Ajouter un formulaire de fusion

Un modèle de formulaire est un type particulier de formulaire DocuWare. Il est conçu pour les situations où l’on dispose déjà d’un document finalisé (par exemple un contrat, une demande ou un PDF administratif) et où seules les données variables de l’utilisateur doivent être insérées.

Au lieu d’archiver le formulaire Web soumis, DocuWare récupère les données saisies, renseigne un ou plusieurs modèles prédéfinis (PDF, Word, TIFF, JPG, etc.) et enregistre chaque document finalisé dans l’armoire.

Si plusieurs modèles sont associés au même formulaire Web, DocuWare génère, lors de l’envoi, un PDF distinct entièrement rempli pour chaque modèle.

Pour que le formulaire Web puisse être envoyé, au moins un modèle doit être activé. Les modèles activés sont alors archivés sous forme de PDF individuels ; dans ce cas, le formulaire Web n’est pas enregistré séparément en PDF.

Lorsque vous utilisez un modèle de formulaire, DocuWare Forms a besoin du chemin système servant au stockage temporaire de ces modèles.

Comment enregistrer un modèle pour un formulaire

Si vous avez sélectionné l'option Modèle de formulaire dans l'onglet Envoi, le nouvel onglet Modèles s'affiche.

Passez à l’onglet Modèles et ajoutez un modèle de formulaire. Vous pouvez modifier un modèle existant ou en sélectionner un nouveau. Le modèle peut être dans n’importe quel format de fichier pris en charge par le DocuWare Viewer (voir la liste des formats de fichier pris en charge.
Liez le formulaire Web et le modèle au moyen de surfaces de remplissage. Dans le modèle, tracez une surface de remplissage et associez-la à un champ du formulaire Web afin que la valeur saisie dans ce champ soit transférée dans le modèle.
La surface de remplissage reçoit le même nom que le champ associé.
Pour associer des surfaces de remplissage à un champ du formulaire Web, deux méthodes sont possibles :
1. L’utilisateur trace d’abord, à l’aide de l’outil Ajouter une surface de remplissage, tous les cadres dans lesquels les données du formulaire Web rempli devront être transférées.
  Ensuite, il affecte les champs : cliquez sur un champ du formulaire, activez l’outil Associer des surfaces de remplissage à un champ, puis faites glisser la flèche d’association jusqu’à la surface souhaitée, jusqu’à ce que la pointe s’ancre au cadre.
2. Ou bien l’utilisateur trace une surface de remplissage comme ci-dessus et lui attribue immédiatement le champ du formulaire Web, puis passe au cadre suivant, et ainsi de suite.
Les noms des champs du formulaire Web ne sont pas automatiquement reportés dans le modèle. La façon dont les surfaces de remplissage sont alimentées se règle dans les paramètres (voir ci-dessous).

Paramètres de surface de remplissage

Cliquez sur une surface de remplissage avec l'option Modifier les surfaces de remplissage et les mappages pour modifier ses paramètres.

