メールのインポート用に IDP を構成する

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DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) は、AI を活用した機能によって既存のドキュメント管理ソリューションを拡張します。 これにより、オフィスでの業務プロセスの高度な自動化が可能になります。

たとえば、多くの企業がメールを介してドキュメントを PDF 形式の添付ファイルとして受け取っています。 DocuWare では、これらの PDF をインポートし、アーカイブすることができます。 IDP を使用すれば、ドキュメントの内容から関連する用語を読み出し、インデックス用語として自動的に追加することができるようになります。

このプロセスを実装するには、以下の領域の構成が機能します。

  • Docuware Intelligent Document Processing: 最初のステップとして、ドキュメント処理の人工知能は請求書や納品書などの特定のドキュメントの種類またはドキュメントのクラスを認識するように訓練されます。 この分類器は IDP の構成で後ほど利用できます。
    さらに、AI はドキュメントから関連するデータを抽出するように訓練されます。 その結果としていわゆる抽出モデルが作成され、このモデルを使用してドキュメントから用語を読み出し、インデックス値として自動で追加することができます。

  • DocuWare の構成 > キャプチャ > メール一般/Connect to Mail: Connect to Mail の構成を行うと、メールが自動的にインポートされるようになります。 このような構成ではメールを保存するファイルキャビネットを定義し、添付ファイルを保存する方法も定義します。 自動インデックス作成のための IDP の構成が提供されている場合には (次のポイントを参照してください)、Connect to Mail の構成でそれを選択することもできます。

  • DocuWare の構成 > キャプチャ > IDP: IDP の構成は、DocuWare と IDP を接続します。 natif.ai アカウントからドキュメントの自動認識用の分類器を選択します。

  • 詳細情報:自動インデックス作成を段階的に設定する方法については、次章「手順: IDP の構成を構成する」で説明しています。

手順: DocuWare と IDP を接続してメールをインポートする

  1. DocuWare の構成 > キャプチャ > DocuWare IDP の順に移動します。

  2. natif.ai にアクセスするための API キーを入力し、"接続" をクリックします。
    natif.ai アカウントでキーを取得します。 不明な点がある場合には、DocuWare の担当者までお問い合わせください。

  3. IDP へのアクセスが提供されると、アカウント内のすべてのドキュメント分類器が選択可能になります。 インポートしてインデックスの自動作成を行うドキュメントの種類に対応した IDP 分類器を選択します。

  4. "新しい構成" をクリックします。

  5. 以下の 4 つのタブで、ドキュメントの自動インデックス作成を設定します。

現在の構成をどのドキュメントの種類に適用するかを決定します。 請求書や納品書など、インポートするドキュメントの種類ごとに個別の構成が必要になります。

  1. たとえば、Peters Engineering の請求書をサンプルとして構成にアップロードします。 この請求書はステップ "処理" でテンプレートとして機能し、請求書の用語を DocuWare のインデックスフィールドにマッピングできるようになります。

  2. ドキュメントのクラスに使用する: 分類器が 2 つのドキュメントの種類 (例: 請求書および納品書) を区別できる場合、ここでは 1 つのドキュメントの種類 (例: 請求書) を選択します。 この構成は、分類中に "請求書" が検出された場合に常にインデックス作成に使用されます。

  3. IDP の抽出器: 請求書の抽出モデルを選択します。これは、受信したドキュメントを正確に読み取る方法を定義します。 分類と同様に、抽出モデルも natif.ai によって AI のトレーニングに関連して作成されました。

IDP で処理を行った後は、ドキュメントを PDF として保存する DocuWare のファイルキャビネットを選択します。 このファイルキャビネットは、メールのインポート構成で指定された保存先と一致している必要があります。

加えて、ドキュメントのインデックス用語とのマッピングを行うために次のステップ "処理" で利用可能になる保存ダイアログのインデックスフィールドを選択します。

このダイアログでは、ステップ "ソース" のサンプルドキュメントのプレビューが表示されます。 左側には、サンプルドキュメントから抽出された用語がすべて表示されています。 抽出された用語を、DocuWare のインデックスフィールドにマッピングします。 これは、ドキュメントから DocuWare のフィールドにインデックスエントリとして転送される内容を決定します。

IDP の構成を Connect to Mail の構成に組み込むためには、IDP の構成のユーザー権限が必要です。

これで、ドキュメントの種類 "請求書" の抽出とインデックス作成の設定が完了しました。

  1. DocuWare の構成 > メール一般の順に切り替えて、メールのインポートのための Connect to Mail の構成を開きます。

  2. 「自動ドキュメント処理」セクションで、以前に作成した IDP の構成を選択します。 複数の構成を作成してドキュメントの種類に応じて自動適用させる場合には、こちらで "自動選択" を選択します。