Envío de formularios

Los DocuWare Forms son formularios basados en la web que capturan datos y los almacenan directamente en un archivador de DocuWare.

En la configuración Envío se define lo que sucede después de que el usuario haga clic en Enviar en un formulario. Seleccione la ubicación del almacenamiento, el tipo de documento, la confirmación que se muestra al usuario y si el enlace del formulario puede reutilizarse o rellenarse previamente.

Para configurar las opciones de envío, abra la Configuración de DocuWare y vaya a Captura > Formularios > Envío.

Tipo de documento

En esta sección, elija el tipo de documento que DocuWare almacenará después de que el usuario haga clic en Enviar.

Hay dos opciones disponibles:

• Formulario web: el formulario completado se almacena como PDF. El documento refleja el diseño creado en el diseñador de formularios.  

• Formulario de fusión: seleccione esta opción cuando haya finalizado un formulario, como un contrato, aplicación o PDF gubernamental, y solo deberá insertar los datos del usuario.

  • Seleccione una o más plantillas (PDF, Word, TIFF, JPG, etc.), luego asigne cada campo del formulario web al lugar correspondiente de la plantilla.

  • Cuando el usuario hace clic en Enviar, DocuWare «fusiona» los datos de la plantilla y guarda el nuevo documento completo. El formulario web original no se archiva; solo se almacenan los documentos del formulario de fusión.

  • Si un solo formulario web está vinculado a varias plantillas, DocuWare genera un PDF separado para cada plantilla al enviarlo.

Opciones después de enviar

Especifique lo que los usuarios verán o lo que debería pasar justo después de enviar el formulario. Puede:

• Mostrar el botón Iniciar un nuevo formulario

• Mostrar el enlace al formulario enviado en DocuWare

• Activar una acción automatizada, como redireccionar a una URL específica

Rellenar previamente el formulario

Con la versión 7.12 o posterior de DocuWare, DocuWare Forms ofrece una función de rellenado previo para diversos casos de uso. Los usuarios pueden completar parcialmente un formulario, guardar su progreso, volver para finalizarlo y enviarlo en otro momento. Además, los propietarios de procesos pueden rellenar previamente los formularios y enviarlos a los usuarios designados para que los completen.

La función de rellenado previo se aplica tanto al formulario privado como al público.  

Cómo activar la función de rellenado previo

Para habilitar la función de rellenado previo, vaya a Configuración de DocuWare > Capturar > Formularios > Configuración de formularios xxx > Envío.

Active la opción Permitir que el formulario se rellene previamente.

Guardar un formulario sin terminar

Esta función permite que los empleados guarden su progreso en un formulario y remitan el formulario parcialmente completado a otro usuario.

1. Habilite la opción Permitir que el formulario se rellene previamente.

2. Habilite la opción Mostrar botón «Copiar enlace del formulario».

Cuando ambas opciones están activadas, el formulario muestra el botón Copiar enlace de formulario junto al botón Enviar.

Los usuarios pueden rellenar el formulario. Al hacer clic en el botón Copiar enlace de formulario, las entradas realizadas por el usuario se escriben automáticamente en la URL.

Guarde el enlace de formulario manualmente

Los usuarios pueden marcar este enlace de formulario para rellenarlo más tarde, ya que DocuWare Forms no lo almacena automáticamente.

Nota: Los datos proporcionados en los campos de tablas, los archivos adjuntos y los campos de firma no se pueden guardar con esta función.

Editar la URL para rellenar previamente un formulario

Cuando solo la opción Permitir que el formulario se rellene previamente está habilitada, los administradores pueden rellenar previamente el formulario manualmente editando el enlace y pasando los ID de campo y los valores como parámetros de URL. Esto sirve como alternativa para que los usuarios experimentados ahorren tiempo.

Para rellenar previamente el formulario con los datos recopilados durante el flujo de trabajo, habilite esta opción y siga las siguientes pautas.

Cómo escribir una URL

Incluye todos los campos cuyo valor desea establecer o mantener al abrir el formulario. Si un campo ya contiene un valor predefinido que debe quedarse, aunque esté oculto, también debe listar dicho campo en la URL.