Mode de remplissage	Définissez la manière dont un modèle de formulaire doit être rempli. Les options à utiliser dépendent du formulaire Web mappé avec la surface de remplissage.
Contenu de champ	Le contenu de champ est automatiquement transféré à partir du formulaire Web vers les champs de Texte et de Numéro. Les modes de remplissage sont grisés. Exemple : Dans le modèle de formulaire « Informations personnelles », une surface de remplissage est créée au-dessus de la ligne en regard du champ « Nom » et mappée avec le champ de texte monoligne pour le nom de famille (« Nom »). Lorsque l'utilisateur saisit le nom « Moulin » dans le formulaire Web, « Moulin » apparaît dans la ligne « Nom » du formulaire d'informations personnelles. Le contenu de champ est également activé automatiquement si vous avez mappé le nom d'un champ Case à cocher, Choix multiple ou Liste avec une surface de remplissage au lieu de lier les boutons de sélection. Dans ce cas, les options sélectionnées par l'utilisateur sont saisies dans la surface de remplissage. Conseil : testez si la bordure de la surface de remplissage est assez large avec l'option Texte échantillon (voir ci-dessous). Exemple : Un modèle de formulaire propose les options « Adresse de facturation » et « Adresse de livraison ». Le formulaire Web contient une case à cocher « Adresse » avec les deux boutons de sélection. Si la surface de remplissage est désormais liée au champ « Adresse » et que l'utilisateur sélectionne « Adresse de livraison », « Adresse de livraison » apparaîtra après la ligne « Adresse » sur le modèle de formulaire. L'autre option n'apparaît pas dans le modèle de formulaire stocké.
Marquer avec « X »	Si vous liez le bouton de sélection d'un champ Case à cocher, Listes ou Choix multiple à une surface de remplissage, le mode de remplissage devient Marquer avec « X ». L'option sélectionnée dans le formulaire Web est marquée avec « X » dans la boîte de dialogue du modèle de formulaire.
Valeur fixe	Vous pouvez utiliser cette option à la place de Marquer avec « X ». À cet emplacement, vous pouvez saisir une valeur différente de « X » pour marquer une option sélectionnée.
Police	Contrairement au formulaire Web, le modèle de formulaire vous permet de modifier la police. Vous pouvez sélectionner plusieurs polices, tailles et couleurs différentes, ainsi que l'épaisseur et la direction du texte horizontal (sauf pour les champs de signature).
Texte échantillon	Le texte saisi ici apparaît dans la boîte de dialogue de la surface de remplissage. Le texte échantillon n'est pas enregistré dans le formulaire Web.
Envelopper le texte	Cette option ne s'affiche que lorsqu'un champ de texte d'une seule ligne a été associé à une surface de remplissage. Si l'option est activée, les textes saisis sont répartis sur plusieurs lignes. Cette option est activée par défaut pour les nouveaux formulaires à partir de la version 7.10 de DocuWare. Pour les formulaires existants, cette option reste désactivée par défaut. Remarque : Veillez à ce qu'il y ait suffisamment d'espace dans la surface de remplissage - voir également l'astuce "Envelopper le texte" ci-dessous.
Nom de la surface de remplissage	La surfaces de remplissage reçoit automatiquement le nom du champ lié. Si la surface de remplissage n'est pas liée à un champ de formulaire Web, vous pouvez saisir ici votre propre nom. Ce nom peut être utilisé pour afficher la surfaces de remplissage dans un workflow.
ID de champ	La surface de remplissage peut être assignée de manière unique à un champ de formulaire Web. Aucune modification n'est nécessaire.

