Der DocuWare E-Invoicing Service verbindet Ihr Unternehmen mit länderspezifischen E-Invoicing-Netzwerken und Steuerbehörden, um konforme E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen.
Beim Versand oder Empfang elektronischer Rechnungen über den DocuWare E-Invoicing Service durchläuft jede Rechnung eine definierte Abfolge von Status. Diese zeigen Ihnen genau, wo eine Rechnung steht – von ihrer Erstellung bis zum endgültigen Ergebnis.
Dieser Artikel erläutert, was die einzelnen Status für E-Rechnungen bedeuten und wie das Tax Reporting im Hintergrund mit den Status zusammenspielt. Er umfasst zwei Bereiche:
E-Invoicing – Versand und Empfang von E-Rechnungen
E-Reporting / Tax Reporting – automatische Meldung inländischer E-Rechnungen, B2C-E-Rechnungen und grenzüberschreitender Transaktionen an die Steuerbehörde
Beispielland: Frankreich Frankreich dient in diesem Artikel durchgehend als praktisches Beispiel. Die französische E-Invoicing-Reform verpflichtet Unternehmen, Rechnungen elektronisch über eine zertifizierte Plattform zu senden und zu empfangen sowie bestimmte Transaktionen an die französische Steuerbehörde DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) zu melden. DocuWare wickelt diesen gesamten Prozess automatisch im Hintergrund ab. Dieselbe Statuslogik gilt für das E-Invoicing in anderen Ländern, in denen es gesetzlich vorgeschrieben ist.
Wie die E-Rechnungs-Status funktionieren
DocuWare aktualisiert den Status Ihrer Rechnungen automatisch, während sie den E-Invoicing-Prozess durchlaufen. Sie müssen nicht alle Aktualisierungen manuell auslösen. Sie erfolgen im Hintergrund, sobald die Rechnungen vom E-Invoicing-Netzwerk verarbeitet werden. Einige Status werden vom DocuWare Workflow gesetzt, wenn der Benutzer oder Prozess entscheidet, dass sich der Status ändern muss, zum Beispiel Empfangen → Akzeptiert.
Rechnungen werden über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht – eine internationale E-Invoicing-Infrastruktur, die Sender und Empfänger verbindet. Statusänderungen auf der einen Seite werden automatisch auf der anderen Seite gespiegelt:
Wenn Ihr Kunde eine Rechnung akzeptiert, aktualisiert DocuWare den Status automatisch auf Akzeptiert.
Wenn Ihr Kunde eine Rechnung als bezahlt markiert, aktualisiert DocuWare den Status auf Angeblich bezahlt.
Dieser automatische Statusaustausch ermöglicht Automatisierung in Ihren Workflows für Debitoren und Kreditoren. Im Artikel Workflows für den DocuWare E-Invoicing Service einrichten erfahren Sie, wie Sie Ihren DocuWare Workflow anpassen.
Status gesendeter E-Rechnungen (Senderseite)
Die folgenden Status gelten für Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden senden. Eine Rechnung kann aus in DocuWare gespeicherten Daten oder aus einer elektronischen Rechnungsdatei – zum Beispiel im Format UBL oder Factur-X – erstellt werden, die Ihr ERP-System bereitstellt. Hinweis: Das Erstellen von E-Rechnungen ist derzeit nur für französische Unternehmen verfügbar.
