文書トレイのドキュメントをファイルキャビネットに保管するには、まずドキュメントをダブルクリックして開き、[保管] をクリックします。複数の保管ダイアログが割り当てられている場合は、1 つをドキュメントを保管するファイルキャビネットに使用するようにしてください。(保管ダイアログはそれぞれ<アーカイブネーム> - <ダイヤルネーム>としてリストされます。)
これが、インデックスエントリ、つまり分類基準をドキュメントに割り当てることができる最新のポイントです。このインデックスデータは、ファイルキャビネットのドキュメントの検索、フォルダの構造化、ワークフローでの制御などに使用されます。DocuWare によりすべてを実行させるために、多くの入力を行う必要はありません。
インデックス作成
保管ダイアログのインデックスフィールドはすでに入力されている可能性があります (例えば、ドキュメントがスキャンまたはインポート構成を介して文書トレイに追加され、構成にインデックス作成のルールがすでにに含まれている場合)。または、文書トレイの Intelligent Indexing が有効になっています。これは、文書トレイのドキュメントと保管ダイアログのインデックスフィールドの両方のカラーのマーク付けにより識別できます。機械学習に基づく Intelligent Indexing は、文書トレイのドキュメントを読み取り、コア情報をすばやく識別し、この情報をインデックスエントリとして適切に使用します。信号の色は、サービスの信頼性を示しています。緑 = 信頼性が高い、黄色 = 信頼性が低い、赤 = 極めて信頼性が低い/提案なし。詳細については、保管に Intelligent Indexing を適切に使用する方法を参照してください。
インデックスフィールドが空のままの場合は、選択リストから適切な用語を割り当てることができます。これを実行するには、フィールドの端にある矢印をクリックします。
または、One Click Indexing を使用して入力することなくドキュメントのコンテンツを受け付けることができ、タイプミスや数字の入れ替わりがないことが保証されています。表示されているドキュメントの用語または番号をマウスカーソルでクリックするのみで、保管ダイアログのアクティブなフィールドにコンテンツを割り当てることができます。その後、フォーカスはすぐに次のインデックスフィールドに移動するため、少ないクリックでインデックス作成を完了することがきます。インデックスフィールドに複数の単語を割り当てる場合は、[Ctrl] キーを押しながら該当する単語をクリックします。One Click Indexing の詳細
日付フィールドのヒント:[x] キーを押してフィールドに現在の日付を入力し、[+] と [-] を使用して 1 日前後に移動します。
すべてのフィールド (または少なくともすべての必須フィールド) に入力したら、[保管] を再度クリックしてドキュメントの を保管します。