Auch wenn in DocuWare Tausende und noch mehr Dokumente archiviert sind, können Sie die gewünschten Schriftstücke in Sekundenschnelle aufrufen und anzeigen. Dazu bietet DocuWare mehrere Suchmethoden. Welche davon sich für Sie am besten eignen, hängt von Ihrer Arbeitsweise ab.
Suchmethoden in DocuWare:
Suchbegriff aus einer vorhandenen Liste auswählen
Ein Suchdialog besteht immer aus mindestens einem Indexfeld. Sie suchen, indem Sie in ein oder mehrere Indexfelder einen Begriff eingeben. Besonders einfach geht dies über die Auswahlliste. Sie öffnen die Auswahlliste eines Indexfeldes mit einem Klick auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Suchfeld.
Welche Begriffe in einer Auswahlliste hinterlegt sind, hängt von der jeweiligen Konfiguration ab.
Suche nach Begriffen aus dem Dokumentinhalt (Volltextsuche)
Wenn Sie nach dem Inhalt von Dokumenten suchen möchten, eignet sich die Volltextsuche am besten. Sie kennen das Prinzip der Volltextsuche von den Internet-Suchmaschinen: Sie geben einen Begriff in das Suchfeld ein und es werden alle Dokumente angezeigt, die diesen Begriff enthalten.
Zu allen Archiven mit Volltext-Unterstützung gibt es in jedem Suchdialog die Suchzeile „Fulltext“. Sie müssen sich also zunächst keine Gedanken machen, welchen Dialog Sie für die Suche hernehmen. Und anders als bei der klassischen Schlagwortsuche kommt es nicht darauf an, den Suchbegriff in das passende Feld des Suchdialogs einzugeben. Einfach eintippen und los geht’s.
Je nach Konfiguration ist auch ein eigener Suchdialog "Volltext" vorhanden:
Wenn Sie ein Dokument aus der Ergebnisliste aufrufen, sind die Treffer sind im Dokumenteninhalt farbig markiert. Der erste Treffer ist rot, die folgenden gelb.
Tipp: Damit die Ergebnisliste nicht ausufert, können Sie in der Volltextzeile die Suchbegriffe kombinieren. Wenn Sie beispielsweise eine Phrase in Hochkommata "Bestellung Messe in München" setzen, werden nur die Dokumente angezeigt, die exakt diese Wortfolge enthalten.
Schlagwortsuche mit Sternchensuche
Was ist eine Schlagwortsuche? Schlagwörter sind Ordnungskriterien im Archiv, sie werden in DocuWare "Indexbegriffe" oder "Indexwerte" genannt. Zum Beispiel ist das Ablagedatum eines Dokuments ein Schlagwort im Indexfeld "Datum". Und wenn für eine Rechnung der Auftraggeber, der Kontakt und der Betrag als Indexbegriffe gespeichert sind, können Sie gezielt danach suchen und sich zum Beispiel alle Rechnungen von einem bestimmten Auftraggeber oder aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen.
Eine Schlagwortsuche sucht also nicht im Dokumenteninhalt. Dafür verwenden Sie bitte die Volltextsuche.
Um die Schlagwortsuche zu verwenden, öffnen Sie einen Suchdialog. Er enthält feste Indexfelder, die per Konfiguration festgelegt sind. Wichtig ist, dass Sie Suchbegriffe wie Firma oder Datum in die passende Zeile eingeben. Denn nach einem Begriff wird nur in den gespeicherten Einträgen des jeweiligen Indexfelds gesucht. Die Auswahllisten der Indexfelder helfen dabei, ungültige Suchbegriffe zu vermeiden.
Tipp: Verwenden die Sternchensuche, wenn Sie den genauen Suchbegriff oder die Schreibweise nicht kennen. Geben Sie zum Beispiel "Peters*" ein, um alle Dokumente zu finden, die im Firma-Feld mit “Peters" anfangen, wie etwa "Peters Engineering", "Peters Engineering GmbH" oder "Peters & Partner".
Generell gilt für diese drei Suchmethoden:
Sie öffnen einen Suchdialog im Tab-Bereich links oben im DocuWare Client.
In der Regel stehen Ihnen mehrere Suchdialoge zur Verfügung. Öffnen Sie die Liste der Suchdialoge mit einem Klick auf den kleinen Pfeil im Tab "Suchdialoge".
Ein Suchdialog sucht immer in einem bestimmten Archiv. Die Suchdialoge sind jeweils mit <Archivname> - <Dialogname> aufgeführt.
Damit Sie Dokumente finden können, müssen diese im Archiv abgelegt sein. Dokumente im Briefkorb lassen sich nicht filtern.
Mit einem Klick auf den Button "Suche" werden die Ergebnisse angezeigt.
Klicken Sie doppelt auf ein Dokument in der Ergebnisliste, um es im Viewer zu öffnen. Ein Rechtsklick auf ein Dokument zeigt das Kontextmenü mit zahlreichen weiteren Funktionen.
Hinweis: Die Namen der Suchdialoge und Suchfelder lassen sich nicht im DocuWare Client ändern, sie werden zentral in der DocuWare Konfiguration festgelegt. Sollten Sie Änderungswünsche haben, kontaktieren Sie Ihren DocuWare Administrator.
Tipp: Kombinieren Sie Suchmethoden, um die Trefferliste einzugrenzen. Zum Beispiel kann die Volltextsuche mit der Schlagwortsuche kombiniert werden. Wenn Sie nur Dokumente benötigen, die in einem bestimmten Zeitraum abgelegt worden sind, grenzen Sie diesen über die Datumsfelder ein und nutzen das Volltextfeld für die inhaltlichen Suchbegriffe.