Configurer une recherche rapide

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La recherche rapide vous permet d'effectuer une recherche dans DocuWare à partir d'un message électronique sélectionné. Elle utilise une configuration préalablement définie contenant des critères de recherche.

De cette manière, à partir d'un message électronique, vous pouvez par exemple retrouver tous les messages électroniques archivés reçus du même expéditeur d'un simple clic sur un bouton. Les messages électroniques retrouvés s'affichent dans la liste des résultats DocuWare d'Outlook et sont classés par date, les plus récents en premier.

Il existe deux manières de configurer la recherche rapide : Vous pouvez définir les termes de la recherche ou utiliser une liste DocuWare, une recherche avec des termes prédéfinis par exemple.

Définition des termes de recherche

Configurez ici la recherche rapide. Obtenez plus d'informations sur la liste des résultats et les requêtes de recherche :

Liste des résultats

Toutes les listes de résultats de l'armoire sélectionnée pour laquelle vous disposez de droits d'accès s'affichent ici. La liste des résultats remplit deux fonctions dans une recherche rapide :

1. Les résultats de la recherche rapide seront affichés dans la mise en page de la liste de résultats.

2. Les champs de la liste de résultats peuvent être sélectionnés ci-dessous comme champs d'index de la configuration de recherche.

Requête de recherche

Les recherches de Connect to Outlook s'effectuent comme suit : Cliquez sur un message électronique dans Connect to Outlook et sélectionnez une recherche rapide. La recherche sera effectuée selon les critères spécifiés ici : « Afficher tous les documents dans l'armoire dont le champ d'index « xx » contient l'entrée « yy ». »

Champ d'index

Sélectionnez ici un champ d'index DocuWare dans lequel Connect to Outlook doit effectuer la recherche rapide. Si vous sélectionnez un champ plus d'une fois, une recherche OU est effectuée avec des conditions de recherche différentes.

Terme de recherche

En fonction du terme de recherche, différentes entrées compatibles avec la recherche seront disponibles dans le champ.

Propriété de l'adresse électronique

Avec cette méthode, le terme de recherche est extrait des propriétés du message à partir duquel est effectuée la recherche rapide.

Exemple : l'expéditeur est utilisé comme terme de recherche et par conséquent, les autres messages de cet expéditeur sont recherchés.

Propriétés des coordonnées électroniques

Avec cette méthode, les informations sont extraites du contact Outlook du message électronique à partir duquel est effectuée la recherche rapide : Pour les messages entrants, les coordonnées sont celles de l'expéditeur ; pour les messages sortants, les coordonnées sont celles du destinataire. Ces informations sont alors utilisées comme terme de recherche.

Exemple : Si un partenaire commercial utilise plusieurs adresses électroniques pour communiquer avec vous, vous pouvez extraire son nom des contacts Outlook et l'utiliser pour effectuer la recherche. De cette manière, les messages envoyés par ce partenaire commercial à partir d'une autre adresse électronique sont également recherchés. Cependant, pour que cela fonctionne, vous devez saisir toutes les adresses électroniques du partenaire commercial dans les contacts Outlook.

Entrée fixe

Tous les messages qui doivent être recherchés à l'aide de cette configuration doivent contenir, dans le champ d'index sélectionné sur la gauche, l'entrée d'index correspondante pouvant être saisie dans le champ sur la droite.
Exemple : Comptabilité pour le champ d'index du nom de service

Entrée prédéfinie

Cette méthode utilise une entrée prédéfinie pour la recherche dans le champ d'index.
Par exemple : avec CURRENTUSERLONGNAME, le nom de l'utilisateur actuel, c'est-à-dire l'utilisateur qui est en train d'effectuer la recherche rapide via la configuration, est copié dans le champ d'index.

Entrée

En fonction du terme de recherche choisi, vous avez différentes options pour déterminer le terme d'index :

Propriété de l'adresse électronique

Dans la liste déroulante, sélectionnez la propriété de message à copier dans le champ d'index DocuWare.

Propriétés des coordonnées électroniques

Dans la liste déroulante, sélectionnez les informations de contact à copier dans le champ d'index DocuWare.

Pour les messages entrants, les coordonnées utilisées sont celles de l'expéditeur ; pour les messages sortants, les coordonnées sont celles du destinataire.

Pour chaque contact Outlook, vous pouvez enregistrer jusqu'à trois adresses électroniques différentes. Les trois adresses seront toujours recherchées dans Contacts.

Entrée fixe

Saisissez l'entrée d'index de votre choix directement dans la zone de texte.

Entrée prédéfinie

Sélectionnez l'une des entrées suivantes dans la liste déroulante :

CURRENTDATE : pour la date actuelle

CURRENTDATETIME : pour la date actuelle et l'heure

CURRENTUSEREMAIL : adresse électronique de l'utilisateur DocuWare actuel, telle que saisie dans DocuWare Administration

CURRENTUSERLONGNAME : nom d'utilisateur complet de l'utilisateur actuel, tel que saisi dans DocuWare Administration

CURRENTUSERSHORTNAME : nom d'utilisateur abrégé de l'utilisateur actuel, tel que saisi dans DocuWare Administration

Utiliser la liste

Avec cette option, aucune recherche rapide n'est lancée en référence à un message électronique sélectionné ; à la place, une liste DocuWare s'affiche dans Outlook. La création d'une requête de recherche spéciale n'est donc pas requise pour cette configuration.

Toutes les listes appartenant à l'armoire sélectionnée, et pour lesquelles vous disposez des droits d'accès, sont disponibles.

Tous les utilisateurs qui veulent utiliser ultérieurement cette configuration doivent également disposer de droits d'accès à cette liste. Dans le cas contraire, elle ne s'affichera pas.

Vous pouvez créer de nouvelles listes dans DocuWare Configuration dans la section Armoires électroniques.