Status | Was bedeutet er? | Was sollten Sie tun? / Beschreibung |
|---|---|---|
Wird gesendet | Ihre Rechnung wurde erstellt und steht zur Übertragung in der Warteschlange. Vor dem Versand wird die Rechnung automatisch validiert. Zwei Ergebnisse sind möglich: Gesendet oder Fehler. | Keine Aktion erforderlich. Warten Sie auf den nächsten Status. Dieser Status wird automatisch gesetzt und zeigt an, dass die Transaktion noch läuft. |
Gesendet | Ihre Rechnung wurde erfolgreich an das E-Invoicing-Netzwerk übergeben. Das Rechnungsdokument steht nun auf Empfängerseite zum Download und zur Archivierung zur Verfügung. | Keine Aktion erforderlich. Die Rechnung wird nun verarbeitet. Dieser Status wird automatisch gesetzt und zeigt an, dass die Transaktion abgeschlossen ist. |
Registriert | Ihre Rechnung wurde von der lokalen Steuerbehörde offiziell akzeptiert und erfasst. Sie ist rechtsgültig und der Empfänger kann sie nun verarbeiten. | Keine Aktion erforderlich. Ihre E-Invoicing-Pflicht gegenüber der Steuerbehörde ist erfüllt. Hinweis: Dieser Status ist für Länder mit E-Reporting-Pflicht relevant. Er wird automatisch gesetzt. |
Akzeptiert | Die E-Rechnung ist eingegangen und Ihr Kunde hat bestätigt, dass die E-Rechnung korrekt ausgestellt wurde. | Keine Aktion erforderlich. Nützlich für das Tracking offener Posten. |
Angeblich bezahlt | Ihr Kunde hat die Rechnung als bezahlt gemeldet. | Hinweis: Dies ist eine Meldung des Kunden, keine bestätigte Banküberweisung. Gleichen Sie den Zahlungseingang mit Ihren eigenen Aufzeichnungen ab. Dieser Status wird automatisch gesetzt. |
Abgelehnt | Ihr Kunde hat die Rechnung zurückgewiesen (z. B. falscher Betrag, fehlende Bestellreferenz, strittige Leistung). | Eskalieren Sie und klären Sie den Grund mit dem Kunden. Stellen Sie eine Gutschrift aus und senden Sie eine korrigierte Rechnung. Dies ist derzeit ein manueller Prozess. Der Austausch des Ablehnungsgrunds für abgelehnte E-Rechnungen ist für ein zukünftiges Release geplant. |
Fehler | Die Rechnung konnte nicht zugestellt werden oder wurde von der E-Invoicing-Plattform bei der Validierung oder Übertragung abgelehnt. | Prüfen Sie die Fehlerdetails in DocuWare. Die Rechnung muss gelöscht, korrigiert und als neue Rechnung erneut eingereicht werden. |
Wichtig: Eine Rechnung mit dem Status Fehler kann nicht einfach erneut gesendet werden. Sie muss gelöscht und eine neue Rechnung muss erstellt werden.
Frankreich: Status gesendeter Rechnungen
In Frankreich werden alle inländischen B2B-Rechnungen über das PPF (Portail Public de Facturation) übertragen – das offizielle staatliche E-Invoicing-Portal. DocuWare wickelt dies automatisch ab.
Der Status Registriert ist im französischen Kontext besonders wichtig: Er bestätigt, dass die Rechnung von der DGFiP validiert und akzeptiert wurde. Erst zu diesem Zeitpunkt gilt Ihre E-Invoicing-Pflicht im Rahmen der französischen Reform als erfüllt.
Französischer Status | CDAR-Code | Entspricht | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
Enregistrée | — | Registriert | Von der DGFiP akzeptiert und erfasst – rechtlicher Meilenstein |
Approuvée | 205 | Akzeptiert | Käufer hat die Freigabe zur Zahlung bestätigt |
Encaissée | 212 | Angeblich bezahlt | Käufer hat Zahlung gemeldet; löst zudem das Zahlungs-Tax-Reporting aus (Flux 10) |
Refusée | 210 | Abgelehnt | Geschäftliche Ablehnung durch den Käufer |
Rejetée | 213 | Fehler | Technische Ablehnung durch die PPF-Plattform selbst – nicht zu verwechseln mit einer Ablehnung durch den Käufer |
Status empfangener E-Rechnungen (Empfängerseite)
Wenn Sie eine E-Rechnung von einem Lieferanten über das E-Invoicing-Netzwerk empfangen, können Sie deren Status in DocuWare aktualisieren, um Ihre interne Verarbeitung abzubilden. Ihre Statusaktualisierung wird automatisch an den Lieferanten zurückgemeldet.
