DocuWare では、Microsoft 365 の共有メールボックスのメールを一般的なメール構成 (Connect Mail) を使用してアーカイブする機能に対応しました。 これにより、個人のメールボックスに加えてチームのメールボックスに送信されたメッセージの自動インポートおよび自動処理が可能になります。 共有メールボックスのアーカイブには、追加の Microsoft 365 ユーザーライセンスは必要ありません。
適用対象
複数の従業員がアクセスできる共有メールボックスを使用してください (例: invoices@company.com、orders@company.com、support@company.com など)。 すべての受信メールを DocuWare へとインポートし、既存のワークフローで処理を行うことができます。
メリット
継続性: 処理は特定の従業員のメールボックスに紐付けられません。
一貫性: 個人用メールボックスと共有メールボックスで同じインターフェースを利用できます。
費用: 追加の Microsoft 365 ユーザーライセンスは必要ありません。
コンプライアンス: セキュリティが確保された最新の認証システムを使用します。
集中化: 単一のアドレスを介してチームのメールをアーカイブできます。
使用方法は以下の通りです
"DocuWare の構成" > "一般的なメール" の順に移動して新しいメール構成を作成し、"メールアドレス" フィールドに共有メールボックスのアドレスを入力します。
Microsoft 365 のサインインでは、個人用の Microsoft アカウントを使用して認証を行います。
Microsoft 365 の管理者から、共有メールボックスに対する必要な権限 (例: フルアクセスや代理送信) が個人用のアカウントに付与されていることをご確認ください。 アクセスには Microsoft Graph と OAuth2 トークンが使用されるため、アクセス許可およびメールボックスへのアクセスは Microsoft 365/Azure AD で完全に制御され、取り消すことも可能です。
共有メールボックスからのメールのインポートに関する詳細情報については、ヘルプ記事「メールインポート構成」を参照してください。