El sistema de permisos no cambia con el nuevo DocuWare Client. Los documentos siguen siendo exactamente igual de seguros que hoy, sobre la base de la configuración ya existente. No hay que reasignar nada, y no se pierde ni se amplía ningún permiso.
DocuWare dispone de dos maneras de controlar cómo trabajan los usuarios con los documentos: los permisos de archivador y los diálogos. A menudo actúan en paralelo, lo que lleva fácilmente a suponer que hacen lo mismo. No es así. Los permisos protegen los documentos. Los diálogos determinan cómo los ven los usuarios y cómo trabajan con ellos.
El nuevo DocuWare Client hace visible esa distinción. La búsqueda en varios archivadores y DocuWare Aura consultan los documentos para los que un usuario tiene permiso, con independencia de cualquier diálogo de búsqueda o de resultados. Allí donde el acceso se gestionaba mediante diálogos en lugar de mediante permisos, los usuarios pueden encontrar ahora documentos que antes no veían, aunque el modelo de permisos en sí no haya cambiado.
Versiones compatibles: DocuWare Cloud + solo nuevo cliente DocuWare
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Importante
Los permisos de archivador deciden a qué se puede acceder. Los diálogos siguen existiendo y pueden dirigir la visibilidad de los datos, pero no son una capa de seguridad. La búsqueda en varios archivadores no depende de los diálogos. La búsqueda en un solo archivador sigue funcionando con los diálogos y sus ajustes. Un usuario que tiene los permisos sobre un documento puede encontrarlo por sus valores de índice, incluso cuando esos campos están ocultos en un diálogo o en una lista de resultados. La información confidencial se protege mediante permisos de archivador y de documento, no ocultando campos de diálogo.
Permisos y diálogos: dos funciones separadas
Los permisos de archivador deciden a qué puede acceder un usuario: a qué documentos, a qué campos de índice y a qué operaciones, como buscar, visualizar, editar, eliminar y exportar. La plataforma los aplica a nivel de datos, sea cual sea la vía por la que el usuario llega al archivador. Sin permiso no hay acceso, tanto si la solicitud procede de un cliente como de una integración o de la API.
Los diálogos son vistas. Deciden qué campos se ofrecen a un usuario, en qué orden y con qué filtros predefinidos, para que el trabajo diario sea más rápido. Un diálogo filtra lo que se muestra. No cambia a qué puede acceder un usuario.
Por qué un diálogo no puede restringir el acceso
Una configuración que mantiene los documentos fuera del alcance dejando un campo fuera de un diálogo, o no asignando ningún diálogo de búsqueda, solo los oculta. El documento en sí sigue siendo accesible para todo el que tenga el permiso correspondiente.
A ese documento se puede llegar igualmente:
a través del DocuWare Platform Service o de otra interfaz,
leyendo el tráfico entre el navegador y el servidor,
a través de cualquier otro cliente o integración sobre el mismo archivador.
Dos ejemplos de una regla que un diálogo no puede sostener:
El campo Salario se deja fuera de la lista de resultados del archivador de personal, para que los jefes de equipo no lo vean. Pero todo el que tenga concedido el acceso al campo Salario puede verlo en los resultados.
Un diálogo de búsqueda está preconfigurado para un solo proveedor, de modo que un empleado solo ve las facturas de ese proveedor. Si ese mismo empleado tiene permisos sobre los demás proveedores, puede encontrar las facturas de todos los demás proveedores del archivador mediante una búsqueda por palabra clave.
En ambos casos, la regla corresponde a los permisos de archivador, donde se aplica a todos los clientes y a todas las interfaces.
Dónde se hace visible esto en el nuevo DocuWare Client
El modelo de permisos no ha cambiado. Lo que ha cambiado es que varias partes del nuevo DocuWare Client ya no funcionan a través de un diálogo, de modo que un diálogo no puede acotar lo que devuelven.
Búsqueda en varios archivadores
La búsqueda abarca todos los archivadores a los que un usuario tiene acceso y no utiliza ningún diálogo de búsqueda. Los campos de índice ocultos en un diálogo están disponibles en la tabla de resultados, y las entradas de menú ocultas en un diálogo de resultados se ofrecen.
DocuWare Aura
Las respuestas se basan en los documentos para los que un usuario tiene permiso, y la respuesta nombra los documentos que ha utilizado. Los permisos de documento y de campo de índice se aplican sin cambios.
Funciones de lista de resultados en un diálogo
Un diálogo de resultados en DocuWare Configuraciones > Archivadores tiene el ajuste Funciones de lista de resultados, que decide qué funciones aparecen en el menú contextual y como botones encima de la lista de resultados. El nuevo DocuWare Client no evalúa ese ajuste, tampoco allí donde se utiliza un diálogo.
Cada una de estas funciones se apoya en un permiso propio. El ajuste solo decidía qué se ofrecía al usuario en pantalla. Un usuario que tiene el permiso puede ejecutar la función por otras vías, de modo que desmarcar una casilla allí nunca restringió nada.
En el nuevo DocuWare Client, el menú contextual se compone en su lugar a partir de los permisos: una función que un usuario no puede utilizar queda fuera del menú, en vez de mostrarse y rechazarse.
Las listas predefinidas y todas las demás listas siguen dependiendo de su diálogo, pero el menú de una lista se compone a partir de los permisos, no de los ajustes del diálogo. Además, el menú del documento de una tarea de flujo de trabajo muestra las acciones que permiten los permisos de archivador del usuario, en lugar de un conjunto fijo.
Allí donde no hay ningún diálogo, como en la búsqueda en varios archivadores, las funciones de lista de resultados nunca estuvieron disponibles de todos modos, y en el Client clásico tampoco lo estaban para las carpetas.
Qué comprobar en una configuración
Localice los diálogos que ocultan elementos. Allí donde un campo que falta, un filtro predefinido o un diálogo sin asignar sea lo que mantiene los documentos fuera de la vista, trátelo como una carencia de permisos.
Traslade la regla a la capa de permisos. Defina en los permisos de archivador a qué puede acceder realmente cada rol. La regla se mantiene entonces en todos los clientes, en las integraciones y en la API.
Reserve los diálogos para lo que hacen bien: vistas a medida, máscaras más cortas, listas de resultados por departamento.
Revise los perfiles de permisos del archivador antes de que los usuarios pasen al nuevo DocuWare Client, de modo que lo que hoy está oculto quede también restringido.