Desktop Apps consta de dos componentes de software:
DocuWare Desktop Apps: este componente se instalará en su equipo.
Servicio DocuWare Desktop: este servicio vincula DocuWare Desktop Apps con el sistema DocuWare.
Una vez que ambos componentes estén instalados, se iniciarán en segundo plano cuando encienda el equipo. Si un componente no se inicia, puede iniciarlo manualmente más adelante, como se describe en las siguientes secciones.
Instalación de Desktop Apps
Desktop Apps se instala localmente en el equipo del usuario que trabajará con las aplicaciones. Existen dos opciones de instalación:
Abra el menú principal de DocuWare y haga clic en Desktop Apps.
O bien haga clic con el botón derecho en el menú contextual de DocuWare Desktop Apps en la barra de tareas de Windows y haga clic en Instalar DocuWare Desktop Apps. En ambos casos, se abrirá el diálogo de instalación.
Para iniciar Desktop Apps, escriba en la barra de búsqueda de Windows: DocuWare Desktop Apps. En la lista de resultados, haga clic en la entrada DocuWare Desktop Apps. También puede hacer clic con el botón derecho en DocuWare Desktop Apps en la barra de tareas de Windows y seleccionar Abrir DocuWare Desktop Apps.
Conexión de Desktop Apps con el sistema
Para crear una conexión a su sistema DocuWare a través del servicio Desktop, haga clic en Conectar Desktop Apps en el menú principal de DocuWare.
Nota: DocuWare Desktop sólo se conecta a sistemas DocuWare que tengan la misma versión que DocuWare Desktop.
Si el servicio Desktop aún no se ha iniciado, hay dos formas de hacerlo:
Reiniciar el equipo: el servicio Desktop se inicia en segundo plano.
Reiniciar el servicio: abra el Administrador de tareas de Windows haciendo clic con el botón derecho en la barra de tareas de Windows y seleccione Administrador de tareas en el menú contextual. Abra la ficha Servicios y, a continuación, haga clic en Más detalles. Haga clic con el botón derecho en DWDesktopService y seleccione Iniciar o Reiniciar en el menú contextual.
Modificación de conexiones
Puede modificar sus conexiones en la página del mismo nombre en Desktop Apps:
Para eliminar una conexión de la lista, selecciónela y haga clic en Quitar.
Para activar una conexión para su uso, seleccione la conexión deseada y haga clic en Activar.
Para crear una conexión predeterminada con el sistema DocuWare, desde donde ha iniciado DocuWare Desktop Apps, haga clic en Establecer una conexión predeterminada. Esto puede ser necesario, por ejemplo, si su ID de usuario ha cambiado.
Si accede a DocuWare Desktop Apps como nuevo usuario e inicia sesión con los datos de sesión de Windows, se establece una conexión con DocuWare automáticamente. Si se autentica con el inicio de sesión de DocuWare, recibirá un mensaje en la bandeja del sistema de Windows y podrá introducir el nombre de usuario y la contraseña directamente, sin necesidad de abrir DocuWare.
Historial de trabajos
Haga clic en el botón Historial 
para ver los detalles de todos los pedidos iniciados en DocuWare Desktop Apps. Se muestra la fecha, la hora de inicio, el nombre, el origen y el estado de cada tarea. Puede filtrar la información por hora, origen y estado mediante el menú desplegable del encabezado de columna del historial.
Para abrir la vista detallada de un pedido, haga clic en su fila. En la vista detallada también se indica en cuántos subdocumentos se ha dividido un documento, si corresponde. Haga clic en los datos vinculados sobre los documentos divididos para abrir otro diálogo donde podrá ver todos los documentos recién creados y su estado.
Para actualizar una vista a la versión más reciente, haga clic en Actualizar; por ejemplo, si un pedido todavía no está completado cuando consulta el historial.
Para eliminar la información de todas las tareas, haga clic en Eliminar historial.
Reintento de tareas con errores
Si un pedido no puede completarse correctamente, tiene el estado Advertencia. Es posible mostrar un máximo de 1000 trabajos de los siete últimos días.
DocuWare Desktop Apps vuelve a intentar automáticamente la importación de tareas con errores, por ejemplo, si no se puede acceder al servidor de DocuWare. De todos modos, si no es posible archivar un documento durante un periodo de tiempo más largo, ahora también es posible reiniciar la tarea manualmente presionando el botón Volver a intentar tareas. Así se garantiza el correcto archivado de todos los documentos.
Exportación de un archivo
Si un documento no puede importarse a DocuWare debido a un error, puede exportarlo para importarlo al sistema DocuWare utilizando otro método. Esta función solo está disponible en caso de error. Otra alternativa es reintentar la importación de una tarea manualmente.
En el caso de un documento dividido, puede exportar todos los documentos resultantes de la división. Los documentos se exportan como archivos ZIP comprimidos, que también contienen información adicional para el análisis de errores.