Status | Bedeutung |
|---|---|
Empfangen | Die Rechnung ist auf Ihrer Plattform eingegangen und zur Verarbeitung bereit. |
Akzeptiert | Sie haben die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Der Lieferant wird automatisch benachrichtigt. |
Abgelehnt | Sie haben die Rechnung zurückgewiesen (z. B. Preisstreit, fehlende Bestellreferenz). Der Lieferant wird benachrichtigt und muss eine Gutschrift sowie eine korrigierte Rechnung ausstellen. Der Ablehnungsgrund wird derzeit nicht über das Netzwerk ausgetauscht. Dies ist für ein zukünftiges Release geplant. |
Bezahlt | Die Rechnung wurde als bezahlt gemeldet. |
Die Aktualisierung des Status einer empfangenen Rechnung kann über einen DocuWare Workflow erfolgen.
Frankreich: Status empfangener Rechnungen
In Frankreich sind Empfänger gesetzlich verpflichtet, den Rechnungslebenszyklus an das PPF zurückzumelden. Wenn Sie den Status einer empfangenen Rechnung in DocuWare aktualisieren, wird die entsprechende CDAR-Nachricht (Compte-Rendu d'Application Récepteur) automatisch im Hintergrund an das PPF gesendet.
Die folgende Tabelle listet alle CDAR-Codes auf:
CDAR-Code | Französischer Status | DocuWare Status | Bedeutung |
|---|---|---|---|
200 | Déposée | (automatisch) | Rechnung im PPF eingereicht und registriert. Wird automatisch vom PPF erzeugt – keine Aktion Ihrerseits erforderlich. |
202 | Reçue | (automatisch) | Rechnung an Ihre Plattform übergeben. Bestätigt, dass die Rechnung in Ihrer Umgebung eingegangen ist – wird automatisch erzeugt. |
205 | Approuvée ✅ | Akzeptiert | Sie haben die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Signalisiert nach interner Kreditorenprüfung die Zahlungsbereitschaft. |
210 | Refusée ❌ | Abgelehnt | Sie haben die Rechnung zurückgewiesen. Der Lieferant muss eine Gutschrift ausstellen und eine korrigierte Rechnung neu ausgeben. |
212 | Encaissée | Bezahlt | Rechnung als bezahlt gemeldet. Hinweis: Diese Statusaktualisierung ist in DocuWare noch nicht verfügbar. Die Implementierung ist für ein zukünftiges Release geplant. |
213 | Rejetée ❌ | Fehler | Das PPF hat die Rechnung technisch abgelehnt (z. B. Formatfehler, ungültige Einträge). Es handelt sich um eine Ablehnung auf Plattformebene – nicht zu verwechseln mit einer Ablehnung durch den Käufer (Code 210). Der Lieferant muss korrigieren und erneut senden. |
Tax Reporting
Wie das Tax Reporting funktioniert
In Ländern, in denen Tax Reporting bzw. E-Reporting verpflichtend ist, erzeugt DocuWare automatisch zusätzlich zu jeder E-Rechnung einen Steuerbericht und übermittelt ihn an die zuständige Steuerbehörde.
Maßgeblich für den Steuerbericht ist stets die E-Rechnung. DocuWare erstellt keinen Steuerbericht eigenständig – Steuerberichte werden immer aus der bereitgestellten E-Rechnung abgeleitet. Sie werden stets aus den in Ihrer E-Rechnung enthaltenen Daten generiert. Fehlerhafte E-Rechnungsdaten können zu fehlerhaftem Tax Reporting führen.
