Aufgabe

Eine Aufgabe ist ein Schritt im Workflow, bei dem ein Benutzer eine Aktion ausführen muss. Um eine Aufgabe in den Workflow einzufügen, ziehen Sie die Aufgabe per Drag & Drop aus der linken Seitenleiste in das Flussdiagramm auf der rechten Seite. Daraufhin wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie ein Assistent durch die Schritte zum Definieren der Aufgabe führt.

Legen Sie zunächst im Schritt Allgemein Eigenschaften wie Name, Beschreibung und Stempelverhalten fest, geben Sie dann Benachrichtigungen für Mitbearbeiter ein und definieren Sie die innerhalb der Aufgabe zu treffenden Entscheidungen. Legen Sie abschließend in den Eskalationsstufen Fristen für die Aufgabe fest.

Allgemein

Name der Aufgabe

Der Name wird im Knoten der Aufgabe in der Flussdiagrammansicht angezeigt.

Für die Namen der Aufgaben können Sie die folgenden Zeichen verwenden: a-z, A-Z, 0-9, _ und das Leerzeichen. Wenn ein ungültiges Zeichen eingegeben wird, wird der Rahmen um das Namensfeld rot und die Schaltfläche OK wird deaktiviert.

Beschreibung der Aufgabe

Wenn Sie die Aufgabe genauer beschreiben möchten, z. B. um sie von einer ähnlichen Aufgabe zu unterscheiden, können Sie dies hier tun. Diese Beschreibung wird dann den Benutzern angezeigt, wenn sie im Web Client auf eine Workflow-Aufgabe klicken.

Stempel: Wenn der Mitarbeiter das Dokument für eine Entscheidung stempeln soll (z. B. mit „genehmigt“ im Falle einer Rechnung), können Sie dies hier einrichten.

Wenn Entscheidungen über ein Formular getroffen werden, wird automatisch ein Stempel gesetzt.

Aktivieren Sie diese Option, wenn eine Entscheidung in einem Formular getroffen wird und zusätzlich automatisch ein Stempel gesetzt werden soll, um eindeutig zu kennzeichnen, dass das Dokument bearbeitet wurde.

Legen Sie im unteren Bereich fest, welche Informationen einen Stempel erhalten und wie dieser eingerichtet wird.

Benachrichtigung

Um den Benutzer automatisch per E-Mail über die neue Aufgabe zu informieren, nehmen Sie hier die entsprechenden Einstellungen vor.

E-Mail senden

Um die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion zu verwenden, aktivieren Sie zunächst diese Option.

Betreff

Geben Sie hier den Betreff ein, z. B. „Sie haben eine neue Workflow-Aufgabe“. Wenn Sie eine Workflow-Variable einfügen möchten, klicken Sie auf Bearbeiten.

Text

Geben Sie hier den Text ein, der in der E-Mail enthalten sein soll. Wenn Sie eine Workflow-Variable einfügen möchten, klicken Sie auf Bearbeiten.

Dokument an E-Mail anhängen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie der E-Mail ein Dokument anhängen möchten, das zur Aufgabe gehört. Diese Option ist unabhängig davon verfügbar, ob Sie einen Link zum Dokument in die Betreffzeile eingefügt haben oder nicht.

Entscheidungen

In diesem Schritt definieren Sie, welche Entscheidungen der Zuständige innerhalb einer Parallelen Aufgabe fällen soll und wie dabei vorzugehen ist. Der Reiter in der Navigationsleiste des Assistenten zeigt Ihnen hinter der Bezeichnung "Entscheidungen" in Klammern die Anzahl der bereits definierten Entscheidungen an. Darunter gliedert sich der Dialog in die Seitenleiste mit zwei Spalten links und einen großen Bereich rechts.
In der linken Spalte der Seitenleiste werden alle angelegten Entscheidungen aufgelistet. Solange noch keine Entscheidung angelegt wurde, ist sie leer. In der rechten Spalte der Seitenleiste sind die Bereiche aufgelistet, in denen Sie Einstellungen für die Entscheidungen vornehmen. Sobald Sie eine Entscheidung hinzufügen, werden Ihnen im Bereich rechts Felder und Optionen für die einzelnen Einstellungen angezeigt.

In der rechten Spalte werden Ihnen die Bereiche angezeigt, in denen Sie die Entscheidungen näher definieren:

Allgemein

Neben dem Namen umfassen die allgemeinen Einstellungen einer Entscheidung:

Beschreibung: Hier beschreiben Sie, welche Entscheidungsoptionen die Person, die die Aufgabe bearbeitet, haben soll, z. B. eine eingegangene Rechnung annehmen oder ablehnen. Diese Beschreibung wird dem Benutzer angezeigt, wenn er im Web Client auf die Info-Schaltfläche für die entsprechende Entscheidung klickt.

