Envoi de formulaires de fusion

Modèles de formulaire

Tous les modèles de formulaire liés au formulaire Web sont répertoriés dans cet aperçu. Au moins un modèle de formulaire doit être activé pour pouvoir remplir le formulaire Web. Les modèles de formulaire activés sont stockés après le transfert du formulaire Web vers l'armoire sous la forme de documents PDF individuels. Dans ce cas, le formulaire Web n'est pas réenregistré sous la forme d'un PDF unique.

Vous pouvez modifier des modèles de formulaire existants ou en sélectionner un nouveau. Le modèle de formulaire peut avoir n'importe quel format accepté par la visionneuse DocuWare (Liste des formats de fichier pris en charge)

Si vous utilisez un « Modèle de formulaire », DocuWare Forms a besoin du Chemin de stockage du système pour stocker les modèles de formulaire de manière temporaire.

Outil de conception de modèles de formulaire

Lier le formulaire Web et le modèles de formulaire à l'aide des surfaces de remplissage. Dans le formulaire formulaire, ouvrez une surface de remplissage et affectez-lui un champ de formulaire Web afin que les données saisies dans ce champ soient transférées au formulaire. La surface de remplissage porte le même nom que la zone liée.

Note à l'attention des concepteurs de workflow :

Vous pouvez intégrer un champ de formulaire vide dans un workflow et le faire remplir directement dans le masque d'une tâche de workflow.

Pour créer un champ de formulaire vide, faites glisser une surface de remplissage ici, mais NE l'associez PAS à un champ de formulaire Web. La surfaces de remplissage est affichée sous forme de zone dans le masque de tâches du workflow et y est renseignée.

Donnez un nom à la surface de remplissage. Ce nom est utilisé pour afficher la surface de remplissage dans le Workflow Designer.

Mappages des surfaces de remplissage

Il existe deux méthodes de mappage des surfaces de remplissage avec un champ de formulaire Web :

1. L'utilisateur fait d'abord glisser une bordure autour de toutes les surfaces vers lesquelles les données du formulaire Web rempli doivent être transférées. Pour ce faire, utilisez l'outil Ajouter une surface de remplissage.

Ensuite, assignez les champs de formulaire Web : cliquez sur un champ de formulaire et activez l'outil Mapper une surface de remplissage avec un champ de formulaire. Ensuite, faites glisser la flèche de mappage vers la surface de remplissage souhaitée jusqu'à ce que la pointe de la flèche atteigne la bordure.

2. L'utilisateur crée une surface de remplissage comme décrit ci-dessus mais il mappe directement le champ de formulaire Web. La bordure suivante est ensuite insérée, etc.

Remarque : les noms de champ du formulaire Web ne sont pas automatiquement transférés vers le modèle de formulaire. Définissez le mode de remplissage des surfaces dans les paramètres ; voir ci-dessous.

Paramètres de surface de remplissage

Cliquez sur une surface de remplissage avec l'option Modifier les surfaces de remplissage et les mappages pour modifier ses paramètres.

