storageRobot

DocuWare storageRobot est un outil spécialisé pour l’importation automatique de documents dans des scénarios complexes, par exemple lors de l’intégration à des systèmes ERP ou de gestion des stocks externes.

Plus d’informations sur l’utilisation de DocuWare storageRobot

En outre, storageRobot peut appliquer le service intelligent DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) soutenu par l’IA à l’aide de la méthode “séparation de documents” ou “splitting”. Les numérisations en lot sont automatiquement divisées en documents séparés, même sans feuilles de séparation ou étiquettes à code-barres. Les fichiers PDF individuels peuvent ensuite être traités dans des workflows à l’échelle de l’entreprise.

Plus d’informations sur la configuration de DocuWare IDP avec storageRobot

storageRobot effectue généralement l’importation de documents de manière automatisée. Les configurations d’importation sont soit planifiées, soit activées automatiquement lorsque des documents ou des métadonnées sont nouvellement enregistrés ou modifiés dans le système de fichiers sur un serveur.

Les configurations d’importation peuvent être définies dans l’outil d’administration storageRobot, qui peut être téléchargé et installé localement avec d’autres composants du programme.

Démarrer le téléchargement de l’outil d’administration storageRobot

Configurer des configurations d’importation

L’outil d’administration storageRobot propose une fenêtre principale centrale ainsi qu’un assistant.

Dans la fenêtre principale, vous créez ou modifiez de nouvelles configurations d’importation automatiques. Vous pouvez également exécuter une configuration manuellement ici, par exemple pour tester les paramètres d’une première configuration. De plus, vous saisissez la clé de licence dans la fenêtre principale, récupérez les mises à jour ou accédez aux fichiers journaux.
L’assistant vous guide pas à pas dans la création d’une nouvelle configuration. Selon le type de configuration, différentes fonctions sont disponibles. Par exemple, lors du dépôt de documents dans le système de fichiers, des paramètres différents sont requis que lors du dépôt dans une armoire.
Remarque : les paramètres ne sont enregistrés qu’à la dernière étape de l’assistant avec le bouton Terminer.

Fonctions clés de l’assistant storageRobot en un coup d’œil

Ces fonctions sont disponibles dans chaque assistant de storageRobot :

Emplacement de stockage
Document d’exemple
IDP
Remplacer les valeurs des espaces réservés
Vérification d’espace réservé

Emplacement de stockage du document source

Indiquez la source des documents à importer. Les emplacements de stockage suivants sont disponibles : système de fichiers, bac DocuWare, FTP et fichiers de métadonnées.
En plus de la source des documents à importer, vous pouvez spécifier un dossier dans lequel un document est copié en cas d’erreur lors du traitement.

Système de fichiers

Avec cette option, des fichiers provenant d’un dossier local ou d’un chemin UNC sont traités.

Inclure/exclure des fichiers : Si vous souhaitez ne traiter que certains types de fichiers ou sous-dossiers du dossier source, vous pouvez inclure ou exclure individuellement des types de fichiers et des sous-dossiers aux points suivants.
L’inclusion ou l’exclusion de sous-dossiers ne fonctionne que si l’option de recherche AllDirectories est sélectionnée.
- Inclure un motif de fichier : Ici, vous pouvez inclure individuellement des types de fichiers ou des sous-dossiers dans le traitement. Si ce champ est vide, storageRobot traitera par défaut tous les documents.
- Inclure uniquement les types de fichiers définis : Par exemple, si seuls les documents PDF doivent être archivés, vous devez saisir *.pdf dans ce champ. storageRobot traitera alors uniquement tout ce qui a l’extension ".pdf".
- Cette fonction fonctionne également avec plusieurs types de fichiers. Les filtres individuels doivent être séparés par une virgule. Exemple : *.pdf,*.jpg
- Inclure tous les types de fichiers dans les sous-dossiers définis : Si le dossier source contient des sous-dossiers tels que « Factures entrantes », « Factures sortantes », « Commandes » et « Bons de livraison » et que seul le dossier « Factures entrantes » doit être traité, vous devez saisir *\Factures entrantes\*.* dans ce champ. storageRobot ne traitera alors que les documents du sous-dossier « Factures entrantes ».
- Plusieurs sous-dossiers peuvent également être inclus, séparés par des virgules. Exemple : *\Factures entrantes\*.*, *\Factures sortantes\*.*
- Inclure uniquement les types de fichiers définis dans les sous-dossiers définis : Les fonctions décrites ci-dessus peuvent également être combinées, de sorte que, par exemple, seuls tous les fichiers PDF des sous-dossiers « Factures entrantes » et « Factures sortantes » soient traités. La syntaxe correcte serait alors *\Factures entrantes\*.pdf, *\Factures sortantes\*.pdf.
- Exclure un motif de fichier : Ici, vous pouvez exclure individuellement des types de fichiers ou des sous-dossiers du traitement. Si ce champ est vide, storageRobot traitera par défaut tous les documents. Cela fonctionne de la même manière que « Inclure un motif de fichier ».
Âge minimum : Il peut être utile de vérifier l’âge d’un fichier, par exemple, si vous souhaitez qu’un fichier soit traité uniquement après son arrivée complète dans le dossier.
Pour cela, saisissez l’âge minimum en secondes. storageRobot vérifie à chaque exécution si le fichier respecte cette règle. Si c’est le cas, le fichier est traité ; sinon, il reste dans le dossier.
Fichiers zip : Lire les fichiers ZIP demandera à storageRobot de rechercher uniquement les fichiers ZIP à l’emplacement du document. Ces fichiers seront extraits et traités comme un dossier. Les motifs d’inclusion/exclusion et d’autres options seront appliqués au contenu des fichiers ZIP.