Interfaz de usuario de DocuWare Scan, DocuWare Import y Smart Connect
DocuWare Desktop Apps cuenta con las aplicaciones DocuWare Scan, Import, Printer y Smart Connect. Estas permiten:
Escanear documentos e importarlos al archivador DocuWare - DocuWare Scan
Importar automáticamente documentos a las bandejas de DocuWare o a los archivadores mediante la supervisión de carpetas en el sistema de archivos - DocuWare Import
Exportar datos de índice y pasarlos a una aplicación de terceros - DocuWare Export
Imprimir documentos directamente desde otras aplicaciones (p. ej., ERP) como PDF y guardarlos en el archivador - DocuWare Printer
Acceder, visualizar e indexar documentos desde otras aplicaciones (p. ej., ERP) con solo tocar un botón - Smart Connect
En Desktop Apps todas sus tareas de procesamiento activas se muestran en la parte inferior de la página con una barra de progreso. Si un documento no se importa debido a un error, puede acceder a él a través del Historial de trabajos.
Al hacer clic con el botón derecho en el icono de la bandeja de DocuWare Desktop Apps 
en la barra de tareas de Windows, se abre el menú contextual, por ejemplo, para abrir Desktop Apps o modificar las Conexiones.
Creación y modificación de configuraciones
En las configuraciones puede especificar cómo deben procesarse los documentos, en las siguientes áreas:
Configuraciones para escanear, importar desde carpetas y DocuWare Printer: DocuWare > Menú principal
> Configuraciones > Capturar > Procesamiento de documentos.Configuraciones de Smart Connect: DocuWare > Menú principal > Parámetros > Configuraciones > Integraciones > Smart Connect.
Tenga en cuenta que se necesitan licencias por separado para determinadas funciones de DocuWare Desktop Apps. Si una función no está disponible, puede deberse a que falta una licencia.
Escaneo de documentos
Con DocuWare Scan puede escanear documentos, importarlos a DocuWare y archivarlos en su sistema con el formato de archivado a largo plazo PDF/A. Se puede utilizar cualquier escáner del PC (con controladores TWAIN o WIA) para este fin.
Para escanear un nuevo documento, primero seleccione la configuración de escáner (una configuración que especifica cómo se procesará el documento) y el escáner. La configuración de escáner se guarda por conjuntos de parámetros. En Configuración de escáner puede seleccionar un conjunto. Para crear una nueva configuración de escáner o editar las existentes, haga clic en Abrir configuración de escáner.
Aquí encontrará algunos consejos para los parámetros seleccionados:
Mostrar diálogo de dispositivo de escáner
Se muestran los ajustes del escáner. Esta función solo está disponible para escáneres TWAIN.Idioma de OCR
En la lista desplegable, seleccione Reconocimiento automático si quiere que el idioma del documento se identifique de manera automática. De lo contrario, seleccione el idioma que desea usar.Girar y corregir sesgo automáticamente
Las páginas que están mal colocadas, hacia arriba o torcidas, al escanear se giran y enderezan automáticamente.Eliminar páginas en blanco
Las páginas en blanco se eliminarán automáticamente del documento.Archivar cada hoja como documento nuevo
Cada hoja escaneada se archiva como documento nuevo. Si desea archivar varios documentos de una sola hoja, puede utilizar esta opción para escanearlos en grupo.
Si el campo Escáner está rellenado pero atenuado, solo está disponible un determinado escáner.
Configuraciones de procesamiento de documentos
Puede crear y editar configuraciones en Configuración de DocuWare > Procesamiento de documentos > Tipo de fuente Escáner.
Para poder archivar documentos con DocuWare Scan en su archivador DocuWare, debe haberse creado como mínimo una configuración y debe tener permiso para acceder a ella. De lo contrario, solo puede importar documentos a la bandeja predeterminada.
Edición de documentos escaneados
Para reordenar páginas o documentos escaneados, simplemente utilice la función de arrastrar y soltar para arrastrar las páginas al lugar donde desee tenerlas.
Cada página escaneada de un documento tiene su propio menú contextual al que puede acceder mediante la flecha que hay en cada página o haciendo clic con el botón derecho en la página. Incluye funciones como rotar y eliminar páginas o todo el documento.
Importación de documentos desde carpetas
DocuWare Import supervisa las carpetas seleccionadas de su sistema de archivos e importa los documentos archivados en ellas a los archivadores o las bandejas de DocuWare. Para importar documentos en DocuWare, comience a importar tareas de forma automática o manual.
En Importar, verá todas las tareas que están asignadas a la conexión activada actualmente. Las tareas de importación que se han iniciado se marcan con 
.
Aquí encontrará algunos consejos para los parámetros seleccionados:
Idioma de OCR
En la lista desplegable, seleccione Reconocimiento automático si quiere que el idioma del documento se identifique de manera automática. De lo contrario, seleccione el idioma que desea usar.Girar automáticamente los PDF escaneados
Las páginas que están mal colocadas, hacia arriba o torcidas, al escanear se giran y enderezan automáticamente.Comprobar antigüedad del archivo
Los archivos no se cargan hasta que hayan estado en la carpeta de importación durante al menos 30 segundos. Este parámetro evita que los archivos grandes se carguen de forma incompleta.