Mode de remplissage	Définissez la manière dont un modèle de formulaire doit être rempli. Les options à utiliser dépendent du formulaire Web mappé avec la surface de remplissage.
Contenu de champ	Le contenu de champ est automatiquement transféré à partir du formulaire Web vers les champs de Texte et de Numéro. Les modes de remplissage sont grisés. Exemple : Dans le modèle de formulaire « Informations personnelles », une surface de remplissage est créée au-dessus de la ligne en regard du champ « Nom » et mappée avec le champ de texte monoligne pour le nom de famille (« Nom »). Lorsque l'utilisateur saisit le nom « Moulin » dans le formulaire Web, « Moulin » apparaît dans la ligne « Nom » du formulaire d'informations personnelles. Le contenu de champ est également activé automatiquement si vous avez mappé le nom d'un champ Case à cocher, Choix multiple ou Liste avec une surface de remplissage au lieu de lier les boutons de sélection. Dans ce cas, les options sélectionnées par l'utilisateur sont saisies dans la surface de remplissage. Conseil : testez si la bordure de la surface de remplissage est assez large avec l'option Texte échantillon (voir ci-dessous). Exemple : Un modèle de formulaire propose les options « Adresse de facturation » et « Adresse de livraison ». Le formulaire Web contient une case à cocher « Adresse » avec les deux boutons de sélection. Si la surface de remplissage est désormais liée au champ « Adresse » et que l'utilisateur sélectionne « Adresse de livraison », « Adresse de livraison » apparaîtra après la ligne « Adresse » sur le modèle de formulaire. L'autre option n'apparaît pas dans le modèle de formulaire stocké.
Marquer avec « X »	Si vous liez le bouton de sélection d'un champ Case à cocher, Listes ou Choix multiple à une surface de remplissage, le mode de remplissage devient Marquer avec « X ». L'option sélectionnée dans le formulaire Web est marquée avec « X » dans la boîte de dialogue du modèle de formulaire.
Valeur fixe	Vous pouvez utiliser cette option à la place de Marquer avec « X ». À cet emplacement, vous pouvez saisir une valeur différente de « X » pour marquer une option sélectionnée.
Police	Contrairement au formulaire Web, le modèle de formulaire vous permet de modifier la police. Vous pouvez sélectionner plusieurs polices, tailles et couleurs différentes, ainsi que l'épaisseur et la direction du texte horizontal (sauf pour les champs de signature).
Texte échantillon	Le texte saisi ici apparaît dans la boîte de dialogue de la surface de remplissage. Le texte échantillon n'est pas enregistré dans le formulaire Web.
Envelopper le texte	Cette option ne s'affiche que lorsqu'un champ de texte d'une seule ligne a été associé à une surface de remplissage. Si l'option est activée, les textes saisis sont répartis sur plusieurs lignes. Cette option est activée par défaut pour les nouveaux formulaires à partir de la version 7.10 de DocuWare. Pour les formulaires existants, cette option reste désactivée par défaut. Remarque : Veillez à ce qu'il y ait suffisamment d'espace dans la surface de remplissage - voir également l'astuce "Envelopper le texte" ci-dessous.
Nom de la surface de remplissage	La surfaces de remplissage reçoit automatiquement le nom du champ lié. Si la surface de remplissage n'est pas liée à un champ de formulaire Web, vous pouvez saisir ici votre propre nom. Ce nom peut être utilisé pour afficher la surfaces de remplissage dans un workflow.
ID de champ	La surface de remplissage peut être assignée de manière unique à un champ de formulaire Web. Aucune modification n'est nécessaire.

Conseils

Vous pouvez également assigner un champ de formulaire à plusieurs surfaces de remplissage si, par exemple, un champ de nom apparaît dans plusieurs emplacements du modèle. Ici, une flèche de mappage supplémentaire reste active en mode mappage. Désactivez le mode mappage à l'aide de la touche « Échap ».
Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur différentes surfaces de remplissage à l'aide de l'outil Modifier, par exemple pour adapter l'alignement, le contenu de champ ou la police, pour toutes les surfaces en une seule fois.
Les options de la liste sous « Outils » sont ensuite activées uniquement si l'outil Modifier est activé et si au moins deux surfaces de remplissage sont marquées.
Dans l'Outil de conception de modèles de formulaire, les fonctions les plus importantes pour l'outil de surface de remplissage sont disponibles directement à l'aide d'un clic droit.
Utilisez un raccourci clavier pour saisir des commandes fréquemment utilisées comme coller ou supprimer. Cliquez sur CTRL+A pour sélectionner toutes les surfaces de remplissage et CTRL+Z pour rétablir chaque étape de travail.
Utilisez les touches fléchées pour localiser les surfaces de remplissage de manière précise.
Les surfaces de remplissage peuvent être copiées, coupées et collées dans un modèle de formulaire.
Pour supprimer un mappage, activez l'outil Modifier, sélectionnez Mappages - Afficher tout dans la liste Outils, puis cliquez sur la flèche de mappage et la corbeille.
Pour obtenir un aperçu du modèle de formulaire complet, cliquez sur l'outil « Afficher la page entière ». L'option « Afficher la taille d'origine de l'image » montre le modèle de formulaire dans un rapport 1:1 : un pixel de l'écran correspond à un pixel de l'image.
Envelopper le texte - utiliser le texte échantillon pour vérifier la position du texte dans la surface de remplissage :
- L'option Envelopper le texte est désactivée : Dans ce cas, la position du texte est centrée verticalement. En fonction de sa longueur, le texte sera tronqué.
- L'option Envelopper le texte est activée : Le texte se déplace vers le haut dans la surface de remplissage de manière à ce que la longueur totale du mot puisse être insérée.
  Cette option permet également d'insérer automatiquement une marge en haut de la surface de remplissage. Si la surface de remplissage est trop petite, le texte sera tronqué en hauteur.
  Notez que l'effet de ce remplissage n'est pas couvert par l'aperçu. Il n'est visible que dans le PDF stocké.
- Conseil : surveillez la position du texte échantillon lorsque vous cochez la case Envelopper le texte. Si l'exemple de texte ne bouge pratiquement pas, la surface de remplissage est probablement trop peu profonde. Dans ce cas, désactivez Envelopper le texte ou agrandissez la zone de remplissage.
- Pour vous assurer que le texte est correctement positionné dans la surface de remplissage, enregistrez un PDF de test et vérifiez la position du texte dans le PDF enregistré.

