Connect to Mail を使用して電子請求書をインポートする

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DocuWare の構成 > 一般的なメールの順に移動した先で作成した Connect to Mail の構成を使用すれば、メールで送信された電子請求書を GoBD に準拠した方法でインポートして処理することができます。 この設定は、ドイツやフランスで一般的な電子請求書形式 (XRechnung、ZUGFeRD、Factur-X) を含む様々な形式を単一の構成でサポートしています。

DocuWare の電子請求書発行に関する詳細情報

Connect to Mail を使用した電子請求書発行を構成する

Connect to Mail で電子請求書を処理するには、DocuWare で次の 2 つの要素を構成し、常に同じファイルキャビネットを使用します。

1. ドキュメントの処理: 構成を作成する

  • DocuWare の構成 > ドキュメントの処理の順に移動します。

  • XRechnung や PEPPOL などの国際的な UBL 標準に準拠したサンプルドキュメントを使用して構成を作成します。

  • PEPPOL ドキュメントのウェブサイト内で Downloads > Example Files の順に移動したセクションでサンプルドキュメントをダウンロードします。

2. Connect to Mail: ドキュメントの処理に使用する構成をリンクする

  • DocuWare の構成 > 一般的なメールの順に移動します。

  • ステップ 1 で作成したドキュメント処理構成を自動ドキュメント処理オプションで選択します。

電子請求書が添付されたメールがこの構成に従って保存された場合、電子請求書は構成内で定義された通りに処理されます。

これらの構成により、メール内の ZUGFeRD、XRechnung、Factur-X、Peppol などの UBL 準拠の電子請求書を処理することができます。 他の電子請求書規格を処理するには、それぞれの規格をサンプルドキュメントとして使用して別のドキュメント処理構成を作成し、それを別の Connect to Mail 構成に使用します。

注意:

  • メールの添付ファイル 1 件につき電子請求書 1 通の処理が可能です。 1 件のメールに複数の請求書が添付されている場合には、個別に保存する必要があります。

  • XML ベースの電子請求書以外の PDF を含むメールは、電子請求書用に作成された構成では処理できません。 これらの請求書は、別の構成を使用して PDF として保存し、必要に応じて 2 つ目のフォルダーを介して監視してください。

Connect to Mail を使用した電子請求書発行の技術的詳細

Connect to Mail は、単一の構成で様々な電子請求書規格を処理する機能を提供しています。 これを実現するために、対応するドキュメント形式はDocuWare の変換サービスによって国際的な UBL 標準へと翻訳されます。 この翻訳はインデックスの作成のみを目的として実行され、ドキュメントそのものは変換されずに元の形式のまま保存されます。

既知の上限:

  • Connect to Mail: 添付ファイルが分割されていない場合、1 件のメールにつき電子請求書の添付は 1 通までです。

  • 処理サービス: ドキュメントの最大サイズは 10 MB、XML の複雑さの上限が適用されます。

  • 変換サービス: ドキュメントの最大サイズは 10 MB です。

  • DocuWare: テーブルフィールドは最大で 1000 行 (請求書の項目の行数) までしか保存できません。 この上限を超える大きな請求書については、特別な処理が必要です。

  • 電子請求書の提出形式: DocuWare では、CII および UBL の両形式において EN 16931 規格で有効化されているフィールドがすべてサポートされています。ただし、以下の 2 つの例外を除きます。 一般的に、ファイルキャビネットのこれらの特定のフィールドの種類に対してはインデックスを作成しないことが推奨されています。インデックスを作成したとしても電子請求書は通常通り処理されますが、これらの特定のフィールドは空になります。

    サポートされていないフィールドの種類は、以下の通りです。  

    • SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID

    • SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode

よくある質問:

PDF (非 XML) ドキュメントと電子請求書を 1 つの構成で保存することはできますか？

いいえ。PDF と XML 形式の請求書を同時に処理できる自動設定はありません。 電子請求書用のフォルダーは上記の方法で設定し、PDF ドキュメントが含まれるメールは別のフォルダーで処理することをお勧めします。

CII および UBL 構文とはなんですか？

CII および UBL は、電子請求書に使用される公式の標準/構文です。 たとえば、ZUGFeRD は CII を使用しています。 XRechnung は CII と UBL の両方をサポートしていますが、UBL の方がより広く使用されています。 PEPPOL も UBL 構文を使用しています。