Configuration de DocuWare pour Outlook sur site

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DocuWare pour Outlook sur site est un module qui connecte votre installation locale de DocuWare à Microsoft Outlook.

Pour activer cette intégration, vous commencez par enregistrer et configurer l'application Microsoft Entra, puis effectuer une série de processus d'installation pour établir une connexion sécurisée entre DocuWare et Outlook.

Dans l'ordre, configurez le serveur DocuWare pour terminer la préparation de votre environnement.

Une fois ces étapes réalisées, les utilisateurs peuvent facilement stocker des e-mails et des pièces jointes directement dans leurs bacs ou armoires DocuWare sur site, rationalisant ainsi la gestion des documents au sein de leur organisation.

Prérequis

  • Une licence DocuWare Connect to Outlook est nécessaire pour accéder et utiliser le module.

  • La configuration de DocuWare a été installée sans aucune erreur.

  • Le certificat HTTPS est créé et assigné au site Web dans IIS, de sorte que l'ensemble de DocuWare est accessible via https://{{YOUR_DOMAIN}}/DocuWare

Assurez-vous que l'appel à https://{{YOUR_DOMAIN}}/DocuWare/Outlook réussit.

Limitations

  • Le stockage d'e-mails à partir d'une boîte partagée n'est pas pris en charge dans la version bureau (classique) de Microsoft Outlook.

  • La fonction de commentaires dans l'application n'est pas disponible, car DocuWare pour Outlook sur site ne peut pas se connecter à DocuWare Cloud pour envoyer des commentaires.

Enregistrement de l'application OAuth Microsoft Entra

Commencez par créer une inscription à l'application OAuth dans Microsoft Entra depuis l'Application Microsoft Entra. Par exemple :

L'application est maintenant créée. Dans les étapes suivantes, vous configurerez l'application.

Assurez-vous que la casse de l'URL SSO est correcte

DocuWare pour Outlook, utilisez la casse exacte configurée lors de l'installation. Toute différence de majuscules ou minuscules peut entraîner l'échec de la connexion SSO.

1. Exposer une API

Tout d'abord, ouvrez Exposer une API pour ajouter un nouvel identifiant d'application URI ici.

Dans le panneau de droite, ajoutez votre URL DocuWare à l'URI de l'ID de l'application et Enregistrez.

Ensuite, ajoutez la portée access_as_user et remplissez les données dans le panneau de droite, par exemple :

  • Nom de la portée : ajoutez « access_as_user ».

  • Qui peut consentir : choisissez l'option « administrateurs et utilisateurs ».

  • Nom d'affichage du consentement de l'administrateur : remplissez avec « accès en lecture seule aux e-mails et aux profils des utilisateurs ».

  • Description du consentement de l'administrateur : utilisez la description « autoriser DocuWare pour Outlook à avoir un accès en lecture seule aux e-mails et aux profils des utilisateurs ».

  • Nom d'affichage du consentement de l'utilisateur : remplissez avec « accès en lecture seule à vos e-mails et à votre profil ».

  • Description du consentement de l'utilisateur : utilisez la description « autoriser DocuWare pour Outlook à avoir un accès en lecture seule à vos e-mails et profils ».

  • État : choisissez l'option « Activé ».

Cliquez sur Ajouter une application client et entrez l'ID suivant pour pré-autoriser tous les terminaux d'application Microsoft Office.

ea5a67f6-b6f3-4338-b240-c655ddc3cc8e

Cet ID est valide pour tous les terminaux d'application Microsoft.

2. Authentification

URI de redirection

Passez à l'onglet Authentification et ajoutez les URI de redirection suivantes à l'enregistrement de l'application OAuth .

https://YOUR_DOCUWARE_URL/DocuWare/Outlook-Frontend/
        https://YOUR_DOCUWARE_URL/DocuWare/Outlook-Frontend/auth
        https://YOUR_DOCUWARE_URL/DocuWare/Outlook-Frontend/login
        https://YOUR_DOCUWARE_URL/DocuWare/Outlook-Frontend/adminConsentResult.html
        brk-multihub://YOUR_DOCUWARE_URL

Remarque : saisir un lien sans HTTPS

Selon la version et la région Microsoft de l’administrateur, l'onglet Authentification d'Azure peut afficher une vue différente. Dans la nouvelle vue par défaut, il n'est pas possible d'ajouter brk-multihub://<Your_DocuWare_URL>. Dans ce cas, utilisez le lien Pour passer à l'ancienne expérience, veuillez cliquer ici pour entrer l'URL brk-multihub://<Your_DocuWare_URL> dans l'interface précédente.