Fusionner les sorties de formulaires

Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue de stockage pour effectuer des réglages de deux manières différentes : Premièrement, la boîte de dialogue détermine l'armoire dans laquelle le formulaire rempli doit être stocké. L'armoire est spécifiée entre parenthèses après la boîte de dialogue. Deuxièmement, les champs Index de la boîte de dialogue sont utilisés dans l'étape suivante pour la saisie des données indexation du formulaire.

Vous pouvez voir ici tous les dialogues de stockage qui vous sont attribuées en tant qu'utilisateur.

L'utilisateur qui remplit le formulaire ne voit pas le dialogue de stockage. Il doit cependant se voir attribuer le dialogue de stockage (Administrateur DocuWare > Organisation > Administration utilisateur > Utilisateurs > Dialogues).

Remarque : si vous souhaitez que les données saisies dans le formulaire soient validées avant d'être envoyées, sélectionnez un dialogue de stockage pour lequel une fonction service de validation est définie.

Propriétés PDF

Les formulaires Web contenant des modèles peuvent être protégés de manière à ce qu'ils ne puissent pas être modifiés une fois qu'ils ont été stockés dans l'armoire. Pour ce faire, sélectionnez l'option de stockage Non (PDF aplati).

Afficher les valeurs des champs cachés dans un PDF: indiquez si le contenu des champs cachés dans le formulaire Web doit être transféré dans le modèle de formulaire. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut pour les nouveaux formulaires.

Toutefois, cette fonctionnalité est activée par défaut pour les formulaires existants (DocuWare version 7.8 ou antérieure). Cela permet de s'assurer que le comportement ne changera pas lors de la mise à jour vers DocuWare 7.9.

Pièces jointes

Cette section n'est visible que si le formulaire Web contient au moins une pièce jointe.

Les pièces jointes saisies dans un formulaire Web peuvent être distribuées à plusieurs utilisateurs à l'aide des formulaires de fusion. Cependant, les fichiers qui ne sont pas pertinents pour tous les destinataires sont souvent joints au formulaire Web. N'activez que les champs contenant des pièces jointes que vous souhaitez enregistrer avec le formulaire de fusion actuel.

Tous les champs de pièces jointes du formulaire Web sont affichés ici, y compris les champs ajoutés dans les versions antérieures de DocuWare. Toutes les pièces jointes sont activées par défaut.

Une pièce jointe doit être sélectionnée pour au moins un formulaire de fusion. S'il n'y a qu'un seul formulaire de fusion, les pièces jointes ne peuvent pas être désactivées, elles seront enregistrées de toute façon.

Meilleure pratique : Créer un formulaire de commande

DocuWare version 7.8 a ajouté une option relative aux formulaires de fusion. Cette option permet de déterminer si le contenu des champs masqués dans le formulaire Web doit être transféré ou non dans le formulaire de fusion. Jusqu'à présent, ces valeurs ont toujours été transférées.

Cette option simplifie le processus de commande puisque les données saisies dans le formulaire Web peuvent être utilisées pour générer un formulaire de commande complet.

Étape 1 :  

Créez un certain nombre de champs sur le concepteur de formulaires en vous référant au tableau correspondant de votre modèle de bon de commande. Attribuez la valeur 0 à tous les champs numériques en tant qu'entrées prédéfinies afin de garantir le bon fonctionnement de la fonction de formule de calcul.