Farbe: Die Farbeinstellung gilt für die Ausgabe der Aufgabe im Flussdiagramm.

Standardentscheidung: Die Entscheidung wird dem Bearbeiter der Aufgabe standardmäßig angezeigt. Das bedeutet, dass die Entscheidung nicht jedes Mal neu getroffen werden muss.

Dialog

Der Dialog, der dem Editor zur Entscheidungsfindung angezeigt wird, kann folgende Elemente enthalten:

• Feld

• Index-Tabelle

• Link

• Beschreibung

Eigenschaften des Feld-Dialogelements

Wenn der Editor Daten für eine Entscheidung in einem Dialog eingeben soll, z. B. eine Kostenstelle, geben Sie hier an, welche Eingabefelder dafür verfügbar sein sollen. Die verfügbaren Optionen sind Text, Zahl, Dezimalzahl, Datum, Datum/Uhrzeit, Schlüsselwort, Benutzer, Rolle, Ersetzungsregel.

Feld

Geben Sie den Feldnamen so ein, wie er für den Benutzer im Dialogfeld angezeigt werden soll. Für Dialogfeldnamen können Sie die folgenden Zeichen verwenden: a-z, A-Z, 0-9, _ und das Leerzeichen. Die Eingabe weiterer Zeichen ist möglich.

Der Name muss in allen Entscheidungen einer Aufgabe eindeutig sein.

Typ

Mit der Auswahl des Datentyps legen Sie fest, welche Steuerelemente in Web Client-Workflow-Aufgaben angezeigt werden sollen und welche Zeichen dort eingegeben werden können.

Weitere Informationen finden Sie unter

Um das Dialogfeld für die Feldeinstellungen zu erweitern, klicken Sie rechts auf das Symbol „Bearbeiten“. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Dateityp: Hier finden Sie einige Informationen zu den wichtigsten Einstellungen.

Schreibgeschützt

Eine schreibgeschützte Spezifikation kann sinnvoll sein, wenn der Benutzer beispielsweise bei der Bearbeitung einer Rechnung wissen muss, welcher Betrag genehmigt wurde.

Vordefinierte Eingabe

Je nach Quelle legen Sie unterschiedliche Parameter fest. In der Übersicht „Quellen“ finden Sie Details dazu, welche Quellen mit welchen Parametern zur Auswahl stehen.

Auswahlliste

Wählen Sie eine Auswahlliste aus der Dropdown-Liste aus. Die Standardauswahllisten für Aktenschränke können nicht verwendet werden.

Die Workflow-Engine arbeitet unabhängig vom DocuWare-System. Daher müssen externe Auswahllisten angelegt werden, um auf Aktenschrankdaten zugreifen zu können, wenn Index-Metadaten dem Benutzer als Auswahllisten zur Verfügung stehen sollen.

Nur Auswahlliste

Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer nur Werte aus der Auswahlliste eingeben.

Eigenschaften des Dialogelements „Index-Tabelle“

Die Option „Index-Tabelle“ wird nur angezeigt, wenn mindestens eine Index-Tabelle für den mit dem Workflow verknüpften Aktenschrank eingerichtet wurde: DocuWare-Konfiguration > Aktenschränke.

Im Dialog wird der Name der Index-Tabelle automatisch als Feldname übernommen. Klicken Sie auf eine Tabellenspalte, um zusätzlich zu den im Abschnitt „Feld“ beschriebenen Eigenschaften die folgenden Optionen zu bearbeiten:

Summe berechnen

Wählen Sie aus, ob die Summe einer Dezimalsäule berechnet und am unteren Rand des Workflow-Formulars angezeigt werden soll. Die Option „Summe“ ist beispielsweise für Rechnungsbeträge sinnvoll, nicht jedoch für Artikelnummern.

Mit Saldo füllen

Diese Option ist ebenfalls nur für Spalten vom Typ Dezimal oder Numerisch verfügbar. Damit wird automatisch die Differenz zu einem Gesamtbetrag eingetragen, den Sie in der Option Gesamtbetrag festlegen. Beispiel: In einer Rechnung wird in der ersten von zwei Zeilen „300“ als Teilbetrag eingetragen, der Gesamtbetrag beträgt „1000“. Der Saldo von „700“ wird automatisch in die zweite Zeile eingetragen.

Ganze Tabellen vorab ausfüllen

Sie können auch ganze Indextabellen mit dem Inhalt bereits gespeicherter Dokumente vorab ausfüllen. Dies ist beispielsweise in der allgemeinen Buchhaltung hilfreich, wenn für wiederkehrende Abrechnungen ständig dieselben Daten aus archivierten Dokumenten benötigt werden.

