DocuWare E‑Invoicing Service conecta su entidad legal, como una empresa, con redes de facturación electrónica específicas de cada país y con las autoridades fiscales para enviar y recibir facturas electrónicas conformes a la normativa.
Al enviar o recibir facturas electrónicas con DocuWare E-Invoicing Service, cada factura pasa por un conjunto definido de estados. Estos estados le muestran con exactitud en qué punto se encuentra una factura, desde el momento en que se crea hasta su resultado final.
Este artículo explica qué significa cada estado de las facturas electrónicas y cómo funciona en segundo plano la declaración fiscal mediante estos estados. Cubre dos áreas:
Facturación electrónica: envío y recepción de facturas electrónicas
E-Reporting / Declaración fiscal: notificación automática a la autoridad fiscal de las facturas electrónicas nacionales, facturas electrónicas B2C y operaciones transfronterizas
País de ejemplo: Francia. A lo largo de este artículo se utiliza Francia como ejemplo práctico. La reforma francesa de la facturación electrónica obliga a las empresas a enviar y recibir facturas de forma electrónica a través de una plataforma certificada y a declarar determinadas operaciones ante la autoridad fiscal francesa, la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). DocuWare gestiona todo este proceso automáticamente en segundo plano. La misma lógica de estados se aplica a la facturación electrónica en otros países en los que el gobierno la exige.
Cómo funcionan los estados de facturas electrónicas
DocuWare actualiza automáticamente el estado de sus facturas a medida que avanzan por el proceso de facturación electrónica. No es necesario que active todas las actualizaciones manualmente. Estas se producen en segundo plano a medida que las facturas son procesadas por la red de facturación electrónica. Algunos estados los establece el flujo de trabajo de DocuWare cuando el usuario o el proceso decide que el estado debe cambiar, por ejemplo Recibida → Aceptada.
Las facturas se intercambian a través de la red Peppol, una infraestructura internacional de facturación electrónica que conecta a emisores y receptores. Los cambios de estado en un lado se reflejan automáticamente en el otro:
Cuando su cliente acepta una factura, DocuWare actualiza automáticamente el estado a Aceptada.
Cuando su cliente marca una factura como pagada, DocuWare actualiza el estado a Supuestamente pagada.
Este intercambio automático de estados permite automatizar los flujos de trabajo de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Consulte el artículo Cómo configurar flujos de trabajo para DocuWare E-Invoicing Service para aprender a adaptar su flujo de trabajo de DocuWare.
Estados de facturas electrónicas enviadas (lado del emisor)
Los siguientes estados se aplican a las facturas que usted envía a sus clientes. Una factura puede crearse a partir de datos almacenados en DocuWare o a partir de un archivo de factura electrónica, por ejemplo en formato UBL o Factur-X, proporcionado por su sistema ERP. Nota: actualmente, la creación de facturas electrónicas solo está disponible para entidades legales francesas.
Estado | ¿Qué significa? | ¿Qué debe hacer? / Descripción |
|---|---|---|
Enviando | Su factura se ha creado y está en cola para su transmisión. Antes del envío, la factura se valida automáticamente. Hay dos resultados posibles: Enviada o Error. | No se requiere ninguna acción. Espere al siguiente estado. Es un estado proporcionado automáticamente que indica que la operación sigue pendiente. |
Enviada | Su factura se ha entregado correctamente a la red de facturación electrónica. El documento de factura ya está disponible para su descarga y archivo en el lado del receptor. | No se requiere ninguna acción. La factura se está procesando. Es un estado proporcionado automáticamente que indica que la operación se ha completado. |
Registrada | Su factura ha sido aceptada oficialmente y registrada por la autoridad fiscal local. Tiene validez legal y el destinatario ya puede procesarla. | No se requiere ninguna acción. Su obligación de facturación electrónica queda cumplida ante la autoridad fiscal. Tenga en cuenta que este estado es relevante para los países con obligación de e-reporting. Es un estado proporcionado automáticamente. |
Aceptada | La factura electrónica se ha recibido y su cliente ha aprobado que se emitió correctamente. | No se requiere ninguna acción. Útil para el seguimiento de las cuentas por cobrar. |
Supuestamente pagada | Su cliente ha declarado la factura como pagada. | Nota: se trata de una declaración del cliente, no de una transferencia bancaria confirmada. Compruebe sus propios registros de pago para verificar la recepción. Es un estado proporcionado automáticamente. |
Rechazada | Su cliente ha rechazado la factura (por ejemplo, importe incorrecto, falta de referencia de pedido, servicio en disputa). | Escale el caso y aclare el motivo con el cliente. Emita una nota de crédito y envíe una factura corregida. Actualmente es un proceso manual. El intercambio del motivo de rechazo para facturas electrónicas rechazadas está previsto para una versión futura. |
Error | La factura no se pudo entregar o fue rechazada por la plataforma de facturación electrónica durante la validación o la transmisión. | Consulte los detalles del error en DocuWare. La factura debe eliminarse, corregirse y volver a enviarse como una nueva factura. |
Importante: una factura con estado Error no puede reenviarse sin más. Debe eliminarse y crearse una nueva factura.
