Connect to Mail を使用して電子請求書をインポートし、インデックスを作成する

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一般的なメール/Connect to Mail 構成を使用することで、メールの添付ファイルとして送信された電子請求書を法的および規制上のコンプライアンス (英語で) に準拠する方法でインポートおよび処理することができるようになります。 これを構成するには、以下の 2 つのコンポーネントが必要となります。

  • 処理の構成:
    "DocuWare の構成" > "ドキュメント処理" の順に移動した先で作成されました。 この構成は電子請求書に埋め込まれている XML を読み取り、抽出した値をインポートジョブに返してインデックスフィールドに入力します。 この処理構成を一般的なメールインポートにリンクします。

  • インポートの構成:

    "DocuWare の構成" > "一般的なメール" の順に移動した先で設定します。 この構成により DocuWare がメールボックスに接続され、インデックスフィールドが定義され、対象のファイルキャビネットと保存オプションが設定されます。 この構成によって保存された電子請求書が添付されているメールは、リンクされている処理構成に渡されます。

DocuWare Cloud および DocuWare オンプレミス 7.13 以降では、単一の一般的なメール/Connect to Mail インポート構成を "インポートのオプション" > "自動ドキュメント処理" > "自動選択" 機能を使用して複数のドキュメント処理構成にリンクすることができます。 複数のベンダーからの請求書を処理するために複数のドキュメント処理構成を維持している場合でも、単一のインポート構成で十分です。

DocuWare オンプレミス 7.12 および 7.11 では、処理構成ごとに一般的なメール/Connect to Mail 構成を 1 つ作成し、インポートの構成で手動で処理構成を選択する必要があります。

一般的なメールと Connect to Mail

Connect to Mail は、DocuWare オンプレミスで一般的なメール領域を有効化するためのライセンス名です。 DocuWare のバージョンに関わらず、以下の用語はすべて同じものを指しています。"DocuWare の構成" の "一般的なメール" セクションで作成された自動メールインポートのための構成です。

  • Connect to Mail 構成

  • 一般的なメール構成

  • 一般的なメール/Connect to Mail 構成

  • メールインポート構成

サポートされている XML の形式

本記事では、機械的な読み取りが可能な XML ベースの電子請求書 (XML 専用の形式および XML が埋め込まれている PDF を含む) に焦点を当てます。 通常のメールの添付ファイルとして送信された請求書 (例: 単独の PDF や JPEG ファイル) は対象外です。

ドキュメント処理と一般的なメール/Connect to Mail を組み合わせた構成は、一般的な電子請求書フォーマットを複数サポートしています。例えば、以下のような形式です。

  • ZUGFeRD: 主にドイツで使用される、XML (CII) が埋め込まれた PDF/A-3

  • Factur-X: 主にフランスで使用される、XML (CII および UBL) が埋め込まれた PDF/A-3

  • XRechnung: XML (CII および UBL)

  • PEPPOL で構造化された電子請求書: XML (UBL)

CII および UBL とは？

クロス・インダストリー・インボイス (Cross Industry Invoice、CII) およびユニバーサル・ビジネス・ランゲージ (Universal Business Language、UBL) は、電子請求書に使用される公式規格です。 たとえば、ZUGFeRD は CII を使用しています。 XRechnung は CII と UBL の両方をサポートしていますが、UBL の方がより広く使用されています。 PEPPOL ネットワークも UBL 構文を使用しています。

DocuWare 電子請求書変換サービス

この変換サービスでは、受信した電子請求書をそれぞれの地域の XML 形式からユニバーサル・ビジネス・ランゲージ (UBL) へと変換します。 変換サービスは、DocuWare サービスコントロールパネル (ポート 5050) に表示される Java サービスです。

XML 形式の整合により、DocuWare でのインデックスデータの抽出が簡素化されます。これは、異なる電子請求書フォーマットをすべて 1 つの構成で処理できるようになるためです。 しかしながら、個別の請求書発行元に対応するには、複数の処理構成が必要になる可能性があります。

DocuWare Cloud: 請求書のインポートおよびインデックス作成の構成

1. 処理構成を選択する

この記事では、電子請求書の発行に固有の設定のみを取り上げます。 処理構成の作成に関する一般的なガイダンスについては、「ドキュメント処理」のヘルプを参照してください。

