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DocuWare 署名サービスを使用すると、ワークフローを介してドキュメントに電子署名を適用できます。2つの要素により、企業の拡張性と将来への備えが保証されます。
ワークフローを介して署名を行うと、従業員の時間と労力を最小限に抑えられるだけでなく、プロセス全体を加速できます。
リモート署名 (クラウド署名とも呼ばれます) を使用するため、従業員はどこで作業しているかを問わず利用できます。
クラウド署名を使用すると、署名プロセスはインターネットを介してクラウドで実行されます。ローカルでのソフトウェアのインストールやハードウェアの設置は必要はありません。
DocuWare 署名サービスを使用すると、承認および検証済みの署名プロバイダーによる署名をドキュメントに適用できます。このサービスは電子署名を使用する際の速度と柔軟性を最大化します。
Validated ID や DocuSign などの外部署名プロバイダーを DocuWare ワークフローにシームレスに統合できます。ドキュメントはサービスプロバイダーに自動的に送信され、受信者はドキュメントが署名可能になるとその通知を自動受信します。
関連するすべての署名者からドキュメントの署名をタイムリーに収集できます。
高度電子署名と適格電子署名のどちらを選ぶか署名のセキュリティレベルは要件に応じて選択する必要があります。高度電子署名と適格電子署名の主な違いは認証手順です。高度電子署名の場合は、署名者の 2 要素認証 (電子メール、SMS など) を実施すれば十分です。適格電子署名の場合、認証にはトラストサービスプロバイダー (TSP) の証明書が必要になります。
いつでも使用できるようにするため、適格電子署名の適格証明書は、外部サービスプロバイダーによって一元的に保管されます。
監査に準拠した方法で、ドキュメントを署名と共にアーカイブに保管できます。
高い柔軟性と法的要件を確保
DocuWare を使用すると、電子署名を柔軟に設計でき、業界や法制化されたプロセスに対して作成するすべての仕様を満たすことができます。例えば、次のようなオプションを使用します。
単一のドキュメントの複数の場所に署名する (契約書の 1 ページ、3 ページ、7 ページなど)。
ステープル留めした複数のファイルを 1 つのドキュメントに統合し、それらを個別のセクションとして署名する。この方法により、署名者は、複数のファイルで構成される 1 つのドキュメントを 1 つの封筒に入ったような形で効率よく受け取ることができます。標準的な秘密保持契約書を契約書と併せて署名する場合に役立ちます。(DocuSignのみ)
署名の期限を設定する。署名要求の送信時からこの期間が経過すると、署名者はドキュメントに署名することができなくなります。
リマインダーメールを設定する。署名者が一定の期間内にドキュメントに署名をしなかった場合は、リマインダー通知が送信されます。
署名を行った後に、署名者が署名済みのドキュメントのコピーをメールの添付ファイルとして受け取るようにする。
署名者にドキュメントを送信する前に、会社の電子スタンプ (電子シールとも呼ばれる) をドキュメントに適用する。この方法により、ドキュメントが本物であること (信頼性) および変更されていないこと (整合性) を証明することができます。(Validated ID のみ)
このようなシールは、厳密に言うと電子署名のように機能し、高度な証明書または適格性証明書となり得ます。その違いは、電子シールは常に法人 (企業、公的機関、その他の組織) に関連付けられていますが、電子署名は常に自然人に関連付けられている点にあります。