugleiste einfach an. One Click Indexing ist im DocuWare Funktionsumfang immer enthalten.
2. Mehrere Begriffe in ein Indexfeld übertragen
Mit gedrückter [Strg]-Taste können Sie auch mehrere Wörter markieren und dann entsprechend in ein Indexfeld übertrage. Praktisch zum Beispiel für ein Namensfeld mit Vor- und Nachnamen.
3. Dateieigenschaften als Indexbegriff übernehmen
Ebenfalls ganz einfach können Sie die Dateieigenschaften, die in der Fußzeile des Viewers angezeigt werden, in ein Indexfeld übertragen. Dateiname, Dateityp und Dateidatum sind dort klickbare Bereiche.
4. Auch im Indexdialog und bei Aufgaben verfügbar
One Click Indexing funktioniert nicht nur im Ablagedialog, sondern ebenfalls wenn Sie bei einem bereits archivierten Dokument die Indexbegriffe ändern oder ergänzen möchten, zum Beispiel in der Ergebnisliste über Indexeinträge ändern oder auch bei Workflow-Aufgaben.
5. Intelligent Indexing optimal antrainieren
Wenn Sie mit Intelligent Indexing arbeiten und noch Indexfelder füllen oder korrigieren müssen, machen sie dies mit One Click Indexing. Intelligent Indexing lernt so schneller, als wenn Sie Begriffe eintippen würden.