Bac DocuWare

Des fichiers provenant d’un bac DocuWare sont traités.

FTP

Des fichiers provenant d’un serveur FTP ou SFTP sont traités.

Fichiers de métadonnées

Fichiers de métadonnées est un mode de traitement conçu pour mettre à jour les données d’index des documents déjà stockés.

Document d’exemple

Le fichier sélectionné et configuré ici sera utilisé à plusieurs reprises dans les étapes de configuration suivantes pour effectuer des réglages.

IDP

Des informations détaillées sur la configuration d’IDP dans storageRobot se trouvent ci-dessous dans le chapitre DocuWare IDP avec storageRobot

Remplacer les valeurs des espaces réservés

Vous pouvez par exemple indiquer ici que la valeur “RE” d’un code-barres soit saisie comme “Facture” dans un champ d’index (optionnel).

Vérification d’espace réservé

Un exemple classique de vérification d’espace réservé est l’utilisation d’une valeur issue d’un code-barres pour une requête de base de données. Le document ne doit être archivé que lorsque la requête a fourni les informations requises. Si l’espace réservé SQL n’est pas rempli, le document peut être déplacé dans le dossier d’erreur.

Format de date

Si les documents à importer contiennent une date qui ne correspond pas au format standard JJ.MM.AAAA, storageRobot peut convertir cette valeur dans un format valide pour DocuWare.

Ajoutez via le symbole plus le champ devant être lu à partir du document importé et attribué au type de champ date-heure.
Toutes les zones de lecture disponibles dans la configuration de storageRobot peuvent être utilisées, y compris FileProperty, OCR, Barcode et SQL.

Format : Indiquez le format existant pour la valeur afin que storageRobot puisse le reconnaître et le convertir lors de l’importation.

Des chaînes de format courantes sont listées dans le tableau suivant. Plus d’informations ainsi qu’un aperçu complet des formats chez Microsoft.

Format	Description
yyyy	Année (4 chiffres, ex. 2024)
yy	Année (2 chiffres, ex. 24)
MM	Mois (avec zéro en tête, ex. 01 - 12)
M	Mois (sans zéro en tête, ex. 1 - 12)
dd	Jour (avec zéro en tête, ex. 01 - 31)
d	Jour (sans zéro en tête, ex. 1 - 31)
HH	Heure (avec zéro en tête, ex. 00-23)
mm	Minute (avec zéro en tête, ex. 00-59)
ss	Secondes (avec zéro en tête, ex. 00-59)

Remarque
La casse modifie la signification des chaînes de format.

DocuWare IDP avec storageRobot

L’IA derrière DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) est entraînée à classer différents types de documents tels que des factures et des bons de livraison, et à en extraire les données pertinentes. Ces modèles de classification et d’extraction peuvent être utilisés dans storageRobot pour l’indexation automatique lors de l’importation. storageRobot peut également séparer des lots de numérisation avec DocuWare IDP et les indexer automatiquement, même sans codes-barres.

Plus d’informations sur DocuWare IDP

Configurer DocuWare IDP pour storageRobot

Pour configurer DocuWare IDP pour utilisation dans storageRobot, utilisez l’assistant DocuWare IDP dans l’outil d’administration. Vous pouvez également utiliser les autres fonctions de storageRobot. Seules les fonctions propres à storageRobot pour la séparation des documents ne sont pas disponibles si DocuWare IDP avec splitting est utilisé.

*Dans la fenêtre principale de l’assistant DocuWare IDP, vous connectez storageRobot à DocuWare IDP*

Réalisez les réglages suivants :

