Servicios de correo electrónico

Prev Next

Todos los usuarios de una organización pueden acceder a las conexiones a servidores IMAP o Exchange para archivar los mensajes de correo electrónico de sus buzones de correo en DocuWare.

Asigne un servicio de correo a su cuenta de correo electrónico para establecer la conexión con el proveedor de correo.

Con el 24 de septiembre, DocuWare ha cambiado la autenticación para aplicaciones de terceros de la autenticación de cookies a la autenticación moderna y segura oAuth2. La compatibilidad con la autenticación básica en DocuWare continuará sin cambios y puede seguir utilizándose si su servicio de correo la admite.

Sin embargo, para los clientes de Gmail (Workspace), la autenticación básica está quedando obsoleta. Google ha anunciado que a finales de septiembre de 2024 dejarán de utilizarse los inicios de sesión mediante autenticación básica o contraseñas de aplicaciones. oAuth2 sustituirá a la autenticación básica como alternativa más segura.

Para más detalles, véase más abajo.

Recibir

Cree conexiones a servidores IMAP o Exchange para importar y almacenar correos electrónicos de sus cuentas de correo en DocuWare.

Asigne un servicio de correo a su cuenta de correo electrónico para conectarse con el proveedor de correo. Todos los usuarios pueden acceder a las conexiones de correo creadas.

Servicios de correo Exchange

Cuenta suplantada y oAuth2

DocuWare se conecta a su buzón de correo de Exchange mediante una cuenta de suplantación de Exchange y el uso de «Exchange Web Services». Dicha cuenta de suplantación se ha autenticado mediante el método de autenticación básico en versiones anteriores de Docuware. A partir del segundo semestre de 2021, este método de autenticación quedará obsoleto para las cuentas de Office 365 y Exchange Online. Por ello, DocuWare se basa en «OAuth2» como método de autenticación.

  • Los clientes en la nube: DocuWare Cloud ofrece todo lo necesario para conectarse a su cuenta de correo de Office 365 con Oauth2. Vaya a su complemento Correo electrónico general y conéctese directamente con su cuenta de Office 365.
    Por otro lado, se requiere un registro de la aplicación OAuth para las cuentas de correo de Office 365/Exchange Online alojadas en Azure National Cloud. En ese caso, el registro es similar al de los clientes locales; consulte a continuación.

  • Clientes in situ: Siga las instrucciones de Microsofts Office Dev Center para configurar correctamente el registro de una aplicación OAuth en Azure Active Directory.

Puede encontrar más información sobre cómo configurar una conexión OAuth2 en asistencia de DocuWare.

Reemplazar las integraciones de Exchange Web Services con Graph API

Microsoft retirará Exchange Web Services (EWS) para Exchange Online después de octubre de 2026. Toda integración que dependa de EWS, incluido DocuWare Connect to Mail, dejará de funcionar.

Para mantener la compatibilidad, elimine o desactive sus configuraciones de correo basadas en EWS y vuelva a crearlas con Graph API.

Pasos : desactive o elimine la configuración existente, cree una nueva mediante la pasarela Graph API y vincúlela a la configuración general de Connect to Mail. Aunque es posible editar una configuración EWS existente y cambiar la pasarela de « EWS » a « Graph API », DocuWare recomienda crear nuevas configuraciones Graph API para obtener los mejores resultados.

Graph API admite la mayoría de las funciones habituales de EWS; sin embargo, algunas funcionalidades avanzadas pueden no estar disponibles de inmediato. EWS y Graph API coexistirán durante el periodo de transición, pero DocuWare recomienda migrar lo antes posible.

Por ahora solo se ve afectado Exchange Online; el soporte EWS para los servidores Exchange locales sigue su propio ciclo de vida.

Cómo remplazar la integración de los servicios web de Exchange con la API Graph

Requisito previo: Necesita acceso de administrador de Microsoft Entra para registrar la aplicación y otorgar el consentimiento.

Registre una aplicación en Microsoft Entra

1. Abra el portal de administración Entra > App registrations > New registration.  

2. Configure los redirect URIs, Certificates y Secrets.  

3. Anote el Application (client) ID.  

Solicite permisos  

  1. Defina los permisos necesarios de Graph API (Mail.ReadWrite, offline_access, openid).  

  2. Asigne los permisos como Delegated o Application, según corresponda.  

Consentimiento y permisos

  1. No existe una «actualización» automática: la migración a Graph API requiere consentimiento de administrador/usuario para la nueva app de Entra.  

