Eine Parallele Aufgabe besteht aus mehreren identischen Aufgaben, die parallel von verschiedenen Mitarbeitern ausgeführt werden müssen, bevor der Workflow mit dem nächsten Schritt fortgesetzt wird. Das Einrichten einer Parallelen Aufgabe unterscheidet sich nur in wenigen Punkten von dem einer gewöhnlichen Aufgabe.
Allgemein
In diesem Schritt legen Sie allgemeine Eigenschaften der Parallelen Aufgabe fest. Dabei gehen Sie vor wie bei den allgemeinen Eigenschaften innerhalb einer Aufgabe.
Benachrichtigung
Wenn der Benutzer automatisch per E-Mail über die neue Aufgabe informiert werden soll, können Sie dies hier einrichten. Dabei gehen Sie vor wie bei einer Benachrichtigung innerhalb einer Aufgabe.
Entscheidungen
In diesem Schritt definieren Sie, welche Entscheidungen der Zuständige innerhalb einer Parallelen Aufgabe fällen soll und wie dabei vorzugehen ist. Der Reiter in der Navigationsleiste des Assistenten zeigt Ihnen hinter der Bezeichnung "Entscheidungen" in Klammern die Anzahl der bereits definierten Entscheidungen an. Darunter gliedert sich der Dialog in die Seitenleiste mit zwei Spalten links und einen großen Bereich rechts.
In der linken Spalte der Seitenleiste werden alle angelegten Entscheidungen aufgelistet. Solange noch keine Entscheidung angelegt wurde, ist sie leer. In der rechten Spalte der Seitenleiste sind die Bereiche aufgelistet, in denen Sie Einstellungen für die Entscheidungen vornehmen. Sobald Sie eine Entscheidung hinzufügen, werden Ihnen im Bereich rechts Felder und Optionen für die einzelnen Einstellungen angezeigt.
In der rechten Spalte werden Ihnen die Bereiche angezeigt, in denen Sie die Entscheidungen näher definieren:
Allgemein
Für mehr Informationen lesen Sie den Abschnitt Aufgabe > Entscheidung > Allgemein.
Dialog
Wenn der Mitarbeiter für eine Entscheidung Daten in eiem Dialog eingeben soll, z.B. die Kostenstelle, legen Sie hier fest, welche Eingabefelder dafür zur Verfügung stehen sollen. Dabei gehen Sie vor wie beim Anlegen eines Dialogs für eine Aufgabe.
Validierung
Die Eingaben für eine Parallele Aufgabe können validiert werden, bevor die Parallele Aufgabe abgeschlossen wird. Um die Validierung einzurichten, gehen Sie vor wie bei einer Aufgabe.
Stempel
Wenn der Mitarbeiter für eine Entscheidung einen Stempel auf das Dokument aufbringen soll, bei einer Rechnung z.B. "Freigegeben", können Sie das hier einrichten. Dabei gehen Sie vor wie beim Einrichten eines Stempels für eine Aufgabe.
Bitte beachten Sie, dass Stempel für eine Parallele Aufgabe ab DocuWare Version 6.7 im Dialog Allgemein der Parallelen Aufgabe eingerichtet werden. Dafür gelten die gleichen Hinweise wie für den Dialog Allgemein einer Aufgabe
Daten zuweisen
Sollen Daten aus einer definierten Quelle in ein bestimmtes Ziel geschrieben werden, können Sie dies hier konfigurieren. Dabei gehen Sie vor wie bei Daten zuweisen für eine Aufgabe.
Zuweisen an
In diesem Schritt weisen Sie die Parallele Aufgabe Benutzern, Rollen oder Vertretungsregeln zu. Im Unterschied zu einer gewöhnlichen Aufgabe tun Sie dies bei einer Parallelen Aufgabe nur einmal in einem Schritt. Ansonsten gehen Sie dabei vor wie bei jedem Zuweisen einer Aufgabe.
Eskalationsstufen
In diesem Schritt bestimmen Sie mit den Erinnerungseinstellungen und den Fälligkeitseinstellungen zwei Eskalationsstufen für eine Parallele Aufgabe. Dabei gehen Sie vor wie bei den Eskalationsstufen für eine Aufgabe.
Abbruchbedingungen
In diesem Schritt können Sie Bedingungen für den Abbruch einer Parallelen Aufgabe einrichten. Ein Abbruch kann z.B. sinnvoll sein, wenn mehrere Benutzer Teilbeträge einer Rechnung freigeben sollten, einer dieser Benutzer aber bereits den Gesamtbetrag freigibt und die Aufgabe deshalb für die anderen nicht mehr angezeigt werden soll. Das jeweilige Abbruchkriterium wird jedes Mal geprüft, wenn ein Benutzer eine Entscheidung getroffen hat.
Geben Sie in das Feld einen Visual-Basic-Ausdruck für die Bedingung ein. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie tippen ihn direkt in das Feld ein. Oder Sie öffnen den Dialog mit den Registerkarten für Variablen und Operatoren.
Die Variablen-Liste enthält neben zahlreichen Vorgaben auch die benutzerspezifisch definierten Variablen.
Stellen Sie so viele Abbruchbedingungen wie benötigt zusammen. Falls eine Abbruchbedingung nicht den formalen Vorgaben entspricht, wird Ihnen dies rechts oben durch einen roten Rand angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Eingabefeld fahren, wird Ihnen der Fehler in einem Tooltip angezeigt.