In einer mit E-Mails allgemein / Connect to Mail erstellten E-Mail-Importkonfiguration verwendet die Option Automatische Dokumentverarbeitung die DocuWare Optionen Dokumentverarbeitung und Intelligente Dokumentverarbeitung (IDP), um E-Mail-Anhänge automatisch und mit höherer Genauigkeit als mit den grundlegenden Importregeln zu indizieren. Wenn diese Option aktiviert ist, werden Anhänge analysiert und an die entsprechende Verarbeitungskonfiguration angepasst. Die extrahierten Werte werden anschließend an E-Mails allgemein / Connect to Mail zurückgesendet und in die Indexfelder der Importkonfiguration geschrieben, bevor das Dokument gespeichert wird.
So funktionieren diese Konfigurationen zusammen:
Konfiguration importieren:
Richten Sie diese unter DocuWare Konfigurationen > E-Mails allgemein ein. Die Konfiguration verbindet DocuWare mit dem Postfach, definiert die Indexfelder und legt das Zielarchiv und die Speicheroptionen fest. E-Mails mit angehängten elektronischen Rechnungen, die in dieser Konfiguration gespeichert sind, werden an die zugehörige Verarbeitungskonfiguration weitergeleitet.
Die Option Automatische Dokumentverarbeitung in einer Importkonfiguration für E-Mails allgemein gilt nur für E-Mail-Anhänge. Der Text der E-Mail wird nur dann zusammen mit dem Anhang gespeichert, wenn Sie diese Option in der Importkonfiguration aktivieren.Verarbeitungskonfiguration:
Erstellt in DocuWare-Konfigurationen > Dokumentverarbeitung oder in DocuWare Konfigurationen > DocuWare IDP. Der relevante Inhalt wird wie in der Konfiguration definiert extrahiert und als ausgefüllte Indexwerte in den Indexfeldern an die Importaufgabe zurückgegeben. Verknüpfen Sie diese Verarbeitungskonfiguration mit der Importkonfiguration für E-Mails allgemein.
DocuWare Dokumentverarbeitung verarbeitet PDF-Dateien und elektronische Rechnungen wie XML-Dateien oder PDF-Dateien mit integriertem XML.
DocuWare IDP verarbeitet jedoch nur PDF-Dateien. XML wird von IDP nicht unterstützt.
E-Mails allgemein und Connect to Mail
Connect to Mail heißt die Lizenz, die den Bereich „E-Mails allgemein” in DocuWare vor Ort ermöglicht. Unabhängig von der DocuWare Version beziehen sich die folgenden Begriffe alle auf dasselbe: eine Konfiguration für den automatischen E-Mail-Import, die im Abschnitt E-Mails allgemein unter DocuWare Konfigurationen angelegt wird:
Konfiguration von „Connect to Mail“
Konfiguration von E-Mails allgemein
Konfiguration von E-Mails allgemein / Connect to Mail
Konfiguration des E-Mail-Imports
Einrichten der automatischen Indizierung in DocuWare Cloud und 7.13
Befolgen Sie diese Schritte, um die automatische Indizierung mit DocuWare Dokumentverarbeitung oder DocuWare IDP zu konfigurieren.
Dieser Artikel behandelt nur die spezifischen Einstellungen für den Import und die Indizierung von E-Mails. Tipps zum Erstellen einer Verarbeitungskonfiguration finden Sie in der Hilfe unter Dokumentverarbeitung.
Wechseln Sie zu DocuWare Konfigurationen > Erfassung > E-Mails allgemein.
Wählen Sie eine vorhandene E-Mail-Importkonfiguration aus oder erstellen Sie eine neue.
Klicken Sie unter Importoptionen auf den Link Weitere Optionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Verarbeitung von Dokumenten (nur für die Indexierung).
Verknüpfen Sie eine oder mehrere Verarbeitungskonfigurationen, indem Sie eine verfügbare Konfigurationsoption aus der Dropdown-Liste auswählen. Je nach Bedarf können Sie Ihre Konfiguration E-Mails allgemein mit einer der folgenden Optionen für die automatische Verarbeitung konfigurieren:
Spezifische Konfiguration: Alle Anhänge werden mit der ausgewählten Konfiguration zur Dokumentverarbeitung verarbeitet.
Automatische Auswahl (Dokumentverarbeitungs-Konfiguration): Eingehende Anhänge werden automatisch zugeordnet und mit der entsprechenden Konfiguration zur Dokumentverarbeitung verarbeitet. Beachten Sie, dass für die automatische Auswahl einer Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aus anderen Modulen die Identifizierungsoption auf der Ebene der Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aktiviert sein muss.
Automatische Auswahl (IDP-Konfigurationen): Jeder Anhang wird automatisch analysiert und mit der am besten geeigneten DocuWare IDP-Konfiguration verarbeitet.
Automatische Auswahl (Kombination aller Konfigurationen): Je nach Dateiformat und Eigenschaften wird die beste Übereinstimmung aus den Konfigurationen zur Dokumentverarbeitung oder DocuWare IDP ausgewählt.
