Stellen Sie wichtige Dokumente in einem eigenständigen, digitalen Archiv zusammen. Mit dem integrierten Browser können externe Dienstleister oder Kunden Dokumente suchen und ansehen - ohne DocuWare oder andere Zusatzsoftware.
Auch der Rück-Import ist möglich: Fügen Sie die Dokumente aus einem eigenständigen Archiv Ihrem Dokumentenmanagement-System wieder hinzu.
Anwendung
Eigenständige Archive vereinfachen den Austausch von Informationen. Im Fall einer Finanzprüfung beispielsweise stellen Sie alle relevanten Dokumente eines Geschäftsjahres zusammen, exportieren sie in ein Request-Archiv und übergeben es dem Prüfer auf einem USB-Stick.
Mehr Informationen zur Anwendung von DocuWare Request
Voreinstellungen
Folgende Berechtigungen und Einstellungen sind nötig, um DocuWare Request zu verwenden:
Funktionsrecht:
Benutzer, die den Bereich Request in der DocuWare Konfiguration sehen und verwenden sollen, müssen über das Funktionsrecht Request konfigurieren verfügen (DocuWare Konfiguration > Benutzerverwaltung).Archivrechte:
Um ein Dokumente in ein eigenständiges Request-Archiv zu exportieren, muss der ausführende Benutzer für das Quellarchiv über die Archivrechte Suchen und Dokumente anzeigen verfügen (DocuWare Konfiguration > Archive > Berechtigungen).
Um Dokumente aus einem Request-Archiv zu importieren, muss dem ausführenden Benutzer für das Zielarchiv das Archivprofil Archiv-Besitzer zugeordnet sein (DocuWare Konfiguration > Archive > Berechtigungen).Anzeige im Web Client:
Die Funktion Als DocuWare Request exportieren muss in den Optionen der Ergebnisliste sichtbar sein. Sie kann im Menü oder als Button eingeblendet werden (DocuWare Konfiguration > Archive > Dialoge > Ergebnis > Funktionen der Ergebnisliste).
Aus technischen Gründen können ab DocuWare Version 6.12 nur Request-Archive importiert werden, die mit DocuWare Version 6.12 oder neuer erstellt worden sind.
Ein Request-Archiv lässt sich mit jeder DocuWare Lizenz erstellen. Um auf Dokumente in einem eigenständigen Request- Archiv zuzugreifen, ist keine DocuWare Lizenz erforderlich.
Hinweis für Kunden, die DocuWare in einem On-Premises-System verwenden: Die Request-Archive müssen in einem zentralen Speicherort abgelegt werden, auf den die Benutzer für den Download zugreifen. Wenn Server und Client-Rechner sich im selben Netzwerk befinden, können Sie einen Speicherort mit UNC-Verbindung einrichten. Ansonsten benötigen Sie einen FTP-Server.
Einen Speicherort richten Sie in der DocuWare Administration auf Systemebene unter dem Punkt Speicherorte ein. Legen Sie Typ: Dateisystem fest und Genutzt für: DocuWare Request. Achten Sie darauf, dass Sie keinen lokalen Pfad eingeben, sondern einen UNC-Pfad wie etwa \\computer\requestshare oder ein FTP-Verzeichnis. Das FTP-Verzeichnis muss mit einem Passwort geschützt sein. Geben Sie als Pfad für ein FTP-Verzeichnis folgende Syntax ein: ftp://adminName:adminPassword@server-name/subdir/
Wenn sowohl ein FTP- als auch ein UNC-Speicherort eingerichtet ist, wählt das System automatisch das FTP-Verzeichnis aus.
Ist kein Speicherort eingerichtet, lässt sich DocuWare Request nicht aufrufen.