Configuration de DocuWare pour Outlook sur site

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DocuWare pour Outlook sur site relie une installation locale de DocuWare avec Microsoft Outlook.  

Pour installer le module, enregistrez d'abord une application OAuth dans Microsoft Entra ID, assignez les permissions graphiques requises, et notez le tenant, l'ID client et le secret. Ajoutez ensuite ces valeurs au serveur DocuWare (dwmachine.config) et assurez-vous que le site DocuWare est accessible via HTTPS. Enfin, personnalisez le manifeste Outlook avec votre URL DocuWare et le Client ID, puis déployez le manifeste vers les clients Outlook désirés.  

Lorsque ces étapes sont terminées, les utilisateurs peuvent déposer des e-mails et des pièces jointes directement dans leurs bacs DocuWare sur place ou dans les armoires.

Conditions préalables et limites

Conditions préalables :

  • Une licence DocuWare Connect to Outlook est nécessaire pour accéder et utiliser le module.

  • La configuration de DocuWare a été installée sans aucune erreur.

  • Le certificat HTTPS est créé et assigné au site Web dans IIS, de sorte que l'ensemble de DocuWare est accessible via https://{{YOUR_DOMAIN}}/DocuWare

Assurez-vous que l'appel à https://{{YOUR_DOMAIN}}/DocuWare/Outlook réussit.

Limites :

  • Le stockage d'e-mails à partir d'une boîte partagée n'est pas pris en charge dans la version bureau (classique) de Microsoft Outlook.

  • La fonction de commentaires dans l'application n'est pas disponible, car DocuWare pour Outlook sur site ne peut pas se connecter à DocuWare Cloud pour envoyer des commentaires.

Enregistrement de l'application Entra OAuth

Pour utiliser DocuWare for Outlook sur site avec vos clients Outlook, vous devez créer une application OAuth dans Microsoft Entra.

Allez dans l'inscription d'application Microsoft Entra et créez une nouvelle application, par exemple :

L'application est maintenant créée. Dans les étapes suivantes, vous configurez l'application.

1. Exposer une API

  1. Tout d'abord, ouvrez Exposer une API pour y ajouter un nouvel identifiant d'application URI.

  1. Dans le panneau de droite, ajoutez votre URL DocuWare à l'URI de l'ID de l'application et Enregistrez.

  1. Ensuite, ajoutez la portée access_as_user et remplissez les données dans le panneau de droite, par exemple :

    • Nom de la portée : access_as_user

    • Qui peut consentir : administrateurs et utilisateurs

    • Nom d'affichage du consentement de l'administrateur : accès en lecture seule aux e-mails et aux profils des utilisateurs.

    • Description du consentement de l'administrateur : autoriser DocuWare for Outlook à avoir un accès en lecture seule aux e-mails et aux profils des utilisateurs.

    • Nom d'affichage du consentement de l'utilisateur : accès en lecture seule à vos e-mails et à votre profil.

    • Description du consentement de l'utilisateur : autoriser DocuWare for Outlook à avoir un accès en lecture seule à vos e-mails et profils.

    • État : activé

4. Cliquez sur Ajouter une application client et entrez l'ID suivant pour pré-autoriser tous les terminaux d'application Microsoft Office.

ea5a67f6-b6f3-4338-b240-c655ddc3cc8e

Cet ID est valide pour tous les terminaux d'application Microsoft.

2. Authentification

URI de redirection

Passez à l'onglet Authentification et ajoutez les URI de redirection suivantes à l'enregistrement de l'application OAuth :

https://YOUR_DOCUWARE_URL/DocuWare/Outlook-Frontend/
https://YOUR_DOCUWARE_URL/DocuWare/Outlook-Frontend/auth
https://YOUR_DOCUWARE_URL/DocuWare/Outlook-Frontend/login
https://YOUR_DOCUWARE_URL/DocuWare/Outlook-Frontend/adminConsentResult.html
brk-multihub://YOUR_DOCUWARE_URL

Remarque : saisir un lien sans HTTPS

Selon la version et la région Microsoft de l’administrateur, l’onglet Authentification d’Azure peut afficher une vue différente. Dans la nouvelle vue par défaut, il n'est pas possible d'ajouter brk-multihub://<Your_DocuWare_URL>. Dans ce cas, utilisez le lien Pour passer à l'ancienne expérience, veuillez cliquer ici pour entrer l'URL brk-multihub://<Your_DocuWare_URL> dans l'interface précédente.  