Francia: estados de facturas enviadas
En Francia, todas las facturas B2B nacionales se transmiten a través del PPF (Portail Public de Facturation), el portal oficial de facturación electrónica del Gobierno. DocuWare gestiona este proceso automáticamente.
El estado Registrada es especialmente crítico en el contexto francés: confirma que la factura ha sido validada y aceptada por la DGFiP. Solo en ese momento se considera cumplida su obligación de facturación electrónica conforme a la reforma francesa.
Estado francés | Código CDAR | Corresponde a | Notas |
|---|---|---|---|
Enregistrée | — | Registrada | Aceptada y registrada por la DGFiP; hito legal |
Approuvée | 205 | Aceptada | El comprador ha confirmado la aprobación para el pago |
Encaissée | 212 | Supuestamente pagada | El comprador ha declarado el pago; también activa la declaración fiscal del pago (Flux 10) |
Refusée | 210 | Rechazada | Rechazo comercial por parte del comprador |
Rejetée | 213 | Error | Rechazo técnico por parte de la propia plataforma PPF; distinto del rechazo del comprador |
Estados de facturas electrónicas recibidas (lado del receptor)
Cuando usted recibe una factura electrónica de un proveedor a través de la red de facturación electrónica, DocuWare le permite actualizar su estado para reflejar su procesamiento interno. La actualización de estado se notifica automáticamente al proveedor.
Estado | Qué significa |
|---|---|
Recibida | La factura ha llegado a su plataforma y está lista para ser procesada. |
Aceptada | Ha aprobado la factura para el pago. Se notifica automáticamente al proveedor. |
Rechazada | Ha rechazado la factura (por ejemplo, disputa de precio, falta de referencia de pedido). Se notifica al proveedor, que debe emitir una nota de crédito y una factura corregida. Actualmente, el motivo del rechazo no se intercambia a través de la red. Esto está previsto para una versión futura. |
Pagada | La factura se ha declarado como pagada. |
La actualización del estado de una factura recibida puede realizarse mediante un flujo de trabajo de DocuWare.
Francia: estados de facturas recibidas
En Francia, los receptores están legalmente obligados a comunicar al PPF el ciclo de vida de la factura. Cuando actualiza el estado de una factura recibida en DocuWare, el correspondiente mensaje CDAR (Compte-Rendu d'Application Récepteur) se envía automáticamente al PPF en segundo plano.
La siguiente tabla recoge todos los códigos CDAR:
Código CDAR | Estado francés | Estado en DocuWare | Qué significa |
|---|---|---|---|
200 | Déposée | (automático) | Factura depositada y registrada en el PPF. La genera automáticamente el PPF; no se requiere ninguna acción por su parte. |
202 | Reçue | (automático) | Factura entregada a su plataforma. Confirma que la factura ha llegado a su entorno; se genera automáticamente. |
205 | Approuvée ✅ | Aceptada | Ha aprobado la factura para el pago. Indica que está lista para pagar tras la validación interna de cuentas por pagar. |
210 | Refusée ❌ | Rechazada | Ha rechazado la factura. El proveedor debe emitir una nota de crédito y volver a emitir una factura corregida. |
212 | Encaissée | Pagada | Factura declarada como pagada. Nota: esta actualización de estado aún no está disponible en DocuWare. Su implementación está prevista para una versión futura. |
213 | Rejetée ❌ | Error | El PPF ha rechazado técnicamente la factura (por ejemplo, errores de formato, entradas no válidas). Se trata de un rechazo a nivel de plataforma, distinto del rechazo del comprador (código 210). El proveedor debe corregir y reenviar. |
Declaración fiscal
Cómo funciona la declaración fiscal
En los países donde la declaración fiscal o e-reporting es obligatoria, DocuWare genera automáticamente un informe fiscal junto con cada factura electrónica y lo envía a la autoridad fiscal correspondiente.
La fuente de verdad del informe fiscal es siempre la factura electrónica. DocuWare no crea un informe fiscal; todos los informes fiscales se derivan de la factura electrónica proporcionada. Los informes fiscales siempre se generan a partir de los datos contenidos en su factura electrónica. Datos incorrectos en la factura electrónica pueden dar lugar a declaraciones fiscales incorrectas.