Conseils pratiques pour créer un formulaire de fusion

Vous pouvez également assigner un champ de formulaire à plusieurs surfaces de remplissage si, par exemple, un champ de nom apparaît dans plusieurs emplacements du modèle. Ici, une flèche de mappage supplémentaire reste active en mode mappage. Désactivez le mode mappage à l'aide de la touche « Échap ».
Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur différentes surfaces de remplissage à l'aide de l'outil Modifier, par exemple pour adapter l'alignement, le contenu de champ ou la police, pour toutes les surfaces en une seule fois.
Les options de la liste sous « Outils » sont ensuite activées uniquement si l'outil Modifier est activé et si au moins deux surfaces de remplissage sont marquées.
Dans l'Outil de conception de modèles de formulaire, les fonctions les plus importantes pour l'outil de surface de remplissage sont disponibles directement à l'aide d'un clic droit.
Utilisez un raccourci clavier pour saisir des commandes fréquemment utilisées comme coller ou supprimer. Cliquez sur CTRL+A pour sélectionner toutes les surfaces de remplissage et CTRL+Z pour rétablir chaque étape de travail.
Utilisez les touches fléchées pour localiser les surfaces de remplissage de manière précise.
Les surfaces de remplissage peuvent être copiées, coupées et collées dans un modèle de formulaire.
Pour supprimer un mappage, activez l'outil Modifier, sélectionnez Mappages - Afficher tout dans la liste Outils, puis cliquez sur la flèche de mappage et la corbeille.
Pour obtenir un aperçu du modèle de formulaire complet, cliquez sur l'outil « Afficher la page entière ». L'option « Afficher la taille d'origine de l'image » montre le modèle de formulaire dans un rapport 1:1 : un pixel de l'écran correspond à un pixel de l'image.
Envelopper le texte - utiliser le texte échantillon pour vérifier la position du texte dans la surface de remplissage :
- L'option Envelopper le texte est désactivée : Dans ce cas, la position du texte est centrée verticalement. En fonction de sa longueur, le texte sera tronqué.
- L'option Envelopper le texte est activée : Le texte se déplace vers le haut dans la surface de remplissage de manière à ce que la longueur totale du mot puisse être insérée.
  Cette option permet également d'insérer automatiquement une marge en haut de la surface de remplissage. Si la surface de remplissage est trop petite, le texte sera tronqué en hauteur.
  Notez que l'effet de ce remplissage n'est pas couvert par l'aperçu. Il n'est visible que dans le PDF stocké.
- Conseil : surveillez la position du texte échantillon lorsque vous cochez la case Envelopper le texte. Si l'exemple de texte ne bouge pratiquement pas, la surface de remplissage est probablement trop peu profonde. Dans ce cas, désactivez Envelopper le texte ou agrandissez la zone de remplissage.
- Pour vous assurer que le texte est correctement positionné dans la surface de remplissage, enregistrez un PDF de test et vérifiez la position du texte dans le PDF enregistré.

Remarque concernant l'intégration d'un champ de formulaire dans un workflow

Vous pouvez intégrer un champ de formulaire vide dans un workflow et le faire remplir directement dans le masque d'une tâche de workflow.

Pour créer un champ de formulaire vide, faites glisser une surface de remplissage ici, mais NE l'associez PAS à un champ de formulaire Web. La surfaces de remplissage est affichée sous forme de zone dans le masque de tâches du workflow et y est renseignée.

Donnez un nom à la surface de remplissage. Ce nom est utilisé pour afficher la surface de remplissage dans le Workflow Designer.

Meilleure pratique : Créer un formulaire de commande

DocuWare version 7.8 a ajouté une option relative aux formulaires de fusion. Cette option permet de déterminer si le contenu des champs masqués dans le formulaire Web doit être transféré ou non dans le formulaire de fusion. Jusqu'à présent, ces valeurs ont toujours été transférées.

Cette option simplifie le processus de commande puisque les données saisies dans le formulaire Web peuvent être utilisées pour générer un formulaire de commande complet.  

Créez un certain nombre de champs sur le concepteur de formulaires en vous référant au tableau correspondant de votre modèle de bon de commande. Attribuez la valeur 0 à tous les champs numériques en tant qu'entrées prédéfinies afin de garantir le bon fonctionnement de la fonction de formule de calcul.

Mettez en œuvre une série de comportements pour vous assurer que toutes les lignes inutiles restent cachées, ce qui permet de conserver un formulaire allégé.une approche consiste à demander aux personnes qui soumettent un formulaire de définir le nombre de lignes requises pour le formulaire. Cela peut se faire au moyen d'une liste déroulante dans laquelle ils indiquent le nombre de lignes souhaité. Les formulaires utilisent ces données pour masquer dynamiquement toutes les lignes supplémentaires au-delà du nombre spécifié, garantissant ainsi que seules les lignes nécessaires sont affichées.

Décochez la case Afficher les valeurs des champs cachés à la sortie du concepteur du formulaire de fusion. (Pour les nouveaux formulaires, cette case n'est pas cochée par défaut).

Le résultat de votre formulaire de fusion doit correspondre exactement à la saisie et aux paramètres définis par l'expéditeur du formulaire au moment de la soumission. Si vous devez apporter des modifications à votre formulaire de fusion, définissez vos options de formatage PDF comme PDF modifiable. Vous pourrez ensuite télécharger les documents de résultat et les modifier. 