Bevor Sie mit der Erstellung einer Workflow-Konfiguration beginnen, überprüfen Sie die Checkliste unten. Stellen Sie sicher, dass alle Berechtigungen und Einstellungen korrekt konfiguriert sind, bevor Sie mit der Konfiguration beginnen.
1. Lizenz vorhanden?
Mit einer Workflow-Manager-Lizenz ist der Abschnitt DocuWare Konfiguration > Workflow Designer für alle DocuWare Benutzer sichtbar.
Die Lizenz ist in DocuWare Cloud enthalten.
Wenn Sie DocuWare On-Premises verwenden, ist eine separate Lizenz „Workflow Manager“ erforderlich.
Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren DocuWare Kontakt.
2. Berechtigung „Workflows designen“ zugewiesen?
Die funktionale Berechtigung Design Workflows wird benötigt, um Workflows erstellen, bearbeiten und löschen zu können.
Hier finden Sie es: DocuWare-Konfiguration > Benutzerverwaltung > Benutzer x > Funktionsprofile > Workflows designen.
Lesen Sie mehr über Berechtigungen im Workflow Designer.
3. Berechtigung „Alle Benutzer anzeigen“ zugewiesen?
Die funktionale Berechtigung Alle Benutzer anzeigen ist für Benutzer erforderlich, die den Rollen Workflow Designer, Workflow Controller und Workflow Systembenutzer zugewiesen sind, um sicherzustellen, dass die Workflows ordnungsgemäß funktionieren.
Die gleiche Berechtigung ist für alle Benutzer erforderlich, die Workflow-Aufgaben verarbeiten, wenn die Aufgabenliste des Workflows Benutzernamen enthält.
Hier finden Sie die Berechtigung: DocuWare Konfiguration > Benutzerverwaltung > Benutzer x > Funktionsprofile > Alle Benutzer anzeigen
4. Zugang zum Archiv gewährt?
Als Workflow Designer benötigen Sie Zugriff auf das Archiv, auf dem der Workflow basiert.
Beachten Sie, dass der Zugriff auf das Archiv im Workflow Designer nicht gegengeprüft wird. Wenn Sie andere Benutzer als Designer für den Workflow zuweisen, stellen Sie sicher, dass diese auch Zugriff auf das Archiv haben. Andernfalls können sie den Workflow nicht bearbeiten.
Hier konfigurieren Sie Archiv-Einstellungen: DocuWare Konfiguration > Archive.
Lesen Sie mehr über Archiv-Berechtigungen
5. Ergebnisliste eingerichtet?
Die Funktionen, die Benutzern in der Workflow-Aufgabenliste zur Verfügung stehen, werden aus einer Ergebnisliste des in den Workflows verwendeten Archivs übernommen.
Um Funktionen für die Aufgabenliste zu steuern, aktivieren Sie diese zunächst für die Ergebnisliste des Archivs.
Die Ergebnislisten finden Sie hier: DocuWare Konfiguration > Archive > Dialoge > Ergebnisse > Ergebnisliste.
Um Funktionen in der Ergebnisliste zu aktivieren oder zu deaktivieren, öffnen Sie eine Ergebnisliste und klicken Sie auf die Option Ergebnislistenfunktionen unterhalb der Feldliste.
Wechseln Sie anschließend wieder zum Workflow Designer und wählen Sie Ihre Ergebnisliste aus, die die Funktionen an die Workflow-Aufgabenliste weitergibt.
Die Optionen im Kontextmenü einer Anfrage im Web Client entsprechen denen in der Standard-Ergebnisliste des zugewiesenen Archivs. Wenn eine Funktion in den Einstellungen der Ergebnisliste ausgeblendet ist, ist sie auch in den Anfrageoptionen ausgeblendet.
6. Einfügebereiche konfiguriert?
Eine Aktion des Typs Datenzuweisung kann Werte in ein Formular schreiben. Um einen Einfügebereich eines Formulars als Ziel in einer Datenzuweisung-Aktion auszuwählen, müssen Sie zunächst einen Einfügebereich erstellen:
DocuWare Konfiguration > Formulare > Übermittlung mit Fomularvorlagen.
Lesen Sie mehr über Formularvorlagen und Einfügebereiche
7. Geschäftsprozess entworfen?
Skizzieren Sie den Geschäftsprozess, den Sie als dokumentenbasierten Workflow im Workflow Designer replizieren möchten.
8. Konfiguration starten!
Sobald Sie alles überprüft haben, ist es an der Zeit, sich mit der Workflow-Konfiguration zu befassen.
Im Bereich DocuWare Konfigurationen öffnen Sie Workflow Designer.
Im Dashboard klicken Sie auf den Button Neuer Workflow.
In der Arbeitsfläche ist die Start-Aktion bereits eingefügt, so dass Sie direkt die Auslöser festlegen können.