No se requiere ninguna acción manual para generar un informe fiscal. En algunos escenarios, la factura electrónica debe crearse a partir de datos para poder generar un informe fiscal. DocuWare E-Invoicing Service admite esto en los países donde la ley lo exige. Los siguientes escenarios de factura pueden desencadenar un informe fiscal:
Facturas que recibe:
a través de la red Peppol → siempre en formato electrónico
fuera de la red Peppol → en formato de factura electrónica, PDF u otro formato aceptado
Facturas que envía:
a través de la red Peppol → se declara automáticamente al enviar la factura
fuera de la red Peppol:
en un formato común de factura electrónica → se declara como factura transfronteriza
como factura B2C simplificada → se declara a partir de los datos almacenados en DocuWare (nota: en este escenario no se admiten archivos PDF)
Estados del informe fiscal
Los informes fiscales tienen su propio conjunto de estados, independiente del estado comercial de la factura:
Estado | Qué significa |
|---|---|
Nuevo | El informe fiscal se ha creado y está pendiente de envío. |
Enviado | El informe fiscal se ha entregado a la autoridad fiscal. |
Confirmado | La autoridad fiscal ha recibido el informe y lo está procesando. |
Registrado | La autoridad fiscal ha aceptado y registrado el informe. Su obligación de declaración fiscal queda cumplida. |
Rechazado | La autoridad fiscal ha rechazado el informe. Póngase en contacto con Support de DocuWare para obtener ayuda. |
Error | Se ha producido un error técnico durante la transmisión. Póngase en contacto con Support de DocuWare para obtener ayuda. |
Importante: el estado Registrado en un informe fiscal confirma que su obligación de declaración se ha cumplido, con independencia del estado comercial de la propia factura, por ejemplo, de si su cliente ha pagado o no.
Francia: declaración fiscal (Flux 1 y Flux 10)
Francia exige dos tipos diferenciados de declaración fiscal, ambos gestionados automáticamente por DocuWare:
Tipo de informe | Abarca | Transmisión |
|---|---|---|
Flux 1 | Facturas B2B nacionales | De inmediato, un informe fiscal por factura |
Flux 10 | Ventas B2C y B2B transfronterizas | Una vez al día, como lote diario a las 02:00 CET |
Flux 1: facturas B2B nacionales
Cada factura electrónica B2B enviada a una empresa francesa registrada en el Annuaire del PPF genera su propio informe fiscal individual, que se envía a la DGFiP inmediatamente después de crear la factura. Cada cambio de estado se activa mediante una notificación de validación recibida del PPF.
Estado | Qué significa |
|---|---|
Nuevo | Informe fiscal creado, en cola para su transmisión inmediata. |
Enviado | Entregado al PPF. Pendiente de confirmación de validación del PPF. |
Confirmado | El PPF ha recibido y aceptado el formato del archivo. La validación de negocio de la DGFiP sigue pendiente. |
Registrado | La DGFiP ha aceptado y registrado la factura. La obligación fiscal queda cumplida. La factura es ahora inmutable y ya no puede modificarse. |
Rechazado | La DGFiP ha rechazado el informe (por ejemplo, número de empresa no válido, infracciones de formato). La factura debe eliminarse y volver a crearse. |
Error | Fallo técnico durante la transmisión o el procesamiento. Consulte los detalles del error en DocuWare antes de actuar. |
Anulado | La factura se anuló tras el registro, normalmente después de emitir una nota de crédito para cancelar la factura original. |
Flux 10: facturas B2C y transfronterizas
Las facturas emitidas a consumidores particulares (B2C) o a empresas situadas fuera de Francia (transfronterizas, intra-UE y extra-UE, tanto enviadas como recibidas) se agrupan en un libro diario y se envían una vez al día a las 02:00. Todas las facturas del mismo lote diario comparten un ID de lote común y avanzan conjuntamente por los estados.
Estado | Qué significa |
|---|---|
Nuevo | Informe fiscal creado, a la espera del ciclo de lote diario. No se envía de inmediato. |
Enviado | Libro diario entregado al PPF. Todos los informes del mismo lote diario pasan a este estado conjuntamente. |
Confirmado | El PPF ha recibido el libro. La validación de la DGFiP sigue pendiente. |
Registrado | La DGFiP ha aceptado el libro. Todas las operaciones del lote están oficialmente declaradas. Obligación de declaración de IVA transfronteriza y B2C cumplida. |
Rechazado | Todo el lote diario ha sido rechazado por la DGFiP. Todas las operaciones subyacentes del lote se ven afectadas. Póngase en contacto con Support de DocuWare. |
Error | Fallo técnico en la transmisión del libro. Todos los informes del lote están bloqueados. Póngase en contacto con Support de DocuWare. |
Francia: tipos de libro Flux 10
Dentro de un mismo día, pueden generarse varios libros en función del tipo y la dirección de la operación. Cada libro se envía de forma independiente y sigue su propio proceso de validación.
