DocuWare で受信メールに対して Intelligent Document Processing (IDP) を有効化するには、IDP の構成とメールのインポートの構成という 2 つの構成が必要となります。
IDP の構成: DocuWare 担当者によって作成された IDP の構成は、DocuWare のシステムをドキュメントの分類とデータの抽出を担当する AI エージェントに接続します。 この構成には、AI がドキュメントの種類を認識して関連するインデックスデータを抽出するために必要となる API キーとルールが含まれています。
メールのインポート構成: この構成は、メールとその添付ファイルがどのようにアーカイブされるかを定義します。 このステップでは、事前に提供された IDP の構成を組み込み、添付されたすべての PDF が保存される前に自動的に分類およびインデックス化されるようにします。
次のセクションでは、これらの構成を作成するための手順を順を追って説明していきます。
IDP の構成の作成
IDP の構成は通常、DocuWare の担当者によって提供されます。 詳細な手順は以下の通りです。
DocuWare の構成 > キャプチャ > DocuWare IDP の順に移動します。
natif.ai にアクセスするための API キーを入力し、"接続" をクリックします。
natif.ai アカウントでキーを取得します。 不明な点がある場合には、DocuWare の担当者までお問い合わせください。IDP へのアクセスが提供されると、アカウント内のすべてのドキュメント分類器が選択可能になります。 インポートしてインデックスの自動作成を行うドキュメントの種類に対応した IDP 分類器を選択します。
"新しい構成" をクリックします。
以下の 4 つのタブでドキュメントの自動インデックス作成を構成します。これにより、ドキュメントの種類 "請求書" の抽出とインデックス作成が完了します。
ソース
現在の構成をどのドキュメントの種類に適用するかを決定します。 請求書や納品書など、インポートするドキュメントの種類ごとに個別の構成が必要になります。
たとえば、Peters Engineering の請求書をサンプルとして構成にアップロードします。 この請求書はステップ "処理" でテンプレートとして機能し、請求書の用語を DocuWare のインデックスフィールドにマッピングできるようになります。
ドキュメントのクラスに使用する: 分類器が 2 つのドキュメントの種類 (例: 請求書および納品書) を区別できる場合、ここでは 1 つのドキュメントの種類 (例: 請求書) を選択します。 この構成は、分類中に "請求書" が検出された場合に常にインデックス作成に使用されます。
IDP の抽出器: 請求書の抽出モデルを選択します。これは、受信したドキュメントを正確に読み取る方法を定義します。 分類と同様に、抽出モデルも AI のトレーニングに関連して作成されました。
ターゲット
IDP で処理を行った後は、ドキュメントを PDF として保存する DocuWare のファイルキャビネットを選択します。 このファイルキャビネットは、メールのインポート構成で指定された保存先と一致している必要があります。
加えて、ドキュメントのインデックス用語とのマッピングを行うために次のステップ "処理" で利用可能になる保存ダイアログのインデックスフィールドを選択します。
処理
このダイアログでは、ステップ「ソース」のサンプルドキュメントのプレビューが表示されます。 左側には、サンプルドキュメントから抽出された用語がすべて表示されています。 抽出された用語を、DocuWare のインデックスフィールドにマッピングします。 これは、ドキュメントから DocuWare のフィールドにインデックスエントリとして転送される内容を決定します。
アクセス許可
IDP の構成を Connect to Mail の構成に組み込むためには、IDP の構成のユーザー権限が必要です。
IDP をメールのインポートの構成に組み込む
DocuWare の担当者から IDP の構成が提供されたら、Connect to Mail の構成でそれを選択します。
"DocuWare の構成" > "メール一般" の順に切り替えます。
メールのインポートの構成を開きます。
「自動ドキュメント処理」セクションで、以前に作成した IDP の構成を選択します。
IDP の構成を複数作成してドキュメントの種類に応じて自動適用させる場合には、こちらで "自動選択" を選択します (推奨)。