Étape 2 :  

 Mettez en œuvre une série de comportements pour vous assurer que toutes les lignes inutiles restent cachées, ce qui permet de conserver un formulaire allégé.une approche consiste à demander aux personnes qui soumettent un formulaire de définir le nombre de lignes requises pour le formulaire. Cela peut se faire au moyen d'une liste déroulante dans laquelle ils indiquent le nombre de lignes souhaité. Les formulaires utilisent ces données pour masquer dynamiquement toutes les lignes supplémentaires au-delà du nombre spécifié, garantissant ainsi que seules les lignes nécessaires sont affichées. 

Étape 3 :  

Décochez la caseAfficher les valeurs des champs cachés à la sortie du concepteur du formulaire de fusion. (Pour les nouveaux formulaires, cette case n'est pas cochée par défaut).

Le résultat de votre formulaire de fusion doit correspondre exactement à la saisie et aux paramètres définis par l'expéditeur du formulaire au moment de la soumission. Si vous devez apporter des modifications à votre formulaire de fusion, définissez vos options de formatage PDF comme PDF modifiable. Vous pourrez ensuite télécharger les documents de résultat et les modifier. 

Indexation du modèle de formulaire

Vous pouvez utiliser les valeurs d'index pour rechercher des formulaires dans l'armoire, par exemple. Définissez le mode de remplissage des champs d'index.

Les champs d'index de la boîte de dialogue de stockage que vous avez sélectionnés à l'étape précédente « Résultat du modèle de formulaire » se trouvent à gauche. Les champs d'index marqués comme obligatoires dans DocuWare doivent être utilisés pour l'indexation.

Si « Lecture seule » est définie pour un champ d'index dans la boîte de dialogue de stockage ou au niveau du champ, ce champ ne s'affiche pas ici car aucune nouvelle entrée n'est possible.

Processus de remplissage du « Champ de formulaire Web »

Le champ d'index est renseigné avec l'entrée d'un champ de formulaire Web. Sélectionnez le formulaire Web à droite sous « Valeur ».

La sélection sous « Valeur » est ajustée en fonction du type de champ d'index.

Pour un champ d'index de type « Nombre », le formulaire ne propose pas d'élément de texte.
Un champ d'index « mot-clé » est adapté à un champ de formulaire « Case à cocher » car seul un champ de mot-clé peut gérer plusieurs entrées d'index.
Le champ d'armoire « Nombre décimal » est uniquement rempli par un champ de formulaire « Nombre ».
Le champ d'armoire « Date/heure » est uniquement rempli par un champ de formulaire « Date ».

Si vous liez un champ de formulairePièce jointe à un champ d'index, le nom de la pièce jointe (avec extension) est saisi en tant que valeur d'index. Si plusieurs pièces jointes sont disponibles, les noms des fichiers sont séparés les uns des autres par des points-virgules. Si le champ d'armoire est un champ de mot-clé, chaque nom de fichier est utilisé comme une entrée de mot-clé.

Les pièces jointes sont enregistrées avec le formulaire en tant que document DocuWare dans leur format d'origine.

Dans une liste de sélection, si l'option « Seules les entrées de la liste de sélection sont disponibles » est activée pour un champ d'index, assurez-vous que l'utilisateur ne puisse effectuer que des entrées provenant de la liste de sélection lors du remplissage du formulaire Web. Sinon, des problèmes peuvent survenir lors du stockage du formulaire.

Processus de remplissage de « Valeur fixe »

Saisissez un texte à utiliser pour remplir automatiquement le champ d'index. Vous pouvez rapidement retrouver un formulaire dans l'armoire à l'aide de valeurs fixes telles que « Type de document : Formulaire » et « Objet : Employé. »

Remarque : le nom du formulaire stocké dans DocuWare ne correspond pas nécessairement au titre du formulaire. Le contenu de champ à afficher en tant que nom de document est défini dans les zones d'organisation de DocuWare Administration sous Armoire > Champs.

Dans une liste de sélection, si l'option « Seules les entrées de la liste de sélection sont disponibles » est activée pour un champ d'index, DocuWare propose les entrées de la liste de sélection en tant que valeurs fixes pour le processus de remplissage.