  1. "DocuWare の構成" > "キャプチャ" > "ドキュメント処理" の順に移動します。

  2. サンプルの電子請求書を選択して、構成を作成します。

2. 処理の構成とインポートの構成をリンクする

この記事では、電子請求書の発行に固有の設定を取り上げます。 一般的なメール/Connect to Mail 構成の作成に関する一般的なガイダンスについては、「メールのインポート」の記事を参照してください。

  1. "DocuWare の構成" > "キャプチャ" > "一般的なメール" の順に移動します。

  2. 既存のメールインポート構成を選択するか、新しい構成を作成します。

  3. "その他のオプション" リンクをクリックし、"ドキュメントの自動処理 (インデックス作成のみ)" チェックボックスをオンにします。

  4. ドロップダウンリストからオプションを選択して、1 件以上のドキュメント処理構成をリンクします。詳細は以下を参照してください。 このインポートにより電子請求書が添付されたメールが保存されると、添付ファイルはリンクされている処理構成に従って処理されます。 処理構成が存在しない場合は、UI によって構成の作成が促されます。
    以下のオプションのいずれかを選択します。

    • 特定の構成: すべての添付ファイルが選択された構成によって処理されます。

    • 自動選択 (ドキュメント処理構成): 受信した添付ファイルが最適なドキュメント処理構成に自動的に照合されて処理が行われます。 他のモジュールからドキュメント処理構成を自動的に選択できるようにするには、ドキュメント処理構成レベルで識別オプションを有効化する必要があります。

    • 自動選択 (すべての構成の組み合わせ): 利用可能なすべてのドキュメント処理および IDP 構成が評価され、各添付ファイルに対して最適な構成が選択されます。

DocuWare オンプレミス: 請求書のインポートおよびインデックス作成の構成

1. 処理構成を選択する

この記事では、電子請求書の発行に固有の設定を取り上げます。 処理構成の作成に関する一般的なガイダンスについては、「ドキュメント処理」のヘルプを参照してください。

  1. "DocuWare の構成" > "キャプチャ" > "ドキュメント処理" の順に移動します。

  2. サンプルの電子請求書を選択して、構成を作成します。

2. 処理の構成とインポートの構成をリンクする

この記事では、電子請求書の発行に固有の設定を取り上げます。 一般的なメール/Connect to Mail 構成の作成に関する一般的なガイダンスについては、「メールのインポート」の記事を参照してください。

  1. "DocuWare の構成" > "キャプチャ" > "一般的なメール" の順に移動します。

  2. 既存のメールインポート構成を選択するか、新しい構成を作成します。

  3. "その他のオプション" リンクをクリックします。 利用可能なオプションは、DocuWare のバージョンによって以下のように異なります。

    1. DocuWare オンプレミス 7.11+7.12:
      "自動ドキュメント処理" チェックボックスを有効にし、ステップ 1 で作成したドキュメント処理構成を選択します。
      受信した添付ファイルは、この構成に基づいて照合されて処理が行われます。

    2. DocuWare オンプレミス 7.13 以降:
      "ドキュメントの自動処理 (インデックス作成のみ)" チェックボックスを有効にします。 受信した添付ファイルは、最適なドキュメント処理構成と照合されて処理が行われます。

    • 特定の構成: すべての添付ファイルが選択された構成によって処理されます。

    • 自動選択 (ドキュメント処理構成): 受信した添付ファイルが最適なドキュメント処理構成に照合されて処理が行われます。 他のモジュールからドキュメント処理構成を自動的に選択できるようにするには、ドキュメント処理構成レベルで識別オプションを有効化する必要があります。

DocuWare Cloud + オンプレミス: トラブルシューティング

複数の電子請求書が添付されたファイルを含むメールのインポート

一般的なメール/Connect to Mail では、一度に処理できる電子請求書添付ファイルは 1 件のみです。 メールに複数の添付ファイルが含まれている場合、保存動作は分離セクションで選択されたオプションに応じて以下のように異なってきます。

  • メールとすべての添付ファイルを 1 つのクリップされたドキュメントとして保存する: このオプションでは、添付ファイルは手動インデックス作成のためにデフォルトの文書トレイに自動保存されます。

  • メールと添付ファイルを個別に保存する: このオプションでは、各添付ファイルが個別に処理構成へと送信されます。 抽出されたインデックス値は一般的なメール/Connect to Mail インポート構成に返され、各添付ファイルは選択されたファイルキャビネットまたは文書トレイに個別のドキュメントとして保存されます。