Autorisation implicite et flux hybrides

Sur la même page, assurez-vous que Jetons d'accès et Jetons d'ID sont activés.

3. Créer un client secret

DocuWare for Outlook nécessite également un secret pour se connecter de manière sécurisée au compte Office 365 de l'utilisateur.

Ce secret est requis à une étape ultérieure.

4. Scopes de l'API

4.1 API Microsoft

Passez à l'onglet Autorisations des API pour définir les autorisations API requises par DocuWare for Outlook. Voici toutes celles à ajouter à Autorisations Microsoft Graph API.

  • email

  • offline_access

  • openid

  • profile

  • Contacts.Read

  • Contacts.Read.Shared

  • MailboxSettings.Read

  • MailboxSettings.ReadWrite

  • Mail.Read

  • Mail.ReadWrite

  • Mail.ReadWrite.Shared

  • User.Read

4.2 API utilisées par votre organisation

Cliquez à nouveau sur Ajouter une autorisation, basculez sur API utilisées par mon organisation, entrez le nom de l'application OAuth que vous êtes en train de créer (DocuWare for Outlook sur site par ex.), et cliquez sur l'entrée dans la liste des résultats.

Enfin, cochez access_as_user et cliquez sur Ajouter l'autorisation.

5. Accorder l'autorisation de administrateur à l'application OAuth

Assurez-vous d’enregistrer les valeurs suivantes, dont vous aurez besoin dans les prochaines étapes :

  • ID de Tenant Microsoft (tenantid)

  • Client ID de l'application (clientid)  

  • Client secret de l'application  

Terminer cette action finalise le processus d'autorisation de l'administrateur. Après avoir donné votre autorisation, vous devriez voir un écran de confirmation comme celui affiché ci-dessous.

Cette étape doit être faite par l'administrateur Microsoft Azure AD global

Sur le serveur DocuWare

1. Étendre dwmachine.config

Passez sur le serveur où DocuWare est installé et ouvrez un terminal PowerShell avec des droits d'administration sur le dossier où DocuWare. etup.Server.Cmd.exe est situé (C:\Program Files (x86)\DocuWare\Setup Components par exemple).

Exécutez ces commandes pour ajouter les valeurs requises au fichier dwmachine.config de votre serveur.

./DocuWare.Setup.Server.Cmd.exe configureMachine --key="D4O.TenantId" --value="theTenantGuid"
./DocuWare.Setup.Server.Cmd.exe configureMachine --key="D4O.OfficeClientId" --value="theClientId"
./DocuWare.Setup.Server.Cmd.exe configureMachine --key="D4O.OfficeClientSecret" --value="theClientSecret" --encrypted

2. Activer HTTPS pour LocalWebServices et AuthorityAddress

Étant donné qu'Outlook nécessite que votre application soit hébergée via https, il est crucial de faire fonctionner l'URL & comme HTTPS.

 <Setting Key="LocalWebServices" Value="<https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/>" Encrypted="false" />

 <Setting Key="AuthorityAddress" Value="<https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/>" Encrypted="false" />

3. Créer un fichier Outlook Manifest.xml

Accédez au fichier Outlook manifest.xml (disponible dans la section extensible ci-dessous) et copiez le texte XML dans un fichier local sur votre ordinateur. À l'étape suivante, vous devriez remplacer certaines valeurs de substitution et préparer le XML pour un téléversement ultérieur.

Remplacez les valeurs de substitution dans le fichier manifest.xml d'Outlook par les valeurs réelles de votre système DocuWare. Plus spécifiquement, vous devriez rechercher :

  • {{GENERATE_A_UNIQUE_ID}} et le remplacer par n'importe quel GUID comme GUID de l'application

  • {{YOUR_DOCUWARE_URL}} et le remplacer par l'URL de votre système DocuWare

  • {{YOUR_CLIENTID}} et le remplacer par votre ID de client d'application OAuth

Trouver des instructions pour créer un nouveau GUID en utilisant PowerShell

Si vous devez générer un GUID unique, vous trouverez des instructions détaillées sur le portail de documentation Microsoft.

Développez cette option pour accéder au fichier manifest.xml d'Outlook. 

