DocuWare Desktop Apps を使用すれば、監視中のフォルダーからインポートアプリを介して、またはスキャナーから直接スキャンアプリを介してドキュメントを DocuWare に取り込むことができます。いずれの方法でも、IDP と連携させて自動処理を実現することが可能です。
DocuWare Desktop Apps を介してインポートされたドキュメントに対して Intelligent Document Processing (IDP) を有効化するには、IDP の構成と対応する Desktop App の構成という 2 つの構成が必要となります。
IDP の構成: DocuWare 担当者によって作成された IDP の構成は、DocuWare のシステムをドキュメントのスプリッター・分類・データの抽出を担当する AI エージェントに接続します。 この構成には、AI がドキュメントの種類を認識して関連するインデックスデータを抽出するために必要となる API キーとルールが含まれています。
デスクトップアプリからのインポート設定：この設定では、「スキャン」または「インポート」プラグインを通じてドキュメントを取り込む方法を定義します。本ステップでは、事前に提供された IDP 設定を組み込み、取り込まれた PDF がアーカイブされる前に自動でスプリッター・分類・インデックス化されるようにします。
次のセクションでは、これらの構成を作成するための手順を順を追って説明していきます。
IDP の構成の作成
IDP の構成は通常、DocuWare の担当者によって提供されます。 詳細な手順は以下の通りです。
DocuWare の構成 > キャプチャ > DocuWare IDP の順に移動します。
natif.ai にアクセスするための API キーを入力し、"接続" をクリックします。
natif.ai アカウントでキーを取得します。 不明な点がある場合には、DocuWare の担当者までお問い合わせください。IDP へのアクセスが提供されると、アカウント内のすべてのスプリッターが選択可能になります。結合されたドキュメントがスプリッターによって分割され、各ドキュメントが個別に処理されるように、IDP のスプリッターを選択します。
次のドロップダウンで、取り込みたいドキュメントの種類に対応する IDP の分類器を選択し、自動的にインデックス化できるようにします。。
"新しい構成" をクリックします。
以下の 4 つのタブでドキュメントの自動インデックス作成を構成します。これにより、ドキュメントの種類 "請求書" の抽出とインデックス作成が完了します。
ソース
現在の構成をどのドキュメントの種類に適用するかを決定します。 請求書や納品書など、インポートするドキュメントの種類ごとに個別の構成が必要になります。
たとえば、Peters Engineering の請求書をサンプルとして構成にアップロードします。 この請求書はステップ "処理" でテンプレートとして機能し、請求書の用語を DocuWare のインデックスフィールドにマッピングできるようになります。
ドキュメントのクラスに使用する: 分類器が 2 つのドキュメントの種類 (例: 請求書および納品書) を区別できる場合、ここでは 1 つのドキュメントの種類 (例: 請求書) を選択します。 この構成は、分類中に "請求書" が検出された場合に常にインデックス作成に使用されます。
IDP の抽出器: 請求書の抽出モデルを選択します。これは、受信したドキュメントを正確に読み取る方法を定義します。 分類と同様に、抽出モデルも AI のトレーニングに関連して作成されました。
ターゲット
IDP で処理を行った後は、ドキュメントを PDF として保存する DocuWare のファイルキャビネットを選択します。 このファイルキャビネットは、メールのインポート構成で指定された保存先と一致している必要があります。
加えて、ドキュメントのインデックス用語とのマッピングを行うために次のステップ "処理" で利用可能になる保存ダイアログのインデックスフィールドを選択します。
処理
このダイアログでは、ステップ「ソース」のサンプルドキュメントのプレビューが表示されます。 左側には、サンプルドキュメントから抽出された用語がすべて表示されています。 抽出された用語を、DocuWare のインデックスフィールドにマッピングします。 これは、ドキュメントから DocuWare のフィールドにインデックスエントリとして転送される内容を決定します。
アクセス許可
IDP の構成を Connect to Mail の構成に組み込むためには、IDP の構成のユーザー権限が必要です。
DocuWare Desktop Apps への IDP の構成の組み込み
DocuWare の担当者から IDP の構成が提供されたら、インポートまたはスキャンの構成でそれを選択します。
DocuWare Desktop Apps を開きます。
スキャンしたドキュメントに IDP を使用する場合
スキャンプラグインを介して IDP を使用するには、 DocuWare Desktop Apps > "スキャン" タブの順にクリックします。
ドロップダウンリスト "処理の構成"で "自動選択 (DocuWare IDP の構成)" を選択すると、最初にドキュメントがスプリッター AI エージェントに送信されます。ドキュメントの分割が必要な場合は、まずスプリッターによって個別のファイルに分割され、その後、各ファイルが分類 AI エージェントに転送されます。分割が不要な場合は、ファイルは分類 AI エージェントに直接送信されます。
分類の結果に基づいて、システムが自動的に適切な抽出モデルを選択して使用します。
監視中のフォルダーを介してインポートされたドキュメントに IDP を使用する場合
インポートプラグインを介して IDP を使用するには、"インポート" タブをクリックします。
"新しいインポートジョブを作成" をクリックします。
監視するソースフォルダーを選択します。
"構成" > "自動選択 (DocuWare IDP の構成)" の順に選択し、最初にドキュメントをスプリッター AI エージェントに送信します。ドキュメントの分割が必要な場合は、まずスプリッターによって個別のファイルに分割され、その後、各ファイルが分類 AI エージェントに転送されます。分割が不要な場合は、ファイルは分類 AI エージェントに直接送信されます。分類の結果に基づいて、システムが自動的に適切な抽出モデルを選択して使用します。
DocuWare Desktop Apps によってトリガーされた IDP ジョブの監視
Intelligent Document Processing (IDP) を使用してインポートされたドキュメントは、DocuWare サーバー上で動作する AI サービスによって分割、分類、およびインデックス作成が行われます。
これらの処理を監視するには、 DocuWare の構成を開き、"IDP の監視" を選択します。 リストには、各ジョブの状態、ファイル名、タイムスタンプ、その他の詳細情報が表示されています。
IDP ジョブは、技術的または運用上の理由により正常に完了しない場合があります。 正常に完了しなかったジョブには警告またはエラー状態が表示されます。 "詳細情報" をクリックして詳細を確認し、必要な修正を行い、"再試行" をクリックしてジョブを再起動します。
ジョブは、たとえば複数の IDP の構成が同一のドキュメントに対して一致している場合などに正常に完了しない可能性があります。たとえば、2 つの構成が同一のドキュメントクラスに割り当てられている状態で同一のサンプルファイルを使用する場合などがこれに該当します。 この状況において DocuWare は適用すべき抽出器を判別できないため、ジョブは停止されます。