XML が埋め込まれていない PDF のインポート

XML ベースの電子請求書以外の PDF は、電子請求書用に作成されたドキュメント処理構成では処理できません。 これらのメールを処理するには、次の 2 つの方法があります。  

  • 別のドキュメント処理構成を作成して非 XML PDF を保存する方法。

    • DocuWare Cloud または DocuWare オンプレミス 7.13 では、一般的なメール構成で "自動ドキュメント処理" > "自動選択 (すべてのドキュメント処理構成)" オプションを選択することができます。 適切な構成が自動的に選択されます。

    • DocuWare オンプレミス 7.11 および 7.12 の場合: XML のない PDF 向けに専用の一般的なメール構成を設定し、それに処理構成をリンクします。  

  • 一般的なメール/Connect to Mail で、"自動処理ができない場合に一般的なメールのインデックス作成設定を適用する" チェックボックスを有効にする方法。 この場合、メールのインポート構成のデフォルトのインデックス作成設定が自動的に PDF に適用されます。具体的には、ファイルキャビネットの保存場所とインデックス設定です。 添付されている PDF は処理構成に送信されません。

いずれのオプションでも処理できない添付ファイルは、デフォルトの文書トレイに保存されます。

ドキュメント処理が添付ファイルを処理できない場合

以下のような場合、ドキュメント処理は電子請求書の構成を検出できません。

  • 電子請求書に適合するドキュメント処理構成がない場合
    。または、

  • 複数の構成が電子請求書に一致している場合。

次に発生する処理は、Connect to Mail インポート構成の "自動処理ができない場合に一般的なメールのインデックス作成設定を適用する" オプションに依存します。

  • 有効化されている場合: 電子請求書は一般的なメール構成で定義されているファイルキャビネットまたは文書トレイに保存され、その構成のインデックス値がドキュメント処理構成の代わりに適用されます。

  • 無効化されている場合: 電子請求書はデフォルトの文書トレイに振り分けられます。

いずれの場合でも、ドキュメントの状態フィールドに理由を表すメッセージが記録されます。たとえば、「インデックス作成フィールドを取得できませんでした。識別できませんでした。 一致する構成が見つかりません。」、「インデックス作成フィールドを取得できませんでした。識別できませんでした。 一致する構成が複数見つかりました。」などの内容です。

現在の制限事項

一般的なメール構成を介した請求書添付ファイルのインポートおよび処理には、いくつかの制限事項があります。

  • メールのインポート:

    • メールの添付ファイル 1 件につき電子請求書 1 通の処理が可能です。 1 件のメールに複数の請求書が添付されている場合には、個別に保存する必要があります。

    • 自動ドキュメント処理と一般的なメール構成の両方を 1 つのドキュメントに対して適用することはできません。つまり、 たとえばドキュメントの一部 (インデックスフィールドなど) を自動ドキュメント処理でインデックス化し、別の部分 (メール本文など) を一般的なメール構成でインデックス化することなどは不可能です。

    • 一般的なメール/Connect to Mail構成では、インデックス値の処理において常に以下の優先順位が考慮されています。

      1. 保存場所の事前定義済み読み取り専用インデックスエントリ。

      2. ドキュメント処理構成から返されたインデックス値。

      3. 一般的なメール構成で定義されているインデックス値。

  • 処理サービス: ドキュメントの最大サイズは 10 MB、XML の複雑さの上限が適用されます。

  • 変換サービス: ドキュメントの最大サイズは 10 MB です。

  • DocuWare: テーブルフィールドは最大で 1000 行 (請求書の項目の行数) までしか保存できません。 この上限を超える大きな請求書については、特別な処理が必要です。

  • 電子請求書のフィールドの種類: DocuWare では、CII および UBL の両形式において EN 16931 規格で有効化されているフィールドがすべてサポートされています。ただし、CII 形式については以下の 2 つの例外があります。

    • SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID

    • SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode

    一般的に、これらの特定のフィールドの種類はファイルキャビネット内でインデックス化しないことが推奨されています。 インデックス化されていたとしても電子請求書は通常通り処理されますが、これらのフィールドは空欄となります。

  • XML プロパティ: 電子請求書を処理する場合、以下の XML プロパティには以下に示すように指定された最大値が設定されています。

    • Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60

    • Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100.000

    • Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20.000.000

サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 7.13 + 7.12 + 7.11