Mit einer Connect to Mail-Konfiguration, die in DocuWare Konfiguration > E-Mail allgemein erstellt wurde, können Sie E-Rechnungen, die per E-Mail gesendet werden, GoBD-konform importieren und verarbeiten. Diese Einrichtung unterstützt gängige E-Rechnungsformate in Deutschland und Frankreich (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X) sowie viele andere mit einer einzigen Konfiguration.
Weitere Informationen zur E-Rechnung in DocuWare
Import von E-Rechnungen mit Connect to Mail importieren
Um E-Rechnungen mit Connect to Mail zu verarbeiten, konfigurieren Sie die folgenden zwei Elemente in DocuWare, wobei immer dasselbe Archiv verwendet wird:
1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument, das dem internationalen UBL-Standard entspricht, wie z.B. XRechnung oder PEPPOL.
Laden Sie Beispieldokumente von der PEPPOL-Dokumentationswebsite im Bereich Downloads > Example Files herunter.
2. Connect to Mail: Verknüpfung der Konfiguration für die Dokumentverarbeitung
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > E-Mail allgemein.
Wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Dokumentverarbeitungskonfiguration für die Option Automatische Dokumentverarbeitung aus.
Wenn eine E-Mail mit einer angehängten E-Rechnung gemäß dieser Konfiguration gespeichert wird, wird die E-Rechnung wie definiert verarbeitet.
Mit diesen Konfigurationen können alle E-Rechnungen wie ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X oder Peppol UBL innerhalb von E-Mails verarbeitet werden.
Um andere E-Rechnungsstandards zu verarbeiten, erstellen Sie eine andere Dokumentverarbeitungskonfiguration mit dem jeweiligen Standard als Beispieldokument und verwenden Sie diese für eine andere Connect to Mail-Konfiguration.
Hinweise:
Die Verarbeitung funktioniert für eine E-Rechnung pro E-Mail-Anhang. Wenn mehrere Rechnungen an eine E-Mail angehängt sind, müssen sie einzeln gespeichert werden.
E-Mails, die PDFs enthalten, die keine XML-basierte E-Rechnung enthalten, können nicht mit der für E-Rechnungen erstellten Konfiguration verarbeitet werden. Speichern Sie diese Rechnungen als PDFs mit einer anderen Konfiguration und überwachen Sie sie gegebenenfalls über einen zweiten Ordner.
Technische Details zur E-Rechnung mit Connect to Mail
Connect to Mail bietet die Möglichkeit, verschiedene E-Rechnungsstandards mit einer einzigen Konfiguration zu verarbeiten. Um dies zu erreichen, werden die unterstützten Dokumentformate von einem DocuWare-Transformationsdienst in den internationalen UBL-Standard übersetzt. Diese Übersetzung erfolgt ausschließlich zu Indexierungszwecken; die Dokumente selbst werden nicht konvertiert und im Originalformat gespeichert.
Bekannte Einschränkungen:
Connect to Mail: Eine E-Rechnung pro E-Mail-Anhang, wenn Anhänge nicht aufgeteilt sind.
Processing Service: Maximale Dokumentgröße beträgt 10 MB; XML-Komplexitätsgrenzen gelten.
Transformation Service: Maximale Dokumentgröße beträgt 10 MB.
DocuWare: Tabellenfelder können nur bis zu 1000 Zeilen (Rechnungspositionen) speichern. Große Rechnungen, die dieses Limit überschreiten, erfordern eine spezielle Handhabung.
Feldtypen: DocuWare unterstützt alle gültigen EN 16931-Felder in CII und UBL, mit zwei Ausnahmen (siehe unten). Im Allgemeinen wird empfohlen, diese speziellen Feldtypen nicht in einem Archiv zu indexieren. Selbst wenn sie indexiert sind, wird die elektronische Rechnung normal verarbeitet, nur bleiben dann diese speziellen Felder leer.
Die nicht unterstützten Feldtypen sind:SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Häufige Fragen:
Können PDF- (nicht-XML) Dokumente und E-Rechnungen in einer Konfiguration gespeichert werden?
Nein, automatisierte Setups zur gleichzeitigen Verarbeitung von PDFs und XML-basierten Rechnungen sind nicht verfügbar. Wir empfehlen, einen Ordner für E-Rechnungen wie beschrieben einzurichten und E-Mails mit PDF-Dokumenten in einem separaten Ordner zu verarbeiten.
Was sind die Syntaxen CII und UBL?
CII und UBL sind offizielle Standards/Syntaxen für E-Rechnungen. Zum Beispiel verwendet ZUGFeRD CII. XRechnung unterstützt sowohl CII als auch UBL, wobei UBL häufiger verwendet wird. PEPPOL verwendet ebenfalls die UBL-Syntax.