Um E-Mails importieren zu können, benötigen Sie folgende Berechtigungen:
Funktionsrecht:
Benutzer, die den Bereich E-Mail-Erfassung in der DocuWare Konfiguration sehen und verwenden sollen, müssen über das Funktionsrecht E-Mails-erfassen verfügen.Archivrecht:
Um E-Mails zu importieren, müssen Mitarbeiter über das Ablagerecht in dem ausgewählten Archiv verfügen (DocuWare Konfiguration > Archive > Berechtigungen).Ablagedialog:
Weisen Sie den betreffenden Mitarbeitern den Ablagedialog zu, der für die Indexierung ausgewählt ist (DocuWare Konfiguration > Archive > Berechtigungen).Mail-Dienst:
Legen Sie einen Mail-Dienst an, der die Verbindung zu dem Provider Ihres E-Mail-Kontos herstellt.
Das System, auf dem der Background Process Service (BPS) läuft, muss sich mit dem Mail-Dienst verbinden können. Beachten Sie dies bei der Auswahl der Ports und gegebenenfalls bei der Konfiguration der Firewall.
How-to: So konfigurieren Sie Connect to Mail
Um E-Mails von einem IMAP- oder Exchange-Konto automatisch in DocuWare zu importieren und zu archivieren, sind drei Schritte nötig:
1. Legen Sie einen Mail-Dienst an.
Der Mail-Dienst stellt die Verbindung zu dem Provider Ihres E-Mail-Kontos her. Sie wählen den Mail-Dienst aus, wenn Sie die Ablagekonfiguration mit dem E-Mail-Account verbinden (Schritt 3).
Der Mail-Dienst wird meist von einem bestimmten Mitarbeiter wie dem DocuWare-Administrator unternehmensweit eingerichtet.
2. Erstellen Sie eine Ablagekonfiguration.
In Ablagekonfiguration definieren Sie unter anderem das Speicherziel in DocuWare - Archiv oder Briefkorb - und die automatische Indexierung der E-Mails beim Import.
In der Konfiguration wählen Sie einen Ablagedialog für die Indexierung der E-Mail. Für die Indexierung stehen zwei Optionen zur Verfügung, auf deren Basis die Dialogfelder automatisch gefüllt werden:
Fester Wert: Wenn Indexfeld mit einem fest eingegebenen Wert gefüllt werden soll, geben Sie ihn hier in der Konfiguration ein. Er wird beim Import nicht geändert.
E-Mail-Eigenschaft: Die Informationen aus dem jeweiligen E-Mail-Header werden ausgelesen und in das Indexfeld übernommen, zum Beispiel Absender, Anhänge, Name aus dem CC-Feld, Sendedatum etc.
Auch eine Ablagekonfiguration kann unternehmensweit eingerichtet und von mehreren Mitarbeitern verwendet werden, um das E-Mail-Postfach zu verbinden.
3. Verbinden Sie die Ablagekonfiguration mit Ihrem E-Mail-Konto.
Sobald ein E-Mail-Konto mit einer Ablagekonfiguration verknüpft ist, werden die E-Mails aus einem Ordner in dem Konto basierend auf der Ablagekonfiguration in DocuWare abgelegt.
Sie verbinden ein oder mehrere E-Mail-Konten auf der Startseite des Moduls. Wählen Sie in der Ablagekonfiguration Mit E-Mail Konto verbinden und dann den Mail-Dienst. Geben Sie die Zugangsdaten zu dem Postfach ein, von dem Mails abgerufen werden sollen.
Cloud-Kunden, die Mails über Microsoft Exchange online abrufen, benötigen keinen eigens dafür eingerichteten Mail-Dienst mehr. Es reicht, bei der Anbindung des Mailkontos als Dienst Exchange online auszuwählen. Daraufhin stellt DocuWare die Verbindung automatisch her.
Hinweis für Update auf 7.2: In früheren Versionen wurde die Erstellung der Abagekonfiguraiton und die Verbindung mit einem E-Mail Konto in zwei unterschiedlichen Oberflächen gehandhabt. Ab Version 7.2 gibt es nur noch eine Oberfläche, in der - je nach Berechtigung – beide Schritte durchgeführt werden können
Weitere Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten finden Sie in der Benutzeroberfläche vom Modul "E-Mail allgemein".