処理

以降のセクションでは、処理ページで選択する機能について説明します。

電子請求書を XML 形式で処理する方法の詳細については、「電子請求書のインポート」も参照してください。

インデックス作成

インデックスフィールド

ドキュメントから読み取ってインデックスフィールドに入力するテキストは、編集pictemplate_small機能を使用することでより正確に定義できます。 DocuWare Version 7.7以降では、この方法でダイナミックエントリーを編集することもできます。

テキストフィールド

  • テキストを指定
    ここでは、読み取るテキストのサブ領域を指定できます。サブ領域はインデックス作成に使用します。特定の文字列の後、前、間にテキストのみを使用するかどうかを決定します。正確な位置 (バーコードの場合など) を指定することも、フィールド区切りを定義して特定のエントリを選択することもできます。バーコードに複数の行が含まれている場合は、インデックスフィールドに書き込む行のみを選択できます。請求内容をバーコードからすべて転送して、個々のフィールドに取り込むことができます。

  • 正しいテキスト
    個々の文字を置き換えることで、読み出しエラーを修正できます。スキャン中に数字の 1 が誤って大文字の I として読み取られた場合や、数字の 0 が大文字の O として読み取られた場合などに役立ちます。

  • テキストを置換
    領域のすべての読み出しテキストを他のテキストに置き換えることができます。例えば、ドキュメントで読み出した「請求書」という用語をインデックス作成用の「請求書 - 出力」に置き換えることができます。これを行うには、置き換えるすべてのエントリのリストを作成します。すべての値を置き換えるか、リストされた値のみを置き換えるかを選択します。
    すべての値を置き換える場合：読み取る値が見つからない場合は、デフォルト値を受け入れるか、エラーを作成してプロセスを中止するかを選択できます。

日付フィールドと数値フィールドの追加オプション

  • 日付フィールドでは、読み取る領域に日付のみを表示するか、日付と時刻を表示するかを指定することもできます。デフォルトではコンピュータの地域設定に対応する形式が使用されます。読み取った日付が正しく解釈されるためには、形式を指定することが重要です。

  • 数値フィールドでは、関連する読み取り領域の数字形式を指定することもできます。デフォルトでは、コンピュータの地域設定に一致した数字形式が使用されます。読み取られた数字が正しく解釈されるためには、形式を指定することが重要です。

特定

複数の構成を作成している場合、DocuWare は保存または印刷するドキュメントの種類に応じて、正しい構成を自動的に選択します。自動選択を制御するには、処理 > 特定に移動します。スキャン、ファイルキャビネットからのインポート、または印刷を行うときに追加の操作は必要ありません。ドキュメントは適切な設定に従って処理されます。例えば、受信した請求書を処理する場合は、これらのドキュメント専用に作成された構成が常に選択されます。

構成が自動的に選択されるようにする場合は、最初にソースで次の機能を有効にする必要があります。[処理] の定義に従って構成を自動的に選択します。サイドバーの処理に特定セクションが表示されます。

DocuWare Printer をソースとして使用する場合は、ドキュメントを作成したソースアプリケーション (MS Word など) によって適切な構成を特定することもできます。ただし、このオプションはサンプルドキュメントを DocuWare Printer で印刷した場合にのみ使用できます。これにより、サンプルドキュメントに必要なメタデータ (ファイル名など) が確実に含まれるようになります。これはアプリケーションで確認できます。

分割

一括ジョブではドキュメントを分割するかどうか、またどのような方法で分割するかを指定できます。3 つの方法で分割できます。1 つは特定のページ数で分割し、1 つは指定したテキスト基準に従って分割し、1 つはバーコードの変更が検出された時点で分割する方法です。

  • 指定したページ数で分割する場合の例
    2 ページの定形レターを MS Word から頻繁に印刷する必要があるとします。そのドキュメントをシステム設定で 2 ページの後で分割するよう指定すれば、そのレターは個別の 2 ページのドキュメントとして DokuWare に存在することになります。

  • テキスト基準に従って分割する場合の例
    最後のページに取引条件が含まれている請求書を頻繁に印刷するとします。すべての請求書で取引条件は最後に含まれているため、請求書の最後 (合計) の後、および取引条件の前の位置でドキュメントを分割するには、テキスト基準として [合計] を選択します。

  • バーコードの変更が検出された時点で分割する場合の例
    それぞれ独自のバーコードを持つ紙のドキュメントを一括してスキャンします。異なる値のバーコードが検出されるたびに、DocuWare は自動的に新しいドキュメントを作成します。

テキスト基準に従ってドキュメントを分割するには、サンプルドキュメントが必要になります。サンプルドキュメントなしでは、ただページ番号に従って分割を実行するだけです。

レターヘッド

ドキュメントにレターヘッドやロゴを追加して表示することができます。レターヘッドは最初のページのみに追加することも、他のすべてのページに追加することもできます。この機能はドキュメントの最初のページにはレターヘッドを追加し、他のページにはロゴのみを追加する場合などに重要になります。レターヘッドは自動的に上部左揃えで配置されます。つまり、レターヘッドやロゴが大きすぎる場合、一部が表示されない可能性があります。レターヘッドが目的のページ領域に配置されるようにするには、対応する PDF をサンプルドキュメントとして準備します。

画像または背景色付きのドキュメントを印刷するには、処理 > レターヘッドでレターヘッドを常に上部に使用機能を有効にします。そうしないと、レターヘッドが表示されない可能性があります。この機能を電子署名機能と一緒に使用する場合、PDF/A を作成することはできません。代わりに PDF が作成されます。

XML文書や、XMLを添付ファイルとして含むPDFは、機能としてレターヘッドに対応していません。