Für die Erstellung eines Steuerberichts ist keine manuelle Aktion erforderlich. In bestimmten Szenarien muss die E-Rechnung aus Daten erstellt werden, um einen Steuerbericht erzeugen zu können. Der DocuWare E-Invoicing Service unterstützt dies in Ländern, in denen es gesetzlich vorgeschrieben ist. Folgende Rechnungsszenarien können einen Steuerbericht auslösen:
Empfangene Rechnungen:
über das Peppol-Netzwerk → immer im elektronischen Format
außerhalb des Peppol-Netzwerks → in einem elektronischen Rechnungsformat, als PDF oder in einem anderen akzeptierten Format
Gesendete Rechnungen:
über das Peppol-Netzwerk → wird automatisch beim Versand der Rechnung gemeldet
außerhalb des Peppol-Netzwerks:
in einem gängigen E-Rechnungsformat → wird als grenzüberschreitende Rechnung gemeldet
als vereinfachte B2C-Rechnung → wird aus den in DocuWare gespeicherten Daten gemeldet (Hinweis: PDF-Dateien werden für dieses Szenario nicht unterstützt)
Status von Steuerberichten
Steuerberichte haben einen eigenen Satz von Status, unabhängig vom geschäftlichen Status der Rechnung:
Status | Bedeutung |
|---|---|
Neu | Der Steuerbericht wurde erstellt und wartet auf den Versand. |
Gesendet | Der Steuerbericht wurde an die Steuerbehörde übermittelt. |
Bestätigt | Die Steuerbehörde hat den Bericht empfangen und verarbeitet ihn. |
Registriert | Die Steuerbehörde hat den Bericht akzeptiert und erfasst. Ihre Tax-Reporting-Pflicht ist erfüllt. |
Abgelehnt | Die Steuerbehörde hat den Bericht zurückgewiesen. Wenden Sie sich an den DocuWare-Support. |
Fehler | Während der Übertragung ist ein technischer Fehler aufgetreten. Wenden Sie sich an den DocuWare-Support. |
Wichtig: Der Status Registriert bei einem Steuerbericht bestätigt, dass Ihre Meldepflicht erfüllt ist – unabhängig vom geschäftlichen Status der Rechnung selbst, also etwa unabhängig davon, ob Ihr Kunde bezahlt hat oder nicht.
Frankreich: Tax Reporting (Flux 1 und Flux 10)
Frankreich erfordert zwei unterschiedliche Arten des Tax Reportings, die beide automatisch von DocuWare abgewickelt werden:
Berichtstyp | Umfasst | Übertragung |
|---|---|---|
Flux 1 | Inländische B2B-Rechnungen | Sofort, ein Steuerbericht pro Rechnung |
Flux 10 | B2C-Verkäufe und grenzüberschreitende B2B-Transaktionen | Einmal täglich als Tages-Batch um 02:00 Uhr MEZ |
Flux 1: Inländische B2B-Rechnungen
Jede B2B-E-Rechnung, die an ein im PPF Annuaire registriertes französisches Unternehmen gesendet wird, erzeugt einen eigenen individuellen Steuerbericht, der unmittelbar nach Erstellung der Rechnung an die DGFiP übermittelt wird. Jede Statusänderung wird durch eine Validierungsbenachrichtigung des PPF ausgelöst.
Status | Bedeutung |
|---|---|
Neu | Steuerbericht erstellt, in Warteschlange zur sofortigen Übertragung. |
Gesendet | An das PPF übermittelt. Wartet auf die PPF-Validierungsbestätigung. |
Bestätigt | Das PPF hat das Dateiformat empfangen und akzeptiert. Die fachliche Validierung durch die DGFiP steht noch aus. |
Registriert | Die DGFiP hat die Rechnung akzeptiert und erfasst. Die steuerliche Pflicht ist erfüllt. Die Rechnung ist nun unveränderlich und kann nicht mehr geändert werden. |
Abgelehnt | Die DGFiP hat den Bericht zurückgewiesen (z. B. ungültige Unternehmensnummer, Formatverstöße). Die Rechnung muss gelöscht und neu erstellt werden. |
Fehler | Technischer Fehler bei der Übertragung oder Verarbeitung. Prüfen Sie die Fehlerdetails in DocuWare, bevor Sie weitere Schritte einleiten. |
Annulliert | Die Rechnung wurde nach der Registrierung annulliert – typischerweise nach Ausstellung einer Gutschrift zur Stornierung der ursprünglichen Rechnung. |
Flux 10: B2C- und grenzüberschreitende Rechnungen
Rechnungen an Privatkunden (B2C) oder an Unternehmen außerhalb Frankreichs (grenzüberschreitend, innerhalb der EU und außerhalb der EU, sowohl gesendet als auch empfangen) werden in einem Tagesregister zusammengefasst und einmal täglich um 02:00 Uhr übermittelt. Alle Rechnungen im selben Tages-Batch teilen sich eine gemeinsame Batch-ID und durchlaufen die Status gemeinsam.
