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Les utilisateurs et les droits d'utilisateur sont aisément et clairement gérés dans DocuWare Configuration.
En quelques clics, un nouvel utilisateur est créé ici avec un bac personnel et tous les droits nécessaires pour ses tâches. Les droits peuvent être attribués à l'utilisateur comme d'habitude par le biais de son appartenance à des groupes et à des rôles, et par l'attribution de fonctions, de profils de fonctions et de profils d'armoires. Vous pouvez également indiquer les boîtes de dialogue et les timbres que le nouvel utilisateur peut utiliser ici. Si le nouveau collègue s'est enregistré via l'e-mail d'inscription envoyé automatiquement, il peut commencer immédiatement.
En plus des utilisateurs, vous pouvez également gérer des groupes, des rôles et des profils de fonction ici.
Administration des utilisateurs - Utilisateurs
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des fonctions de l'administration des utilisateurs au sein de DocuWare Configuration.
Des informations relatives aux différentes options de configuration de l'utilisateur peuvent être obtenues directement depuis le logiciel via les icônes d'informations 
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Présentation des utilisateurs
Créer de nouveaux utilisateurs
Le nom d'utilisateur DocuWare ne doit pas contenir de caractères spéciaux tels que "│" (ALT-179).Débloquer les utilisateurs bloqués par des tentatives de connexion infructueuses
Envoyer un message électronique d'inscription aux utilisateurs
Supprimer des utilisateurs
Rechercher et filtrer dans la présentation des utilisateurs
Configuration d'un utilisateur
Créer un utilisateur avec un nom et une adresse électronique
Définir le premier mot de passe pour l'utilisateur ou activez l'enregistrement via le message électronique d'inscription
Créer automatiquement un bac pour l'utilisateur
Fournir des droits aux utilisateurs : via des groupes, des rôles, des profils d'armoire, des profils de fonction ou des fonctions individuelles
Assigner des boîtes de dialogue d'utilisateur et des timbres
Modifier les droits d'utilisateur
Modifier le mot de passe pour des utilisateurs ou envoyer un message électronique correspondant aux utilisateurs
Administration des utilisateurs – Groupes
Les groupes sont des ensembles d'utilisateurs et facilitent l'assignation des droits. En appartenant à un groupe, un utilisateur reçoit les droits assignés au groupe. En retour, des droits sont assignés aux groupes par le biais de l'assignation de rôles.
Les groupes sont essentiels lorsque vous utilisez la synchronisation des utilisateurs avec les services de répertoire. Sinon, vous pouvez travailler uniquement avec des rôles et les assigner directement aux utilisateurs.
Le groupe par défaut est « Public ». Les utilisateurs prédéfinis « Admin » et « Basique » sont assignés à ce groupe. Ce groupe contient également le rôle « Rôle d'organisation par défaut ».
Pour chaque groupe, vous définissez :
Nom du groupe
Membres du groupe
Rôles d'assignation des droits aux membres du groupe
Plus d'informations sur le système de droits dans DocuWare
Administration des utilisateurs - Rôles
Les rôles sont des ensembles de profils de fonction, de profils d'armoire et de boîtes de dialogue, et facilitent l'assignation des droits. Avec un ou plusieurs rôles, vous pouvez assigner à un utilisateur l'ensemble complet de droits et fonctions dans DocuWare en seulement quelques clics.
Les rôles peuvent être assignés directement aux utilisateurs, ainsi qu'aux groupes.
Par défaut, les rôles « Administrateur d'organisation » et « Rôle d'organisation par défaut » sont définis ; ce dernier contient le groupe « Public ».
Pour chaque rôle, vous définissez :
Le nom du rôle
Les profils de fonction inclus
Les profils d'armoires inclus
Les boîtes de dialogue d'armoires incluses, c'est-à-dire les boîtes de dialogue de recherche, les boîtes de dialogue de stockage, les listes de résultats, les listes et les vues des dossiers
Les utilisateurs et groupes assignés au rôle
Plus d'informations sur le système de droits dans DocuWare
Administration des utilisateurs – Profils de fonction
Les profils de fonction sont des ensembles de droits fonctionnels et administratifs dans DocuWare et facilitent l'assignation des droits. Contrairement aux profils d'armoires, les profils de fonction ne font pas référence à des armoires individuelles, mais s'appliquent de manière générale.
Les profils de fonction peuvent être directement assignés aux utilisateurs et aux rôles.
Le profil de fonction « Profil d'organisation par défaut » est défini par défaut. Il contient le rôle « Rôle d'organisation par défaut ».
Pour chaque profil de fonction, vous définissez :
Nom du profil de fonction
Droits inclus pour les composants de la configuration et de l'administration de DocuWare
Utilisateurs et rôles assignés au profil de fonction
Plus d'informations sur le système de droits dans DocuWare.
Règle de substitution et liste de substitution
À partir de la version 7.11 de DocuWare, les règles de substitution et les listes de substitution sont créées dans DocuWare Configuration > Administration des utilisateurs.
Règle de substitution
Une règle de substitution permet de terminer une tâche de Workflow même si le propriétaire d'une tâche n'est pas joignable (s'il est en vacances par exemple). Dans ce cas, spécifiez dans la règle de substitution à quels employés la tâche doit être assignée et dans quel ordre. Si le propriétaire d'origine est absent, la tâche est assignée au premier employé listé dans la règle de substitution. Si cet employé est également absent, la tâche est assignée à la deuxième personne et ainsi de suite.
Pour appliquer une règle de substitution, l'administrateur ou l'utilisateur lui-même doit saisir l'absence dans le menu principal Profil et paramètres > Paramètres d'absence du DocuWare Client et saisissez également l'absence des employés auxquels des tâches sont assignées et/ou qui font partie d'une règle de substitution.
Liste de substitution
Plusieurs règles de substitution sont associées dans une liste de substitution. Une liste de substitution peut par exemple contenir les règles de substitution de différents centres de coûts. Dans la liste de substitution, vous pouvez sélectionner via Workflow Designer l'ensemble ou une partie des règles de substitution pour attribuer des tâches. Par conséquent, une règle doit appartenir à au moins une liste de substitution.
Administration des utilisateurs - Licences
Attribuez ou retirez une licence nommée ou de workflow à l'utilisateur User. Le nombre restant de licences disponibles est également affiché. Il est possible d'attribuer au maximum une licence par utilisateu