Autorisation implicite et flux hybrides

Sur la même page, passez à la section Paramètres et assurez-vous que Jetons d'accès et Jetons d'ID sont activés.

3. Créer un client secret

Pour une connexion sécurisée à votre compte Office 365, DocuWare pour Outlook nécessite un secret qui sera également requis à une étape ultérieure.

4. Scopes de l'API

4.1 Configuration des API Microsoft

Passez à l'onglet API pour définir les autorisations API requises par DocuWare pour Outlook. Voici toutes celles à ajouter à Autorisations Microsoft Graph API.

  • email

  • offline_access

  • openid

  • profile

  • Contacts.Read

  • Contacts.Read.Shared

  • MailboxSettings.Read

  • MailboxSettings.ReadWrite

  • Mail.Read

  • Mail.ReadWrite

  • Mail.ReadWrite.Shared

  • User.Read

4.2 API utilisées par votre organisation

Cliquez à nouveau sur Ajouter une autorisation, basculez sur API utilisées par mon organisation, entrez le nom de l'application OAuth que vous êtes en train de créer, par exemple « DocuWare pour Outlook sur site ». Puis cliquez sur l'entrée dans la liste des résultats.

Enfin, cochez access_as_user et cliquez sur Ajouter l'autorisation.

5. Accorder l'autorisation d'administrateur à l'application OAuth

Assurez-vous d'enregistrer les valeurs suivantes, générées au début de la configuration, lorsque vous avez créé l'enregistrement de l'application OAuth pour le système DocuWare sur site dans Microsoft Entra. Vous en aurez besoin dans les étapes suivantes :

  • ID de Tenant Microsoft (tenantid)

  • Client ID de l'application (clientid)  

  • Client secret de l'application  

Terminer cette action finalise le processus d'autorisation de l'administrateur. Après avoir donné votre autorisation, vous devriez voir un écran de confirmation comme celui affiché ci-dessous.

Cette étape doit être faite par l'administrateur Microsoft Azure AD global.

Sur le serveur DocuWare

1. Extension de dwmachine.config

Passez sur le serveur où DocuWare est installé et ouvrez un terminal PowerShell avec des droits d'administration sur le dossier où DocuWare. etup.Server.Cmd.exe est situé (C:\Program Files (x86)\DocuWare\Setup Components par exemple).

Exécutez ces commandes pour ajouter les valeurs requises au fichier dwmachine.config de votre serveur.

./DocuWare.Setup.Server.Cmd.exe configureMachine --key="D4O.TenantId" --value="theTenantGuid"
./DocuWare.Setup.Server.Cmd.exe configureMachine --key="D4O.OfficeClientId" --value="theClientId"
./DocuWare.Setup.Server.Cmd.exe configureMachine --key="D4O.OfficeClientSecret" --value="theClientSecret" --encrypted

2. Activation de HTTPS pour LocalWebServices et AuthorityAddress

Étant donné qu'Outlook nécessite que votre application soit hébergée via https, il est crucial de faire fonctionner l'URL & comme HTTPS.

<Setting Key="LocalWebServices" Value="<https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/>" Encrypted="false" />

<Setting Key="AuthorityAddress" Value="<https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/>" Encrypted="false" />

3. Création du fichier Manifest.xml

Vous pouvez créer le fichier manifest.xml Outlook automatiquement ou manuellement :

Générer le fichier manifeste

Rendez-vous sur le site Manifest Creation App pour générer le fichier sans modifier le XML manuellement :

  • Ouvrez la page DocuWare for Outlook - Manifest Creation.

  • Saisissez l'URL de votre organisation DocuWare ainsi que la version de DocuWare que vous utilisez.

  • Si le champ Manifest ID est vide, cliquez sur l'icône d'actualisation pour générer un identifiant aléatoire.

  • Saisissez le Client ID que vous avez créé à l'étape Microsoft Entra OAuth app registration.

  • Cliquez sur Generate Manifest. Le fichier XML est téléchargé automatiquement.

Ne modifiez pas la section Advanced Settings ; ces champs ne concernent que des scénarios de test spécifiques.

Déploiement du module pour les utilisateurs d'Office 365

Maintenant que toutes les exigences sont définies, le fichier manifeste avec les valeurs de votre système DocuWare peut être utilisé pour être déployé aux utilisateurs d'Office 365.

Suivez simplement la description pas à pas du processus d'installation et de déploiement.

Versions prises en charge : DocuWare on-premises 7.15 + 7.14 + 7.13