Status | Bedeutung |
|---|---|
Neu | Steuerbericht erstellt, wartet auf den täglichen Batch-Zyklus. Wird nicht sofort gesendet. |
Gesendet | Tagesregister an das PPF übermittelt. Alle Berichte im selben Tages-Batch wechseln gemeinsam in diesen Zustand. |
Bestätigt | Das PPF hat das Register empfangen. Die DGFiP-Validierung steht noch aus. |
Registriert | Die DGFiP hat das Register akzeptiert. Alle Transaktionen im Batch sind offiziell gemeldet. Meldepflicht für grenzüberschreitende und B2C-Umsatzsteuer ist erfüllt. |
Abgelehnt | Der gesamte Tages-Batch wurde von der DGFiP zurückgewiesen. Alle zugrunde liegenden Transaktionen im Batch sind betroffen. Wenden Sie sich an den DocuWare-Support. |
Fehler | Technischer Fehler bei der Übertragung des Registers. Alle Berichte im Batch sind blockiert. Wenden Sie sich an den DocuWare-Support. |
Frankreich: Flux-10-Registertypen
Innerhalb eines Tages können je nach Art und Richtung der Transaktion mehrere Register erzeugt werden. Jedes Register wird unabhängig übermittelt und folgt seinem eigenen Validierungsprozess.
Registertyp | Richtung | Inhalt |
|---|---|---|
Transaktionsregister | Ausgehend (Verkäufe) | Ausgestellte grenzüberschreitende B2B- und B2C-Rechnungen. Fasst alle ausgehenden Transaktionen des Tages an nicht-französische Kontakte oder französische B2C-Konsumenten zusammen. |
Transaktionsregister | Eingehend (Einkäufe) | Empfangene Rechnungen von ausländischen Lieferanten (innerhalb und außerhalb der EU). Wird nur erzeugt, wenn das Land des Lieferanten nicht Frankreich ist. |
Zahlungsregister | Ausgehend (Verkäufe) | Aktualisierungen des Zahlungsstatus. Wird ausgelöst, wenn eine Rechnung in den Status Angeblich bezahlt übergeht. Trennt die Rechnungsübertragung vom Zahlungslebenszyklus. |
Frankreich: DGFiP-Prozesscodes
Jeder an die DGFiP übermittelte Steuerbericht trägt einen Prozesscode, der die steuerliche Natur der Transaktion kennzeichnet. Dieser Code wird von DocuWare automatisch anhand des Rechnungstyps und Ihrer E-Invoicing-Konfiguration vergeben. Sie müssen ihn nicht manuell setzen.
Code | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
S1 | Dienstleistungen | Standardrechnung für Dienstleistungen (z. B. Beratung, IT, Schulung). |
B1 | Waren | Standardrechnung für Waren. |
M1 | Gemischt | Rechnung, die Waren und Dienstleistungen kombiniert. |
S2 / B2 / M2 | Dienstleistungen / Waren / Gemischt | Bei Ausstellung bereits bezahlte Rechnung (z. B. Barverkauf, sofortige Begleichung). Löst zusätzliches Payment Reporting über Flux 10 aus. |
S4 / B4 / M4 | Dienstleistungen / Waren / Gemischt | Rechnung mit Anzahlungen oder Vorauszahlungen. |
S7 / B7 | Dienstleistungen / Waren | Korrektur einer zuvor registrierten Rechnung. Hinweis: Für registrierte gemischte Rechnungen gibt es keinen Korrekturcode (kein M7-Code) – dies ist eine dokumentierte Lücke in der französischen DGFiP-Spezifikation, keine Einschränkung von DocuWare. |
Fehlerbehebung
Situation | Empfohlene Maßnahme |
|---|---|
Gesendete Rechnung hat Status Fehler | Prüfen Sie die Fehlerdetails in DocuWare. Löschen Sie die Rechnung, beheben Sie das Problem und erstellen Sie eine neue Rechnung. |
Gesendete Rechnung hat Status Abgelehnt | Ihr Kunde hat die Rechnung aus geschäftlichen Gründen zurückgewiesen. Stellen Sie eine Gutschrift aus und senden Sie eine korrigierte Rechnung. |
Steuerbericht hat Status Abgelehnt oder Fehler | Prüfen Sie die Fehlerdetails in DocuWare. Löschen Sie die Rechnung, beheben Sie das Problem und erstellen Sie eine neue Rechnung. |
Empfangene Rechnung muss zurückgewiesen werden | Aktualisieren Sie den Rechnungsstatus über Ihren DocuWare Workflow auf Abgelehnt. Der Lieferant wird automatisch benachrichtigt. |
Wichtige Hinweise
Eine Rechnung mit Status Fehler kann nicht erneut gesendet werden. Sie muss gelöscht und eine neue Rechnung muss eingereicht werden.