Tipo de libro | Dirección | Contenido |
|---|---|---|
Libro de operaciones | Saliente (ventas) | Facturas B2B transfronterizas y B2C emitidas. Agrupa todas las operaciones salientes del día dirigidas a contactos no franceses o a consumidores B2C franceses. |
Libro de operaciones | Entrante (compras) | Facturas recibidas de proveedores extranjeros (intra-UE y extra-UE). Solo se genera cuando el país del proveedor no es Francia. |
Libro de pagos | Saliente (ventas) | Actualizaciones de estado de pago. Se activa cuando una factura pasa al estado Supuestamente pagada. Separa la transmisión de la factura de su ciclo de vida de pago. |
Francia: códigos de proceso de la DGFiP
Cada informe fiscal enviado a la DGFiP lleva un código de proceso que identifica la naturaleza fiscal de la operación. Este código lo asigna automáticamente DocuWare en función del tipo de factura y de su configuración de facturación electrónica. No es necesario que lo establezca manualmente.
Código | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
S1 | Servicios | Factura estándar de servicios (por ejemplo, consultoría, TI, formación). |
B1 | Bienes | Factura estándar de bienes. |
M1 | Mixto | Factura que combina bienes y servicios. |
S2 / B2 / M2 | Servicios / Bienes / Mixto | Factura ya pagada en el momento de su emisión (por ejemplo, ventas al contado, liquidación inmediata). Activa la declaración de pago adicional a través de Flux 10. |
S4 / B4 / M4 | Servicios / Bienes / Mixto | Factura con pagos anticipados o depósitos. |
S7 / B7 | Servicios / Bienes | Corrección de una factura registrada previamente. Nota: no existe un código de corrección para facturas mixtas registradas (no hay código M7); se trata de una laguna documentada en la especificación francesa de la DGFiP, no de una limitación de DocuWare. |
Resolución de problemas
Situación | Acción recomendada |
|---|---|
Una factura enviada tiene el estado Error | Consulte los detalles del error en DocuWare. Elimine la factura, corrija el problema y cree una nueva factura. |
Una factura enviada tiene el estado Rechazada | Su cliente ha rechazado la factura por motivos comerciales. Emita una nota de crédito y envíe una factura corregida. |
El informe fiscal tiene el estado Rechazado o Error | Consulte los detalles del error en DocuWare. Elimine la factura, corrija el problema y cree una nueva factura. |
Es necesario rechazar una factura recibida | Actualice el estado de la factura a Rechazada mediante su flujo de trabajo de DocuWare. Se notificará automáticamente al proveedor. |
Notas importantes
Una factura con estado Error no puede reenviarse. Debe eliminarse y enviarse una nueva factura.
El estado Registrada tanto en la factura como en el informe fiscal son sus dos hitos de cumplimiento clave. Realice un seguimiento de ambos por separado.
Las actualizaciones de estado de las facturas recibidas se envían automáticamente al proveedor y, cuando es necesario, a la autoridad fiscal.
Francia: notas importantes
Los campos de pago son obligatorios para las facturas B2B, pero no para las facturas B2C. Asegúrese de que todas las facturas B2B incluyen la información de remesa, el método de pago y las condiciones de pago.
La verificación del registro de la empresa es asíncrona: el estado de registro de un contacto francés en el Annuaire del PPF puede no confirmarse inmediatamente después de su creación. Solo se generará un informe fiscal Flux 1 una vez que el contacto figure como registrado en el Annuaire.
Los archivos de informe fiscal Flux 10 no pueden descargarse individualmente. Solo están disponibles como parte del libro diario al que pertenecen.
Marcar una factura recibida como pagada (CDAR 212, Encaissée) aún no está disponible en DocuWare. Es la única funcionalidad que falta actualmente para el ciclo de vida de las facturas recibidas. Su implementación está prevista para una versión futura.
No existe un código de proceso M7 para corregir una factura mixta registrada. Se trata de una laguna documentada en la especificación francesa de la DGFiP (XP Z12-012), no de una limitación de DocuWare.
Preguntas para el equipo (eliminar antes de publicar)
En el lado del emisor, Supuestamente pagada se etiqueta como "estado proporcionado automáticamente", pero la introducción indica que este estado se debe a que el cliente declara la factura como pagada. ¿Lo establece realmente el sistema o la etiqueta "proporcionado automáticamente" es inexacta para esta fila (y posiblemente para otras filas del lado del emisor donde se añade)?
En la tabla de tipos de libro de Flux 10, el Libro de pagos se marca con dirección "Saliente (ventas)", pero su contenido describe actualizaciones de estado de pago activadas por Supuestamente pagada. ¿Es correcto "Saliente (ventas)" en este caso, o la dirección debería ser diferente para la declaración de pagos de facturas recibidas?
Comprobación de referencia cruzada: este artículo enlaza con
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