ドキュメントを取得する

検索ダイアログは、常に 1 つ以上のインデックスフィールドで構成されます。1 つ以上のインデックスフィールドに用語を入力して検索します。これは、選択リストを介して実行する場合に特に簡単です。検索フィールドの右側にある小さな矢印をクリックして、インデックスフィールドの選択リストを開きます。 選択リストに保管される用語は、それぞれの構成によって異なります。

ドキュメントのコンテンツを検索する場合は、フルテキスト検索が最適です。インターネット検索エンジンからのフルテキスト検索の原則に精通しているとします。検索フィールドに用語を入力すると、この用語を含むすべてのドキュメントが表示されます。

フルテキストをサポートするすべてのファイルキャビネットの場合、すべての検索ダイアログに「フルテキスト」検索行があります。これは、最初は検索に使用するダイアログについて心配する必要がないことを意味します。従来のキーワード検索とは異なり、検索ダイアログの適切なフィールドに検索用語を入力する必要はありません。入力するのみで完了です。

構成によっては、個別の「フルテキスト」検索ダイアログもあります。

結果リストからドキュメントを呼び出すと、ドキュメントコンテンツの検索結果がカラーで強調表示されます。最初の検索結果は赤で、次の検索結果は黄色で示されます。

ヒント:結果リストが長くなりすぎるのを防ぐために、フルテキスト行で検索用語を組み合わせることができます。例えば、フレーズを引用符で囲むと (「Munich Trade Fair Orde」)、単語が正確にこの順序で含まれているドキュメントのみが表示されます。

キーワード検索とは?キーワードは、ファイルキャビネットの分類基準を示します。DocuWare では「インデックスエントリ」または「インデックス値」と呼ばれます。例えば、ドキュメントの保管日は、「日付」インデックスフィールドのキーワードです。クライアント、連絡先、請求書の金額がインデックスエントリとして保管されている場合は、それらを検索して、特定のクライアントまたは特定の期間のすべての請求書を表示したりできます。

キーワード検索では、ドキュメントコンテンツの検索は実行されません。ドキュメントコンテンツの検索を実行するには、フルテキスト検索を使用してください。

キーワード検索を使用するには、検索ダイアログを開きます。これには、構成により定義される固定インデックスフィールドが含まれます。会社や日付などの検索用語を適切な行に入力することが重要です。これは、用語がそれぞれのインデックスフィールドの保管済みのエントリでのみ検索されるためです。インデックスフィールドの選択リストは、無効な検索用語を回避するのに役立ちます。

ヒント:正確な検索用語やスペルが不明な場合は、アスタリスク検索を使用します。例えば、「Peters*」と入力すると、「Peters Engineering」、「Peters Engineering GmbH」、「Peters & Partner」など、会社のフィールドで「Peters」で始まるすべてのドキュメントを検索します。