API URL : Saisissez l’URL pour DocuWare IDP.
Si vous êtes dans l’UE, cliquez simplement sur EU Standard.
Si vous êtes aux États-Unis, cliquez sur US Standard.
API Key : La clé pour la connexion via API se trouve dans votre compte chez natif.ai. Si vous avez des questions, contactez votre interlocuteur DocuWare.
Refresh Workflows : Après avoir connecté storageRobot à DocuWare IDP via l’API, utilisez le bouton Refresh Workflows pour charger les configurations disponibles dans DocuWare IDP, telles que les classifications et les modèles d’extraction. Celles-ci sont ensuite disponibles plus bas dans ce dialogue sous Select Workflows.
Un “workflow” fait ici référence à une configuration de DocuWare IDP basée sur des types de fonctions comme la classification, l’extraction ou le splitting. Il ne s’agit pas ici d’un workflow DocuWare au sens habituel.
Select workflow : Sélectionnez une configuration ou un “workflow” de DocuWare IDP que vous souhaitez utiliser pour l’importation avec storageRobot. storageRobot prend en charge les configurations suivantes de DocuWare IDP :
1. Splitting : DocuWare IDP sépare automatiquement les lots de documents en documents individuels.
2. Extraction : Les données sont extraites automatiquement de presque tous les types de documents. Cela inclut les factures, contrats, documents RH et e-mails. Pour les factures, les postes individuels peuvent également être reconnus et extraits.
3. Classification : Classer les documents, par exemple par type de document.
Des fonctions supplémentaires comme le cropping et l’OCR sont également prises en charge par storageRobot.
Encore une fois, notez : “workflow” désigne ici une configuration de DocuWare IDP et non un workflow DocuWare.
Maximum wait time : Maximum Wait Time définit combien de temps le système doit attendre une réponse de DocuWare IDP lors du traitement d’un document. Ce temps est indiqué en secondes.
1. Qu’est-ce que cela signifie pour vous ? Si vous définissez un temps, le système attendra aussi longtemps que vous l’avez indiqué pour une réponse. Si le traitement du document est terminé dans ce délai, aucune autre action n’est nécessaire.
2. Que se passe-t-il en cas de retard ? Si le traitement prend plus de temps que le Maximum Wait Time défini, le système met en pause et renomme le document original (extension : .dwidp.original).
  De plus, un nouveau fichier (extension : .dwidp) est créé. Le système continue à traiter les documents plus tard sans intervention manuelle de votre part.
3. Important pour 0 seconde : Si vous définissez 0 seconde comme Maximum Wait Time, un traitement différé est toujours déclenché. Le système marque immédiatement les documents pour un traitement ultérieur.

Notes supplémentaires sur la configuration de l’importation pour DocuWare IDP

Selon le type de configuration sélectionné dans DocuWare IDP, les éléments affichés dans l’assistant IDP de storageRobot changent :

Splitting : Si vous utilisez une configuration de type Splitting, vous pouvez saisir une valeur de confiance.
- Confiance minimale est une valeur comprise entre 1 et 100. Cela indique à quel point DocuWare IDP est certain qu’un point de séparation reconnu est correct. Plus vous augmentez cette valeur, moins il y a de risque qu’un document soit séparé incorrectement, mais le taux de rejet peut être nettement plus élevé.
- Si la confiance d’un point de séparation est inférieure à la valeur définie, tout le document est considéré comme une erreur et déplacé dans le chemin de faible confiance. Si vous ne saisissez rien ici, storageRobot utilisera le dossier d’erreur précédemment configuré.
Autres techniques DocuWare IDP : Si vous utilisez l’option Analyze Sample Document, le document d’exemple sélectionné précédemment sera envoyé à l’API et analysé. Les résultats sont ensuite disponibles pour une utilisation ultérieure dans l’assistant.
Le traitement IDP du document d’exemple peut entraîner des coûts. Pour plus d’informations, consultez la liste de prix DocuWare ou adressez-vous à votre interlocuteur DocuWare.
Dans certains cas, l’IDP génère à partir de votre document un nouveau fichier PDF. Ces PDF peuvent être une version recadrée du fichier original ou contenir du texte supplémentaire en cas d’OCR. Activez « Utiliser le fichier PDF généré par IDP » pour utiliser ce PDF au lieu du document original.

Attribuer les informations extraites aux champs d’index DocuWare

Une configuration d’importation IDP lit des informations différentes des documents importés selon leur type et attribue automatiquement ces informations extraites à certains espaces réservés de storageRobot.

Dans storageRobot, ces espaces réservés sont ensuite liés aux champs d’index DocuWare, de sorte que finalement les métadonnées extraites soient stockées comme données d’index pour le document importé dans l’armoire DocuWare.

Certains espaces réservés de storageRobot sont identiques pour tous les types de configuration IDP, par exemple

{IDP_WorkflowId} Workflow ID
{IDP_ProcessingId} Numéro de traitement
{IDP_ClassifiedAs} Résultat de la classification

Les espaces réservés créés sur la base d’une extraction sont générés dynamiquement en fonction du workflow IDP sélectionné et des champs et annotations définis, par exemple :

{IDP_DocumentType} Type de document
{IDP_SenderCity} Ville de l’expéditeur
La capture d’écran suivante montre un exemple des espaces réservés storageRobot d’une configuration d’extraction :
Espaces réservés storageRobot pour une extraction IDP
Pour comparaison : ces espaces réservés se basent sur les métadonnées suivantes dans DocuWare IDP :
{IDP_SenderCity} = Expéditeur > Ville
{IDP_ReceiverCity} = Destinataire > Ville

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