  2. Conceda el consentimiento una vez por cada combinación de tenant y aplicación.  

  3. Otorgue el consentimiento:

    1. Inicie sesión en el portal Entra como administrador.  

    2. Navegue hasta la app registrada y seleccione API permissions.  

    3. Haga clic en Grant admin consent for Organization.  

    4. Todos los usuarios de la app tendrán ahora acceso.  

Agregue un nuevo servicio de correo en DocuWare

  1. Abra DocuWare Configurations > Servicios de correo.

  2. Agregue un nuevo servicio de tipo Exchange.  

  3. Seleccione Authentication type > Use OAuth2 Authentication.  

  4. Introduzca los Authentication Details creados en la app de Entra.

  5. Asegúrese de que la opción Use Graph API esté seleccionada como Email Gateway.

Servicios de correo IMAP

Para habilitar las conexiones del servicio de correo IMAP utilizando la autenticación OAuth2 para Gmail (Workspace) u otros servidores IMAP compatibles con OAuth, es necesario realizar ciertas actualizaciones de configuración.

Si tu objetivo es utilizar OAuth2 para acceder a sus servicios de Gmail, Outlook.com u otros servicios IMAP, establece una aplicación cliente de OAuth dentro de sus correspondientes cuentas de plataforma, como Google Cloud Console o Azure AD/Entra.

Gmail (Espacio de trabajo):

Office365 IMAP:

Enviar

DocuWare ofrece la posibilidad de enviar correos electrónicos a los usuarios directamente desde el sistema. Por ejemplo, un cliente puede recibir una factura por correo como parte de un workflow. O bien se notifica a un empleado cuando se ha archivado un documento relevante para él o ella.

Introduzca una conexión con su propio servidor SMTP para enviar correos electrónicos desde una dirección personalizada (por ejemplo, "workflow@peters-engineering.com") y no desde la dirección de sistema de DocuWare.

Puede utilizar una conexión SMTP para notificaciones y otra para flujos de trabajo. Active la conexión para el componente correspondiente.

Conexión SMTP obligatoria para restablecer la contraseña

El envío del correo electrónico de restablecimiento de contraseña requiere una conexión SMTP funcional. Sin ella, es posible que los usuarios no puedan cambiar sus contraseñas.

Sin embargo, la autenticación básica (mediante nombre de usuario y contraseña) es un mecanismo de autenticación obsoleto para los SMTP de Office 365 y Gmail (Workspace). Si utiliza el sucesor OAuth2, deberá crear sus propias conexiones de servicio de correo SMTP con autenticación OAuth2 para sus SMTP de Office365 o Gmail (Workspace).

Nota para administradores

Corrija la configuración de su servicio de correo electrónico

Una configuración incorrecta del servicio de correo que no entregue correos electrónicos a los usuarios de DocuWare desencadena notificaciones automáticas por correo electrónico al administrador de DocuWare de la organización correspondiente. Esto incluye información sobre el problema y sugerencias para solucionarlo.

Las notificaciones por correo electrónico se envían durante un máximo de tres semanas. Durante este periodo, se aconseja a los administradores que resuelvan los problemas. Transcurrido este periodo, las notificaciones se cancelan. Los registros de correo electrónico asociados se eliminan y no pueden restaurarse.

Visualizar correctamente los caracteres no ASCII en los correos electrónicos

al enviar correos que contienen caracteres no ASCII (letras acentuadas, símbolos o escrituras no latinas), la presentación depende del proveedor SMTP emisor, del proveedor SMTP receptor y del cliente de correo. Las limitaciones de los estándares de codificación pueden ocasionar texto ilegible en el asunto, el cuerpo o los nombres de archivos adjuntos.

Para maximizar la compatibilidad:

  1. Configurar el cliente de correo

    1. Asegúrese de que su cliente pueda procesar caracteres codificados en UTF-8 tanto en envío como en recepción. UTF-8 es el estándar para caracteres internacionales.

  2. Elegir un proveedor SMTP con soporte UTF-8

    1. Si tiene problemas con caracteres no ASCII usando nuestro proveedor SMTP predeterminado, considere cambiar a su propio proveedor SMTP.

    2. Verifique que su proveedor SMTP y el del destinatario admitan la extensión SMTPUTF8 para transmitir correctamente direcciones y contenido internacionalizados.

  3. Consejos adicionales

    1. Pruebe correos con caracteres no ASCII en varios clientes y proveedores para comprobar su visualización.

    2. Revise la documentación de su proveedor SMTP para obtener instrucciones sobre cómo habilitar UTF-8 y las funciones de internacionalización.