Der Status Registriert sowohl bei der Rechnung als auch beim Steuerbericht sind Ihre zwei zentralen Compliance-Meilensteine. Verfolgen Sie beide unabhängig voneinander.
Statusaktualisierungen für empfangene Rechnungen werden automatisch an den Lieferanten und – sofern erforderlich – an die Steuerbehörde zurückgemeldet.
Frankreich: Wichtige Hinweise
Zahlungsfelder sind für B2B-Rechnungen verpflichtend, jedoch nicht für B2C-Rechnungen. Stellen Sie sicher, dass Überweisungsinformationen, Zahlungsmethode und Zahlungsbedingungen auf allen B2B-Rechnungen enthalten sind.
Die Verifizierung der Unternehmensregistrierung erfolgt asynchron: Der Registrierungsstatus eines französischen Kontakts im PPF Annuaire wird möglicherweise nicht sofort nach der Anlage bestätigt. Ein Flux-1-Steuerbericht wird erst erzeugt, sobald die Registrierung des Kontakts im Annuaire bestätigt ist.
Flux-10-Steuerberichtsdateien können nicht einzeln heruntergeladen werden. Sie sind nur als Bestandteil des Tagesregisters verfügbar, zu dem sie gehören.
Das Markieren einer empfangenen Rechnung als bezahlt (CDAR 212, Encaissée) ist in DocuWare noch nicht verfügbar. Dies ist die einzige derzeit fehlende Funktion im Lebenszyklus empfangener Rechnungen. Die Implementierung ist für ein zukünftiges Release geplant.
Es gibt keinen M7-Prozesscode für die Korrektur einer registrierten gemischten Rechnung. Dies ist eine dokumentierte Lücke in der französischen DGFiP-Spezifikation (XP Z12-012), keine Einschränkung von DocuWare.
Fragen an das Team (vor der Veröffentlichung entfernen)
Auf Senderseite ist Angeblich bezahlt als „automatisch gesetzter Status" gekennzeichnet, in der Einleitung heißt es jedoch, dass dieser Status entsteht, wenn der Kunde die Rechnung als bezahlt meldet. Wird er tatsächlich vom System gesetzt, oder ist die Kennzeichnung „automatisch gesetzt" für diese Zeile (und möglicherweise auch für andere Senderseiten-Zeilen, in denen sie angefügt ist) ungenau?
In der Tabelle der Flux-10-Registertypen ist das Zahlungsregister mit der Richtung „Ausgehend (Verkäufe)" gekennzeichnet, sein Inhalt beschreibt jedoch Aktualisierungen des Zahlungsstatus, die durch Angeblich bezahlt ausgelöst werden. Ist „Ausgehend (Verkäufe)" hier korrekt, oder sollte die Richtung für das Payment Reporting empfangener Rechnungen abweichen?
Querverweis-Prüfung: Dieser Artikel verlinkt auf
/help/docs/e-invoicing-service-implementation, während der Workflow-Artikel mit dem Slug/help/docs/clone-how-to-set-up-workflows-for-docuware-e-invoicing-servicehierher zurückverlinkt. Der „clone"-Slug sieht nach einem Entwurfsartefakt aus. Bitte bestätigen Sie die korrekten veröffentlichten Slugs für beide Richtungen.