Un enlace de formulario siempre sigue el mismo patrón básico:

Dominio de la organización/docuware/formsweb/Forms Name?orgID=Org ID

Un enlace rellenado previamente podría verse así:

/DocuWare/FormsWeb/Nombre del formulario?pf=on&SingleLineText=Hola

1. Elimine el orgID de la URL y añada pf=on&

2. Después de este parámetro, añada los ID de campo y sus respectivos valores.

3. Para encontrar el IDde un campo, vaya al diseñador de formularios y abra la configuración de campo del campo correspondiente.

4. En la configuración del campo, pase el cursor sobre el icono de ID. Consulte la captura de pantalla de abajo.

   • El ID del campo se actualizará automáticamente si se cambia la etiqueta.

   • También puede editar manualmente el ID para mantenerlo corto, ya que el límite de longitud de la URL es de 1800 caracteres.

   • Cambiar el ID de campo de un formulario de fusión podría afectar a su flujo de trabajo.
     

   • Utilice el formato FieldID=value y separe cada campo con un & para escribir su parámetro.
     

5. Por razones de seguridad, si su URL de formulario privado contiene las palabras «code», «state», «session_state» o «error», es posible que se eliminen automáticamente, lo que podría dar como resultado que sus parámetros no funcionen como se esperaba.
   

Tipos de campos de formulario compatibles con la función de rellenar previamente

Solo los siguientes tipos de campos pueden ser incrustados como parámetros en una URL:

• Texto de una sola línea y texto de varias líneas: los valores codificados por URL, el texto normal no puede utilizarse directamente en las URL si incluye caracteres especiales.

• Número: utilice el formato invariante, sin separador de miles y punto como separador decimal, por ejemplo: 123456.789.

• Fecha: usar formato ISO UTC, por ejemplo: 2025-06-29T21:00:00.000Z.

• Desplegable + radio: pase el texto de la opción seleccionada, pero codifíquelo para URL (reemplace espacios y caracteres especiales con sus códigos %)

• Casilla de verificación: si se seleccionan varias opciones, cada opción debe especificarse individualmente y vincularse con «&.»
  Aquí tiene un ejemplo: casilla de verificación=opción1&casilla de verificación=opción 2

El ajuste Comportamiento como parámetro de URL

El ajuste Comportamiento de formularios le permite ocultar un campo o hacerlo de solo lectura con una regla. Ambos comportamientos afectan la forma en que el campo debe manejarse en una URL rellenada previamente, como se explica a continuación.

• Campo oculto con un valor predefinido

  • Cuando hay un valor predefinido en un campo oculto, puede ver este valor predefinido en la URL.

  • Si el campo está establecido en restablecer, no puede editar el valor en la URL.

  • Si el campo está establecido en conservar, puede editar el valor en la URL.

• Campo oculto con un valor de entrada, pero sin valores predefinidos, lo que significa que un usuario añade un valor y luego oculta el campo.

  • Si el campo está configurado en restablecer, no podrá ver el campo ni añadir un valor a la URL.

  • Si el campo está establecido en conservar, puede ver y editar este valor en la URL.

• Entrada predefinida: añada un campo con una entrada predefinida a la URL. Incluso aunque la entrada predefinida esté configurada en la configuración del campo y el usuario no deba cambiarla, debe incluirse en la URL. De lo contrario, el valor predefinido se eliminará cuando se cargue el formulario.

• Campo de solo lectura:

  • Debido a restricciones técnicas, el estado de solo lectura configurado a través del comportamiento solo deshabilita la interacción con la interfaz de usuario del campo. Los usuarios todavía pueden cambiar su valor editando la URL. Para un campo completamente de solo lectura, utilice un campo de solo lectura con valores predefinidos, como se explica a continuación.

• Campo de solo lectura con valores predefinidos:

  • Para mantener un campo con un valor predefinido de solo lectura y no editable incluso en la URL, habilite la casilla solo lectura en la configuración del campo, aunque ya se haya establecido solo lectura a través del comportamiento.

  • Esta casilla de verificación es la única manera de garantizar que un campo de solo lectura no se pueda editar. Una vez que el ajuste de solo lectura está habilitado para un campo, no tiene que incluirse en la URL.