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<OfficeApp
	xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/appforoffice/1.1"
	xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
	xmlns:bt="http://schemas.microsoft.com/office/officeappbasictypes/1.0"
	xmlns:mailappor="http://schemas.microsoft.com/office/mailappversionoverrides/1.0"
	xsi:type="MailApp">
	<Id>{{GENERATE_A_UNIQUE_ID}}</Id>

	<Version>3.0</Version>
	<ProviderName>DocuWare</ProviderName>
	<DefaultLocale>en-US</DefaultLocale>
	<DisplayName DefaultValue="DocuWare" />
	<Description DefaultValue="DocuWare for Outlook" />
	<IconUrl DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/assets/docuware-64.png" />
	<HighResolutionIconUrl DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/assets/docuware-128.png" />
	<SupportUrl DefaultValue="https://support.docuware.com/en-US/" />

	<AppDomains>
		<AppDomain>https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend</AppDomain>
		<AppDomain>https://login.microsoftonline.com</AppDomain>
	</AppDomains>

	<Hosts>
		<Host Name="Mailbox" />
	</Hosts>
	<Requirements>
		<Sets>
			<Set Name="Mailbox" MinVersion="1.1" />
		</Sets>
	</Requirements>
	<FormSettings>
		<Form xsi:type="ItemRead">
			<DesktopSettings>
				<SourceLocation DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/" />
				<RequestedHeight>250</RequestedHeight>
			</DesktopSettings>
		</Form>
	</FormSettings>

	<Permissions>ReadWriteMailbox</Permissions>
	<Rule xsi:type="RuleCollection" Mode="Or">
		<Rule xsi:type="ItemIs" ItemType="Message" FormType="Read" />
	</Rule>
	<DisableEntityHighlighting>false</DisableEntityHighlighting>

	<VersionOverrides xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/mailappversionoverrides" xsi:type="VersionOverridesV1_0">
		<VersionOverrides xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/mailappversionoverrides/1.1"
		                  xsi:type="VersionOverridesV1_1">
			<Requirements>
				<bt:Sets DefaultMinVersion="1.5">
					<bt:Set Name="Mailbox" />
				</bt:Sets>
			</Requirements>

			<Hosts>
				<Host xsi:type="MailHost">
					<Runtimes>
						<Runtime resid="LaunchEventMainPage">
							<Override type="javascript" resid="ClassicRuntimeScript"/>
						</Runtime>
					</Runtimes>
					<DesktopFormFactor>
						<SupportsSharedFolders>true</SupportsSharedFolders>
						<FunctionFile resid="MainPage" />
						<ExtensionPoint xsi:type="MessageReadCommandSurface">
							<OfficeTab id="TabDefault">
								<Group id="docuwareGroupId">
									<Label resid="paneTitle" />
									<Control xsi:type="Button" id="msgReadOpenPaneButton">
										<Label resid="paneTitle" />
										<Supertip>
											<Title resid="paneTitle" />
											<Description resid="paneDescription" />
										</Supertip>
										<Icon>
											<bt:Image size="16" resid="icon16" />
											<bt:Image size="32" resid="icon32" />
											<bt:Image size="80" resid="icon80" />
										</Icon>
										<Action xsi:type="ShowTaskpane">
											<SourceLocation resid="MainPage" />
											<SupportsPinning>true</SupportsPinning>
										</Action>
									</Control>
								</Group>
							</OfficeTab>
						</ExtensionPoint>
						<ExtensionPoint xsi:type="MessageComposeCommandSurface">
							<OfficeTab id="TabDefault2">
								<Group id="composeGroup">
									<Label resid="paneTitle" />
									<Control xsi:type="Button" id="msgComposeOpenPaneButton">
										<Label resid="paneTitle" />
										<Supertip>
											<Title resid="paneTitle" />
											<Description resid="paneDescription" />
										</Supertip>
										<Icon>
											<bt:Image size="16" resid="icon16" />
											<bt:Image size="32" resid="icon32" />
											<bt:Image size="80" resid="icon80" />
										</Icon>
										<Action xsi:type="ShowTaskpane">
											<SourceLocation resid="MainPage" />
											<SupportsPinning>true</SupportsPinning>
										</Action>
									</Control>
								</Group>
							</OfficeTab>
						</ExtensionPoint>
						<ExtensionPoint xsi:type="LaunchEvent">
							<LaunchEvents>
								<LaunchEvent Type="OnNewMessageCompose" FunctionName="onNewMessageCompose"/>
								<LaunchEvent Type="OnMessageSend" FunctionName="onMessageSendHandler" SendMode="SoftBlock" />
							</LaunchEvents>
							<SourceLocation resid="LaunchEventMainPage"/>
						</ExtensionPoint>
					</DesktopFormFactor>
					<MobileFormFactor>
						<ExtensionPoint xsi:type="MobileMessageReadCommandSurface">
							<Group id="mobileMsgRead">
								<Label resid="paneTitle" />
								<Control xsi:type="MobileButton" id="mblRestPaneButton">
									<Label resid="paneTitle" />
									<Icon xsi:type="bt:MobileIconList">
										<bt:Image size="25" resid="icon16" scale="1"/>
										<bt:Image size="32" resid="icon32" scale="1"/>
										<bt:Image size="48" resid="icon80" scale="1"/>
										<bt:Image size="25" resid="icon16" scale="2"/>
										<bt:Image size="32" resid="icon32" scale="2"/>
										<bt:Image size="48" resid="icon80" scale="2"/>
										<bt:Image size="25" resid="icon16" scale="3"/>
										<bt:Image size="32" resid="icon32" scale="3"/>
										<bt:Image size="48" resid="icon80" scale="3"/>
									</Icon>
									<Action xsi:type="ShowTaskpane">
										<SourceLocation resid="MainPage" />
									</Action>
								</Control>
							</Group>
						</ExtensionPoint>
					</MobileFormFactor>
				</Host>
			</Hosts>