Vergleich von IDP und Dokumentverarbeitung
DocuWare Intelligente Dokumentverarbeitung (IDP) und Dokumentverarbeitung extrahieren beide die für die Indexierung in DocuWare erforderlichen Daten. Die Dokumentverarbeitung konzentriert sich auf strukturierte und halbstrukturierte Dokumente, während IDP unstrukturierte Dokumente automatisch klassifiziert und auch unübersichtliche Layouts und handschriftliche Inhalte verarbeiten kann. Konfigurieren Sie die Verarbeitungseinstellungen mit dem Modul, das Ihren Anforderungen für die automatisierte Verarbeitung von Anhängen entspricht. Weitere Informationen finden Sie in der folgenden Tabelle:
Dokumentverarbeitung | DocuWare IDP | |
|---|---|---|
DocuWare-Versionen |
|
|
Weitere Informationen | ||
Arten verarbeiteter Anhänge |
|
|
Primäre Anwendungsfälle |
|
|
Dokument-Teilung |
|
|
Einrichten der automatischen Indexierung in DocuWare On-Premises 7.11 + 7.12
In DocuWare Version 7.11 und 7.12 können Sie Konfigurationen zur Dokumentverarbeitung verwenden, um E-Mail-Anhänge zu indizieren. Die Integration von Docuware IDP wird nur in Docuware Version 7.13 und höher sowie DocuWare Cloud unterstützt.
Legen Sie eine separate Konfiguration für E-Mails-allgemein / Connect to Mail pro Verarbeitungskonfiguration an und wählen Sie die Verarbeitungskonfiguration manuell in der Importkonfiguration aus:
Wechseln Sie zu DocuWare Konfigurationen > Erfassung > E-Mails allgemein.
Wählen Sie eine vorhandene E-Mail-Importkonfiguration aus oder erstellen Sie eine neue.
Klicken Sie unter Importoptionen auf den Link Weitere Optionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Verarbeitung von Dokumenten (nur für die Indizierung).
Verknüpfen Sie die Konfiguration zur Dokumentverarbeitung, indem Sie eine Option aus der Dropdown-Liste auswählen – siehe unten.
Erstellen Sie einen Import für jede Prozesskonfiguration
Erstellen Sie in DocuWare On-Premises 7.11 oder 7.12 für jede Konfiguration zur Dokumentverarbeitung, die Sie auf ein Postfach anwenden, eine separate Konfiguration für E-Mails allgemein.
Aktuelle Einschränkungen & Fehlerbehebung
DocuWare Cloud und DocuWare On-Premises 7.11–7.13
Es gibt einige Einschränkungen für die Verarbeitung von Anhängen per E-Mails allgemein + DocuWare IDP / Dokumentverarbeitung:
Processing Service: Die maximale Größe eines Dokuments beträgt 10 MB; es gelten die Beschränkungen hinsichtlich der XML-Komplexität.
Indextabellen: Tabellenfelder können nur bis zu 1.000 Zeilen (Rechnungszeilen) speichern. Rechnungen, die diesen Betrag überschreiten, erfordern eine besondere Bearbeitung.
Mehrere E-Mail-Anhänge: E-Mails allgemein / Connect to Mail kann nur ein Anhang gleichzeitig verarbeiten. Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält, aktivieren Sie die Option E-Mail und Anhänge einzeln speichern in der Konfiguration. Dadurch kann jeder Anhang separat gespeichert und verarbeitet werden.
Speicherformat: Wenn Sie E-Mail-Anhänge mit Dokumentverarbeitung oder IDP indizieren wollen, speichern Sie den E-Mail-Inhalt im Originalformat (.eml). Dadurch wird sichergestellt, dass die Anlage das Verarbeitungsziel bleibt und der Body-Text PDF daran hindert, ihn zu ersetzen.
Indizierung: Es ist nicht möglich, Indizierung für automatische Dokumentverarbeitung und E-Mails allgemein für dasselbe Dokument zu kombinieren – z. B. Felder per Verarbeitung und Briefkörper per E-Mails allgemein.
Priorität der Quelle: Die extrahierten Werte werden an E-Mails allgemein / Connect to Mail zurückgegeben und auf die Indexfelder angewendet. Wenn ein Feld von einer Quelle vorausgefüllt wird, ersetzt dieser Wert die Quellen mit niedrigerer Priorität. Reihenfolge:
Werte des Speicherorts (Schreibgeschützt)
Werte für die Dokumentverarbeitung/IDP
Konfigurationswerte für E-Mails allgemein/ Connect to Mail
Alternative: Eine angehängte elektronische Rechnung wird nicht verarbeitet, wenn keine Konfiguration zur Dokumentverarbeitung mit dem Dokument übereinstimmt oder wenn mehrere Konfigurationen übereinstimmen (mehrdeutig). Was als Nächstes geschieht, hängt von der Einstellung Wenn eine automatische Verarbeitung nicht möglich ist, die Einstellung für E-Mails allgemein zur E-Mail-Indizierung anwenden ab:
Wenn aktiviert: Die elektronische Rechnung wird im Archiv gespeichert, der in der Konfiguration für E-Mails allgemein definiert ist, und diese Indexwerte werden angewendet.
Wenn diese Option deaktiviert ist: Die elektronische Rechnung wird an den Standard-Briefkorb weitergeleitet.
In beiden Fällen wird eine Statusmeldung in das Dokument geschrieben (z. B. „Keine passende Konfiguration gefunden …” oder „Mehrere passende Konfigurationen gefunden …”).