一般的なメール

メールをインポートするには、次の権限が必要になります。

既定の設定

• 機能権限：
  DocuWare 構成で一般的なメール領域を表示して使用するには、Connect to Mail の構成機能権限が必要になります。

• ファイルキャビネット権限：
  社員がメールをインポートするには、選択したファイルキャビネットにメールを保存する権限が必要になります (DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > 権限)。

• 保管ダイアログ：
  インデックス作成用に選択した保管ダイアログを関連する社員に割り当てます (DocuWare 構成 > ファイルキャビネット > 権限)。

• メールサービス：
  メールアカウントのプロバイダーに接続するためのメールサービスを作成します。
  Background Process Service (BPS) を実行しているシステムは、メールサービスに接続できる必要があります。ポートを選択する場合、または必要に応じてファイアウォールを構成する場合は、この点にご注意ください。

説明

IMAP アカウントまたは Exchange アカウントから DocuWare にメールを自動的にインポートしてアーカイブするには、3 つのステップが必要になります。

1.メールサービスを作成します。

メールサービスはメールアカウントのプロバイダーへの接続を確立します。メールサービスは、保存システム設定をメールアカウントにリンクするときに選択します (ステップ 3)。

メールサービスは通常、DocuWare 管理者などの特定の社員によって会社全体に設定されます。

2.保存システム設定を作成します。

保存システム設定では、DocuWare の保存先 (ファイルキャビネット、文書トレイ) と、インポート中のメールの自動インデックス作成を定義します。

システム設定で、メールのインデックス作成に使用する保管ダイアログを選択します。インデックス作成には、どのダイアログボックスを自動的に入力するかに応じて 2 つのオプションがあります。

• 固定値：インデックスフィールドに固定値を入力する場合は、ここに固定値を入力します。インポート中に固定値が変更されることはありません。

• メールのプロパティ：各メールヘッダーから情報 (送信者、添付ファイル、CC フィールドに含まれている名前、送信日など) が読み取られ、インデックスフィールドに送信されます。

保存システム設定を会社全体でセットアップし、複数の社員がその保存システム設定を使用して受信トレイに接続することもできます。

3.保存システム設定をメールアカウントにリンクします。

メールアカウントが保存システム設定にリンクされると、DocuWare の保存システム設定に基づいて、メールがフォルダからアカウントに保存されます。

一般的なメールプラグインの概要ページで、1 つ以上のメールアカウントをリンクします。保存システム設定で [メールアカウントを接続] を選択し、メールサービスを選択します。メールを取得する受信トレイのアクセスデータを入力します。

クラウドのお客様で、Microsoft Exchange を使用してオンラインでメールにアクセスしている場合、専用のメールサービスは不要になりました。メールアカウントに接続する際に、サービスとして Exchange Online を選択するだけで十分です。DocuWare が自動的に接続を確立します。

7.2 への更新に関する注意：以前のバージョンでは、保存システム設定の作成とメールアカウントへの接続は 2 つの異なるインターフェースで処理されていました。バージョン 7.2 以降、インターフェースは 1 つのみになっています。 権限に応じて両方のステップを実行できます。

システム設定オプションの詳細については、「一般的なメール」モジュールのユーザーインターフェースを参照してください。