Wählen Sie dazu in den Feldeigenschaften „Indextabelle mit Daten aus einer anderen Indextabelle vorab ausfüllen“ und legen Sie fest, ob die vorab ausgefüllten Daten an die vorhandenen Daten in der Tabelle angehängt werden sollen oder ob die vorab ausgefüllten Daten die vorhandenen Daten ersetzen sollen. Geben Sie anschließend die Quell-Indextabelle an, die sich im selben oder in einem anderen Aktenschrank befinden kann. Das Dokument, aus dem die Daten verwendet werden sollen, geben Sie über eine SQL-Abfrage an. Bei mehreren Ergebnissen wird nur das erste Ergebnis verwendet. Für die Spaltenauswahl der Zieltabelle werden nur die verfügbaren Spalten angezeigt.

Die eingefügten Tabellendaten sind zunächst nur für den Benutzer der Aufgabe im Web Client sichtbar. Erst wenn der Benutzer mit Übernehmen bestätigt, werden die Daten in das Archiv geschrieben. Im Gegensatz dazu schreiben Tabellenmanipulationen mit einer Aktivität Daten zuweisen die Daten automatisch in den Aktenschrank.

Sie können einer Tabellenfeld auch dann Spalten hinzufügen, wenn aktive Instanzen vorhanden sind. Die Instanzen von Workflows, die diese Indextabelle verwenden, funktionieren weiterhin. Die neue Spalte wird in der Benutzeroberfläche angezeigt, ist jedoch deaktiviert. Konfigurieren Sie die neuen Spalten für neue Instanzen so, dass sie nicht schreibgeschützt sind und über alle erforderlichen Eigenschaften verfügen. Diese Änderungen werden nur auf neue Instanzen des Workflows angewendet. Die neuen Spalten werden nicht in der Workflow-Historie bestehender Instanzen angezeigt.

Eigenschaften des Dialogelements „Link

Fügen Sie beispielsweise im Workflow-Dialogfeld für den Benutzer Verknüpfungen zu Programmen von Drittanbietern hinzu. Sie können auch eine Verknüpfung direkt aus einer Datenquelle übernehmen. Zu diesem Zweck stehen unter Adresse füllen mit die folgenden Optionen zur Verfügung: Indexdaten des Dokuments, Aktenschrank, Workflow-Systemvariable, Workflow-Globale Variable, Fester Eintrag und Lokale Datenverbindung (DocuWare Cloud)/Externe Daten (DocuWare On-Premises).

Eigenschaften des Dialogelements Beschreibung

Geben Sie in den Eigenschaften unter Vordefinierter Eintrag einen Text ein, der dem Benutzer Informationen für die Entscheidung liefert. Innerhalb der Beschreibungen haben Sie unter anderem die Möglichkeit, Indexfelder, Links, Systemvariablen und globale Workflow-Variablen zu verwenden, um weitere Informationen bereitzustellen.

Validierung

Die Eingaben einer Aufgabe können vor deren Fertigstellung validiert werden. Bei einer Rechnungsfreigabe kann beispielsweise überprüft werden, ob die Summe der freigegebenen Teilbeträge mit dem Gesamtbetrag einer abgeschlossenen Splitbuchung übereinstimmt. Wenn die Validierung ergibt, dass die Werte nicht übereinstimmen, erhält der Benutzer eine Meldung.

Geben Sie einen arithmetischen Ausdruck ein. Der arithmetische Ausdruck kann Variablen und Werte aus Index- und Workflow-Feldern der aktuellen Entscheidung verwenden.

Er wird angewendet, wenn der Benutzer die Aufgabe bestätigt. Wenn die Validierung einen Fehler zurückgibt, erhält der Benutzer eine Meldung, die Sie hier ebenfalls festlegen können.

Hinweis

Um Benutzereingaben im Workflow-Dialog zu validieren, verwenden Sie die auf der Registerkarte „Workflow-Felder“ aufgeführten Elemente.

Daten zuweisen

Wenn Daten aus einer definierten Quelle an ein bestimmtes Ziel geschrieben werden sollen, können Sie dies hier konfigurieren.

Weitere Informationen zur automatischen Datenzuweisung finden Sie im Kapitel zur Aktivität Daten zuweisen. Die hier verfügbaren Funktionen entsprechen denen im Dialogfeld der Aktivität Daten zuweisen.

Der einzige Unterschied besteht darin, dass hier – bei der automatischen Datenzuweisung innerhalb einer Aufgabe – der Eintragstyp Workflow-Felder verfügbar ist. Das bedeutet, dass beispielsweise bei der Ablehnung einer Rechnung der angegebene Ablehnungsgrund eingegeben und in das Indexfeld „Kommentar“ geschrieben werden kann.

