DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) は、AI を活用した機能によって既存のドキュメント管理ソリューションを拡張します。 これにより、オフィスでの業務プロセスの高度な自動化が可能になります。
多くの企業では、メールに添付された PDF ファイルとしてドキュメントを受け取るか、スキャナーでスキャンしたドキュメントを DocuWare Desktop Apps を介して DocuWare へとインポートしています。 DocuWare では、これらの PDF をインポートし、アーカイブすることができます。 IDP を使用すれば、ドキュメントの内容から関連する用語を読み取り、自動的にインデックス用語として追加することができるようになります。
IDP のための AI のトレーニング
所属する会社向けに Intelligent Document Processing を設定する最初のステップとして、AI が御社のニーズに合わせてトレーニングされます。
このトレーニングには、ドキュメントの分類や分類したドキュメントからの関連データの抽出が含まれています。
スプリッター: IDP は 1 つのファイルに結合された個々のドキュメントを認識し、スプリッターによって分割して個別に処理できるようにします。
分類: IDP は特定のドキュメントの種類またはドキュメントのクラス (例: 請求書や納品書など) を認識します。
抽出: IDP はドキュメントから関連するデータを抽出し、自動的にインデックス値として追加します。
IDP の背後にある AI の学習は、次の 2 つの方法で実施できます。
DocuWare IDP プラットフォーム：学習は独立した IDP プラットフォーム上で行われます。このオプションは、DocuWare にアーカイブされているかどうかにかかわらず、あらゆるドキュメントに対応しています。IDP プラットフォームでの学習は、通常、DocuWare の担当者が実施します。
DocuWare 環境設定：DocuWare のファイルキャビネットにすでにアーカイブされているドキュメントを使用して、DocuWare 環境設定から直接、分割および分類のワークフローを学習させることができます。このオプションについては、以下のセクションで説明します。
これらの AI 分類および抽出エージェントを、IDP 構成を通じて DocuWare に接続できます。
DocuWare から分割と分類を学習させる
ファイルキャビネットにすでに保存されているドキュメントを使用して、DocuWare 環境設定から直接、新しい分割モデルおよび分類モデルを学習させることができます。学習には実際のドキュメントが使用されるため、生成される AI モデルは、ファイル固有のフォーマット、レイアウト、内容に最適化されます。
学習を開始するには：
DocuWare 環境設定で、DocuWare IDP セクションに移動します。
新しい IDP スプリッターまたは分類器を学習させるためのボタンをクリックします。セットアップの手順を案内するダイアログが開き、学習に使用できるファイルキャビネットが表示されます。
使用するドキュメントが含まれているファイルキャビネットを選択します。
分割の場合は、少なくとも 1 つのファイルキャビネットを選択します。
分類の場合は、少なくとも 2 つのファイルキャビネットを選択します。ダイアログには、各ファイルキャビネットに学習に十分なドキュメントが含まれているかどうかが表示されます。
学習を開始します。学習の完了には最大 24 時間かかる場合があります。ワークフローの作成と構成を行う前に、学習の完了を待つ必要はありません。
抽出モデルの学習は、DocuWare 環境設定からはまだ利用できません。
IDP の構成を介して、これらの AI による分類および抽出エージェントを DocuWare に接続することができます。
IDP を使用したメールとドキュメントの処理
Intelligent Document Processing (IDP) は、メールを介して受け取ったか、または DocuWare Desktop のスキャンまたはインポートプラグインを介して受け取ったかに関わらず、ドキュメントが DocuWare システムに取り込まれた時点で処理を行います。
メールのインポート
DocuWare にメールを自動的にインポートするには、メールのインポート構成を作成します。この構成では、メッセージの保存場所や添付ファイルの処理方法を定義します。たとえば、添付ファイルをメールと一緒にアーカイブするか、または別々のドキュメントとして保存するかなどを構成します。
この設定に IDP の構成を追加すると、DocuWare は Intelligent Document Processing を使用して添付されているすべての PDF を分類し、 ファイルをアーカイブする前に主要なデータを抽出します。これにより、メールワークフローに AI 主導の自動化を提供します。
メールのインポート用の IDP の構成についてさらに詳しく読む
DocuWare Desktop Apps を介したドキュメントのインポート
(スキャンプラグインかインポートプラグインかに関わらず) DocuWare Desktop Apps を介してインポートされたドキュメントでも IDP の構成を使用することができます。 たとえば、紙の請求書をデジタル化したり、PDF ファイルを取り込んだりする際に DocuWare の Scan と Import を多用している場合、これらのドキュメントも DocuWare IDP のスプリッター AI エージェントによって自動的に分割され、完全にインデックス化され、自動的にアーカイブされるようになりました。
DocuWare Desktop Apps 用の IDP の構成についてさらに詳しく読む