Connect to Outlook vous permet d'archiver facilement vos messages électroniques depuis Microsoft Outlook dans DocuWare, ainsi que d'accéder aux messages électroniques archivés, directement depuis Microsoft Outlook.
L'application de Connect to Outlook est basée sur les configurations qui peuvent également être lancées directement depuis Microsoft Outlook. Toutes les informations de stockage comme la cible de stockage et l'indexation sont définies dans la configuration.
Pour connaître les versions de Microsoft Outlook prises en charge, consultez la rubrique Configuration requise.
Accéder aux messages électroniques dans DocuWare
Par exemple, à partir d'un seul message électronique, vous pouvez retrouver tous les messages électroniques archivés reçus du même expéditeur au cours des 30 derniers jours d'un simple clic sur un bouton.
Pour ce faire, il vous suffit d'effectuer une recherche prédéfinie dans DocuWare à partir d'un message électronique sélectionné. Commencez par sélectionner un message électronique, puis choisissez une configuration de recherche rapide appropriée via la barre de menus ou le menu contextuel.
Les résultats seront affichés sous la liste des messages électroniques dans Microsoft Outlook, triés de façon à ce que les documents les plus récents apparaissent les premiers.
Vous pouvez lancer une nouvelle configuration de recherche rapide directement depuis Microsoft Outlook, dans la zone de recherche du menu DocuWare.
Stockage des messages électroniques
Trois options s'offrent à vous pour stocker des messages électroniques depuis Microsoft Outlook dans DocuWare :
1. Stockage automatique
Les messages électroniques se trouvant dans un dossier surveillé par DocuWare seront archivés automatiquement.
Sélectionnez Surveiller grâce à DocuWare dans le menu contextuel du dossier pour configurer un dossier surveillé.
Une telle configuration spécifie, entre autres, dans quelle armoire et avec quelles entrées d'index le message électronique est archivé.
2. Stockage manuel
Sélectionnez un message électronique et choisissez une configuration de stockage via le menu contextuel ou le menu DocuWare.
Vous pouvez lancer une nouvelle configuration de stockage directement depuis Outlook, dans la zone de stockage du menu DocuWare.
3. Envoyer et stocker
Vous pouvez maintenant envoyer les messages électroniques non envoyés et les stocker simultanément dans DocuWare d'un seul clic. Cette fonction s'applique aux nouveaux messages comme aux réponses et transferts.
Après avoir ouvert le message, accédez au menu Message et choisissez la fonction Envoyer et stocker - DocuWare. Sélectionnez la configuration de stockage dans la liste déroulante située sous le bouton.
Boîte de dialogue de stockage
En fonction des paramètres de configuration, la boîte de dialogue de stockage s'affichera ou non au moment du stockage de messages électroniques.
La boîte de dialogue de stockage contient les champs d'index DocuWare, dans lesquels sont saisies les entrées d'index du message électronique à archiver. Ces termes d'index vous permettent de récupérer de nouveau le message électronique de l'armoire DocuWare ultérieurement.
Certains champs peuvent avoir déjà été renseignés via la configuration de stockage. Ces entrées peuvent être modifiées ou ajoutées. Dans les champs qui sont restés vides, vous pouvez ajouter des entrées d'index supplémentaires.