シンクロ

同期モジュールにより、オンプレミスシステムとクラウドシステムの DocuWare ファイルキャビネット内のドキュメントが同期されます。新しく開発されたインターフェースにより、さまざまな場所でのドキュメントのミラーリング機能や同期機能など、頻繁に使用する重要な機能にすばやく簡単にアクセスできるようになりました。

例：

• 複数の支店のデータベースが、毎週本社のデータベースと比較されます。いずれの場合も、最新のドキュメントが転送されます。そのため、すべての支店に、本社から送信された更新後のフォームが存在します。それとは逆に、支店のデータベースに入力された新しい顧客データは、中央のドキュメントプールに追加されます。

• または、ドキュメントをオンプレミスシステムから DocuWare Cloud にバックアップとして転送します。

ファイルキャビネットの同期には、関係するすべてのサーバーが同じバージョンのDocuWareを使用する必要があります。

このモジュールはオンプレミスのお客様のみご利用いただけます。

注：DocuWare 構成でこのモジュールを使用して作成された同期ジョブは、DocuWare Administration には表示されません。また、新しい同期モジュールでは、DocuWare Administration で作成された同期ワークフローもサポートされません。

バージョン管理に関する情報：

• バージョン管理機能が有効になっているファイルキャビネットを同期することはできません。複数のバージョンが存在するドキュメントを移動する場合は、転送モジュールを使用してください。

• 2 つのファイルキャビネットで同期が設定されている場合、これらのファイルキャビネットをバージョン管理で使用することはできません。これは、同期を削除した場合も同じです。

既定の設定

同期モジュールを使用するには、以下に示す権限が必要になります。

[ファイルキャビネットの同期] 機能権限

DocuWare 構成で同期モジュールを表示するには、ファイルキャビネット同期機能の構成という機能権限が必要になります。この権限は、DocuWare 構成のユーザー管理セクションで割り当てることができます。

ファイルキャビネット権限

同期ジョブを作成するには、同期元のファイルキャビネットと同期先のファイルキャビネットへのアクセス権が必要になります。同期ジョブを実行するユーザーは、以下に示すファイルキャビネット権限を持っている必要があります。

• ドキュメントを表示

• 保存

• 検索

• ドキュメントを削除

また、以下のフィールド権限も必要です。

• 書き込み

• 新規エントリを許可

これらのファイルキャビネット権限とフィールド権限は、DocuWare 構成で割り当てることができます。

ファイルキャビネット権限：ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > 詳細 > ユーザー定義プロファイル > プロファイル x > ファイルキャビネット > 一般権限

フィールド権限：ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > 詳細 > ユーザー定義プロファイル > プロファイル x > インデックスフィールド

構成の実行

概要ダイアログで同期ジョブの実行、表示、編集を行うには、ジョブウィザードの権限タブで適切な権限を割り当てる必要があります。

全般

名前と説明

同期ジョブの名前と説明は、同期モジュールのホームページでのみ表示することができます。

オプション

ファイルキャビネットを選択

ファイルキャビネットを選択する場合は、直接自分に割り当てられているファイルキャビネットプロファイルまたは役割経由で割り当てられているファイルキャビネットプロファイルに対するすべてのファイルキャビネットから選択することができます。

バージョン管理に関する情報：

• バージョン管理機能が有効になっているファイルキャビネットは、通常、同期用として表示されることはありません。

• 2 つのファイルキャビネットで同期が設定されている場合、これらのファイルキャビネットをバージョン管理で使用することはできません。これは、同期を削除した場合も同じです。

表示されているすべてのファイルキャビネットを、同期元または同期先のファイルキャビネットとして使用することができます。同期ワークフローとは異なり、ファイルキャビネットをサテライトやマスターとして識別する必要はありません。

オンプレミス組織のファイルキャビネットは、同期元として使用することも、同期先として使用することもできます。クラウド組織のファイルキャビネットは、同期先として使用することができます。ただし、別のシステムの 2 つのファイルキャビネットを、現在ログオンしているシステムのファイルキャビネットと同期することはできません。

ドキュメントを転送

同期処理では、新しいドキュメントだけでなく、ドキュメントとインデックスデータの変更と削除も転送することができます。

同期の対象を特定のドキュメントのみに制限するためのフィルタが用意されています。時間に基づいてドキュメントを同期から除外することも、特定のフィールド値に従って同期から除外するドキュメントを選択することもできます。

すべてのファイルキャビネットフィールドが、画面左側のフィルタフィールドに表示されます。画面の右側で、このインデックスフィールド内でドキュメントが持つ必要があるエントリを作成します。これにより、ドキュメントが転送されます。

削除したドキュメントまたは仮想ゴミ箱にあるドキュメントの同期に関する注意 (DocuWare version 7.8 以降)：

フィールドの割り当て

[ファイルキャビネット x] のフィールドが [ファイルキャビネット y] のフィールドに割り当てられている場合、インデックスフィールドのエントリだけが転送されます。割り当てられていないフィールドのエントリは同期されません。

テーブルの列は自動的に割り当てられます。そのため、列の名前とタイプが一致している必要があります。

スケジュール

ジョブを手動で実行する場合は、このダイアログで繰り返しなし設定を選択し、スケジュールモジュールの概要ページの一度だけ開始オプションを使用してジョブを開始します。

または、自動ジョブ実行機能で時間を指定します。パフォーマンスを最適化するための最小同期間隔は 10 分です。

構成上では常に、その構成が作成されたタイムゾーンで、ジョブ実行の時間が表示されます。Windows のタイムゾーンが異なる場合はリストが表示され、そのリストで目的のタイムゾーンを選択することができます。この場合、時差を計算する必要がないため、ジョブの実行時間を簡単にカスタマイズすることができます。ただし、実行時間が自動的に延期されることはありません。

自動ジョブ実行の資格情報

システムにログオンしているユーザーの ID が、ジョブを実行するための資格情報として自動的に適用されます。別のユーザーの ID を使用してジョブを実行する場合は、設定時にそのユーザーの資格情報を入力する必要があります。

ジョブを自動実行するには、ここで資格情報を保存する必要があります。別のユーザーの資格情報を入力する場合は、目的のファイルキャビネットにそのユーザーがアクセスできるかどうか、同期ジョブを実行するための権限を持っているかどうかを確認する必要があります。

システムユーザーのパスワードの変更後も、構成処理は引き続き実行されます。関連する構成内でデータを再入力する必要はありません。

権限

このダイアログで同期ジョブが自分 (または自分の役割) に割り当てられている場合にのみ、その同期ジョブを編集したり実行したりすることができます。

また、ファイルキャビネットにアクセスするための権限と、いくつかのファイルキャビネット権限も必要になります。これらの権限がない場合、同期モジュールのホームページで同期ジョブを表示することはできますが、実行したり編集したりすることはできません。