			<Resources>
				<bt:Images>
					<bt:Image id="icon16" DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/assets/docuware-16.png" />
					<bt:Image id="icon32" DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/assets/docuware-32.png" />
					<bt:Image id="icon80" DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/assets/docuware-80.png" />
				</bt:Images>
				<bt:Urls>
					<bt:Url id="MainPage" DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/" />
					<bt:Url id="LaunchEventMainPage" DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/" />
					<bt:Url id="ClassicRuntimeScript" DefaultValue="https://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/classic-outlook.runtime.js" />
				</bt:Urls>
				<bt:ShortStrings>
					<bt:String id="paneTitle" DefaultValue="DocuWare" />
				</bt:ShortStrings>
				<bt:LongStrings>
					<bt:String id="paneDescription" DefaultValue="DocuWare - the ultimate add-in for integrating emails and their attachment into business processes.">
						<bt:Override Locale="de" Value="DocuWare - Das ultimative Add-In zur Integration von E-Mails und ihren Anhängen in Geschäftsprozesse." />
						<bt:Override Locale="fr" Value="DocuWare - Le module idéal pour intégrer des e-mails et de leurs pièces jointes dans les processus opérationnel." />
						<bt:Override Locale="es" Value="DocuWare - El complemento definitivo para integrar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en los procesos." />
						<bt:Override Locale="ja" Value="DocuWare - 電子メールとその添付ファイルをビジネスプロセスに統合するための高度なアドイン。" />
					</bt:String>
				</bt:LongStrings>
			</Resources>
			<WebApplicationInfo>
				<Id>{{YOUR_CLIENTID}}</Id>
				<Resource>api://{{YOUR_DOCUWARE_URL}}/DocuWare/Outlook-Frontend/{{YOUR_CLIENTID}}</Resource>
				<Scopes>
					<Scope>openid</Scope>
					<Scope>profile</Scope>
					<Scope>offline_access</Scope>
					<Scope>email</Scope>
					<Scope>User.Read</Scope>
					<Scope>Mail.ReadWrite</Scope>
					<Scope>Mail.ReadWrite.Shared</Scope>
					<Scope>MailboxSettings.ReadWrite</Scope>
				</Scopes>
			</WebApplicationInfo>
		</VersionOverrides>
	</VersionOverrides>
</OfficeApp>

Déploiement du module pour les utilisateurs d'Office 365

Maintenant que toutes les exigences sont définies, le fichier manifeste avec les valeurs de votre système DocuWare peut être utilisé pour être déployé aux utilisateurs d'Office 365.

Suivez simplement la description pas à pas du processus d'installation et de déploiement.

Versions prises en charge : DocuWare on-premises 7.13