一般的なメール (Connect to Mail) を使用し、メールおよび添付ファイルを DocuWare で自動的にインポートして保存します。 設定は、メールサービスの作成、保存構成の定義、および 1 件以上のメールボックスのリンクから構成されています。
ユーザーに対し、構成へのアクセス、ドキュメントの保存、選択した保存ダイアログの使用に必要となるアクセス権限が付与されていることをご確認ください。
承認
機能権限: DocuWare の構成で "一般的なメール" 領域を表示および使用する必要があるユーザーには、機能権限 "Connect to Mail の構成" が必要です。この権限は、"DocuWare の構成" > "一般" > "ユーザー管理" > "機能のプロファイル" の順に移動した先で付与することができます。
ファイルキャビネットの権限: メールをインポートするには、ユーザーに対して対象のファイルキャビネットにメールを保存する権限が付与されている必要があります。 この権限は、"DocuWare の構成" > "ドキュメントの保存場所" > "ファイルキャビネット" > "アクセス許可" の順に移動した先で付与することができます。
保存ダイアログ: インデックスの作成用に選択された保存ダイアログを関連するユーザーに割り当てます。 この権限は、"DocuWare の構成" > "ドキュメントの保存場所" > "ファイルキャビネット" > "アクセス許可" の順に移動した先で付与することができます。
1. メールサービスを作成する
メールプロバイダーに接続するメールサービスを作成します。 これは通常、管理者が一元的に設定を行います。
Background Process Service (BPS) を実行しているサーバーは、メールサービスのホストおよびポートに接続可能な状態である必要があります。ファイアウォールの設定を必要に応じて調整してください。
メールサービスは、メールプロバイダーへの接続を確立します。 保存構成をメールアカウントにリンクする際にこのサービスを選択します (ステップ 3)。
メールサービスは通常、DocuWare の管理者が全社的に設定を行います。
2. 保存構成を作成する
DocuWare 内で保存先 (ファイルキャビネットまたは文書トレイ) を定義し、インポートされたメールの自動インデックス化を構成します。
インデックス作成に使用する保存ダイアログを選択します。 インデックス フィールドは以下の方法で入力されます。
固定値: 構成内の定数値を入力します。インポート中にこの値が変更されることはありません。
メールのプロパティ: メールから値 (例: 送信者名、添付ファイル、CC の名前、送信日時など) を読み取り、それらをインデックスフィールドに書き込みます。
単一のストレージ構成を複数のユーザーやメールボックス間で再利用することができます。
DocuWare 7.11 では、 自動ドキュメント処理を使用して基本的なインポートルールよりも正確に添付ファイルをインデックス化することができます。 セットアップについては、専用の「ヘルプ」を参照してください。
3. メールアカウントに保存構成を接続する
一般的なメールの概要に 1 つ以上のメールアカウントをリンクします。 保存構成で "メールアカウントを接続" を選択し、メールサービスを選択して取得する受信トレイの資格情報を入力します。
Microsoft Exchange Online で DocuWare Cloud を使用する場合には、専用のメールサービスは必要ありません。 Exchange Online をサービスとして選択します。これにより、DocuWare は自動で接続を確立します。
DocuWare 7.2 より前のバージョンに関する注意事項
7.2 より前のバージョンでは、保存構成とメールボックス接続は別々のインターフェイスで処理されていました。 7.2 以降では両方のステップが 1 つのインターフェイスで利用可能となり、これにはユーザーの承認が必要です。
Microsoft 365 の共有メールボックス
DocuWare 7.13 以降では、個人用のメールボックスに加えて Microsoft 365 の共有メールボックスからのアーカイブも一般的なメールで対応できるようになりました。
共有メールボックスのアーカイブには、追加の Microsoft 365 ユーザーライセンスは必要ありません。 アプリが必要なアクセス許可とともに Azure AD に登録されている必要があります。
アクセスには Microsoft Graph と OAuth2 が使用されるため、アクセス許可およびメールボックスへのアクセスは Microsoft 365/Azure AD で制御され、取り消すことも可能です。 アプリの登録には、以下のアクセス許可が必要になります。
Mail.ReadWrite: サインイン済みのアカウントおよびそのアカウントが開くことができるすべてのメールボックスに対する基本的なアクセスを保証します。
OpenID: OpenID Connect を介したサインインを可能にし、ユーザーを識別するための ID トークンを提供します。
Offline_access: アクセス権が付与されているデータへのアクセスを維持します。
Mail.ReadWrite.Shared: アカウントがメールボックスの所有者ではないシナリオをサポートし、アプリによる明示的な共有メールボックスへのアクセスを確保します。
一般的なメール構成で共有メールボックスを接続する前に、管理者から個人用の Microsoft 365 アカウントに必要な権限 (例: フルアクセスまたは代理送信) が付与されていることをご確認ください。 共有メールボックスを一般的なメール構成を用いて接続するには、"ログインデータ" の "メールアドレス" フィールドに共有メールボックスのアドレスを入力し、そのメールボックスへのアクセス権を持つ個人用のアカウントでサインインする必要があります。