Zuweisen an

In diesem Schritt legen Sie fest, ob und gegebenenfalls welchen Benutzern, Rollen, Substitutionsregeln oder Variablen die Aufgabe zugewiesen werden soll. Dazu haben Sie drei Möglichkeiten:

Aufgabe zuweisen

• Keine Neuzuweisung

• Über Workflow-Feld zuweisen

• Direkt zuweisen an: Fahren Sie wie gewohnt mit dem Zuweisen einer Aufgabe fort.

Eskalationsstufen

In diesem Schritt bestimmen Sie mit den Erinnerungseinstellungen und den Fälligkeitseinstellungen zwei Eskalationsstufen für eine Parallele Aufgabe. Dabei gehen Sie vor wie bei den Eskalationsstufen für eine Aufgabe.

Abbruchbedingungen

IIn diesem Schritt legen Sie mithilfe der Erinnerungseinstellungen und Fälligkeitseinstellungen zwei Eskalationsstufen für eine Aufgabe fest.

1. In der ersten Eskalationsstufe wird die Aufgabe in der Aufgabenliste farblich hervorgehoben und bei Bedarf eine Erinnerung per E-Mail versendet.

2. Die zweite Eskalationsstufe wird erreicht, wenn ein bestimmter Zeitraum abgelaufen ist (Timeout). Dieser Zeitraum kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.
   

Die Standardeinstellung für die Arbeitszeit ist Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr. Sie können auch eine automatische Neuzuweisung für Fälle definieren, in denen diese Eskalationsstufen erreicht werden. Wenn beispielsweise eine Person eine Rechnung genehmigen oder ablehnen muss und dies nicht innerhalb von drei Arbeitstagen tut, wird die Aufgabe automatisch einem anderen Benutzer und dem Abteilungsleiter zugewiesen.

Erinnerungseinstellungen

Wenn eine Aufgabe diese Stufe erreicht hat, wird sie in den Workflow-Aufgaben des Web-Clients mit einer gelben Flagge angezeigt. Standardmäßig wird eine Frist von drei Arbeitstagen festgelegt. Sie können auch festlegen, dass der Mitarbeiter bei Erreichen der ersten Eskalationsstufe eine automatische E-Mail-Erinnerung an die Aufgabe erhält.

Fälligkeitseinstellungen

Eine überfällige Aufgabe wird in der Workflow-Aufgabenliste im Web-Client mit einer roten Flagge gekennzeichnet.

Oder die Aufgabe wird durch eine Timeout-Ausgabe umgeleitet und neu zugewiesen. Die Neuzuweisung kann dann anhand von Benutzer-, Rollen- und Vertretungsregeln erfolgen. Sie können auch festlegen, dass der Mitarbeiter bei Erreichen der zweiten Eskalationsstufe eine automatische E-Mail-Erinnerung erhält, dass die Aufgabe überfällig ist.

Wenn Sie die Zeit für eine Erinnerung an eine Aufgabe mithilfe einer Variablen in den Erinnerungseinstellungen festlegen, wird die ausgewählte Variable als Referenzdatum für das Fälligkeitsdatum verwendet. Das Fälligkeitsdatum ist dann beispielsweise 5 Werktage nach dem Erinnerungsdatum, wenn Sie die Einstellung „Überfällig nach 5 Werktagen“ festgelegt haben.

Automatische Neuzuweisung

Eine Aufgabe kann automatisch neu zugewiesen werden, wenn der Mitarbeiter, dem die Aufgabe zugewiesen wurde, nicht im Büro ist.

Die automatische Neuzuweisung ist nur verfügbar, wenn die Aufgabe einer Vertretungsregel zugewiesen ist. Die Aufgabe wird dann dem nächsten Mitarbeiter in der Reihenfolge der Vertreter zugewiesen. Wenn die Aufgabe einer Rolle zugewiesen ist und der Benutzer, der die Aufgabe auswählt (und damit für andere Benutzer sperrt), den Status „Abwesend“ hat, wird die Aufgabe wieder für alle Benutzer verfügbar, denen diese Rolle zugewiesen ist.

Sie legen Vertretungsregeln in der DocuWare-Administration fest.

Die automatische Neuzuweisung einer Aufgabe wird im Workflow-Verlauf vermerkt.

Hinweis

Welche Tage und Zeiten als allgemeine Arbeitszeiten für die Organisation gelten, legen Sie in der DocuWare-Konfiguration unter Organisationseinstellungen > Allgemein > Zeit und Sprache fest.