Inicio y detención de tareas
Iniciar
Se inicia la tarea de importación.Iniciar una vez
Se inicia la tarea de importación una vez.Iniciar todas
Se inician todas las tareas de todas las carpetas de importación que pertenecen a la conexión activa en ese momento.Detener todas
Se detienen todas las tareas de todas las carpetas de importación que pertenecen a la conexión activa en ese momento.
Para poder archivar documentos con DocuWare Import en su archivador DocuWare, debe haberse creado como mínimo una configuración del tipo de fuente Carpeta; asimismo, debe tener permiso para acceder a dicha configuración. De lo contrario, solo puede importar documentos a la bandeja predeterminada.
DocuWare Import es un módulo adicional con licencia. Sin esta licencia, solo podrá acceder a una serie limitada de funciones de Import App.
Configuraciones de procesamiento de documentos
Puede crear y editar configuraciones en Configuración de DocuWare > Procesamiento de documentos > Tipo de fuente Carpeta.
Para actualizar la lista de configuraciones de disponibles, haga clic en 
. Si no dispone de una licencia de DocuWare Import, aquí solo aparecerá la opción Bandeja predeterminada. De lo contrario, se muestran todas las configuraciones para las que tenga asignados permisos en la Configuración de DocuWare.
Impresión de documentos con DocuWare Printer
Con DocuWare Printer, puede importar documentos directamente desde sus aplicaciones a DocuWare mediante el formato de archivado de largo plazo PDF/A. Se archivan en su bandeja o directamente en el archivador. Solo tiene que seleccionar DocuWare Printer en su programa (p. ej., ERP o MS Word) de la lista de impresoras e introducir el comando de impresión.
DocuWare Printer crea PDFs, por lo que no debe imprimir documentos que ya están en formato PDF. Esto podría ocasionar problemas al procesar el documento y su disposición posterior.
DocuWare Printer reconoce cuál de las configuraciones creadas debe ejecutarse para el procesamiento de documentos, ya sea mediante ciertos criterios de texto o mediante la aplicación de impresión. De este modo, DocuWare Printer procesa automáticamente los documentos de acuerdo con la configuración pertinente.
El número de páginas que puede imprimirse con DocuWare Printer depende de la cantidad de texto por documento. DocuWare Printer admite la impresión y el archivado de un máximo de 10 000 páginas por tarea de impresión.
Configuraciones de procesamiento de documentos
Puede crear y editar configuraciones en Configuración de DocuWare > Procesamiento de documentos > Tipo de fuente Carpeta.
Para usar DocuWare Printer en su organización, necesita como mínimo una configuración.
Uso de Smart Connect
La página de DocuWare Smart Connect muestra todas las configuraciones para Smart Search y Smart Index para las cuales tiene asignados derechos de usuario. En cada caso, ambas listas contienen el nombre de la configuración, el método abreviado de teclado para ejecutarla (para búsquedas Smart Search) y el título de la ventana en la aplicación correspondiente.
Use Smart Connect ejecutando una configuración creada previamente. Existen múltiples opciones para ello:
Utilice el icono de la bandeja de DocuWare Desktop Apps
para abrir el menú contextual, mueva el ratón a Smart Search y, a continuación, haga clic en Smart Search en la lista que aparece.Para Smart Search: mediante un botón que aparece en el diálogo de la aplicación externa (según la configuración) o mediante una combinación de teclas concreta especificada en la configuración.
Para Smart Index: mediante un elemento de menú en el que se hace clic en la configuración del diálogo de almacenamiento en DocuWare.
Administración de configuraciones de Smart Connect
Haga clic aquí para crear y cambiar las configuraciones de Smart Connect. Se abre la sección Smart Connect en la configuración de DocuWare. Para poder crear o editar configuraciones de Smart Connect, necesita el derecho Administrar configuraciones de Smart Connect, que se asigna en DocuWare Administration en la sección Derechos de usuario.
Uso del modo de diagnóstico
Si activa esta opción, se abre una ventana adicional al ejecutar Smart Connect. De este modo, se determina si se ha ejecutado correctamente la configuración de Smart Connect. Es decir, si el título de la ventana y el anclaje se pueden encontrar, si las secciones definidas se pueden leer y si el contenido se ha transferido a los campos de índice.
Envío de comentarios
Para que Smart Connect reconozca más aplicaciones con cada actualización de DocuWare, DocuWare requiere que aporte información sobre las aplicaciones que Smart Connect ha reconocido correctamente. Seleccione una aplicación en el menú desplegable y haga clic en Aceptar. Se abrirá su cliente de correo electrónico para enviar la información correspondiente a DocuWare. No se transferirá ningún dato adicional cuando se envíe el mensaje de correo electrónico. Esto ayuda a DocuWare a mejorar continuamente Smart Connect.
Compatibilidad de aplicaciones Java
Si las ventanas que se leen se basan en Java, aquí también es conveniente descargar un pequeño programa para que la lectura de datos con Smart Connect proporcione mejores resultados. Para instalar el programa se necesitan derechos de administrador de Windows.