検索

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検索ダイアログで、ドキュメントをフィルタリングするための用語を入力します。検索ダイアログには、ファイルキャビネットに対して有効になっているすべてのカスタムデータベースフィールドが表示されます。検索に必要なフィールドの数が少ない場合は、目のアイコンを 1 回クリックすると、これらのフィールドを非表示にすることができます。ただし、ダイアログのフィールドを非表示にしても、これらのフィールドにアクセスできなくなるわけではありません。これらのフィールドにはプラットフォームからアクセスできます。

別の説明をフィールド名としてダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。例えば、[ドキュメント番号] フィールドに、別の部門で使用する [請求書番号] ラベルや [納品書番号] ラベルを付けることができます。

DocuWare システムフィールドは、検索ダイアログ、結果リスト、リストで使用することもできます。デフォルトでは (検索ダイアログの保存日を除き) システムフィールドは表示されません。ただし、DocuWare 管理者は目のアイコンを使用することで、これらのフィールドをダイアログに表示できます。すべてのユーザーには、システムフィールドに対する読み取り権限および検索権限が付与されています。

以下に示すシステムフィールドは、ドキュメントクエリに使用できます。

  • ドキュメント ID

  • 最終変更日時 / 最終変更ユーザー

  • 保存日時 / 更新者

  • ファイル拡張子

  • ドキュメントのサイズ

  • ディスク番号

他のオプションを表示で、以下の設定を追加で入力することができます。

結果リスト

ここで選択した結果リストの仕様に従い、検索結果が表示されます。例えば、結果リストに表示される検索結果の順序を指定することができます。

統合の ID

ダイアログを作成すると、そのダイアログの ID 番号が自動的に割り当てられます。この ID 番号を変更することはできません。例えば、プログラムや URL 統合で ID 番号を使用して、検索ダイアログを別のアプリケーションに統合することができます (詳細)。

ダイアログフィールドをクリックして、ダイアログの設定を行います。

検索ダイアログのフィールドに対して、以下のプロパティを設定することができます。

ダイアログ内のフィールド名

フィールド名以外の説明を表示する必要がある場合は、ラベルを変更します。例えば、[ドキュメント番号] フィールドに、[請求書番号] ラベルや [納品書番号] ラベルを付けることができます。

ただし、システムフィールドではユーザー定義のラベルを使用できません。

必須項目

必須フィールドは、ドキュメントの重要なインデックス情報をすべて入力するためのフィールドです。保管ダイアログ、検索ダイアログ、インデックスダイアログでは、それぞれ独自の必須フィールドを設定することができます。そのため、インデックスフィールドは、ファイルキャビネット内で必須フィールドにすることもオプションフィールドにすることもできます。

注：ダイアログ内で特定のフィールドが非表示になっている場合、必須フィールドオプションは自動的に無効になります。

検索条件にワイルドカードを追加

ワイルドカード (*) 検索では、検索用語が含まれているすべてのインデックスエントリがさまざまな組み合わせで表示されます。例えば「*Peters*」と入力して検索を実行すると、「Peters Engineering」や「Franziska Peters」が検索結果として表示されます。ワイルドカードを使用しない場合、「Peters」に正確に一致する検索結果だけが表示されます。

これは結果リストの検索結果にのみ影響し、選択リストには影響しません。

既定のエントリ

選択したエントリが、このフィールドに自動的に入力されます。データベースフィールドのプロパティですでにフィールドが指定されている場合、この [既定のエントリ] フィールドはダイアログフィールドでは考慮されません。

独自の値を入力することも、動的エントリを選択することもできます。動的なエントリは、ファイルキャビネット内のログフィールドを参照します。動的エントリの例としては、ドキュメントを保存したユーザーの正式名、短縮名、メールアドレスなどがあります。フィールドタイプに応じて、事前に定義された別の動的エントリを使用することもできます。

事前定義エントリを選択しない場合、インデックス作成時に、必要に応じてフィールドを入力することができます。

読み取り専用

このオプションを選択すると、常に上記の入力値を使用して、このフィールドの検索が実行されます。

フィールドマスク

フィールドマスクを使用すると、長い電話番号や日付形式などを簡単に入力することができます。DocuWare 構成のインデックスのヘルプで、新しいフィールドマスクを作成することができます。

作成 ... 選択リスト

このフィールドで、組織の選択リストを有効にすることができます。プラス記号を使用して、新しい選択リストを作成することができます。

選択リストをフィールドに割り当てる

選択リストを使用して、Web Client で検索用語またはインデックスエントリ用語を指定することができます。新しい選択リストを作成するには、DocuWare 構成 > インデックスのヘルプ > 選択リストに移動します。

選択リストは、DocuWare 構成のファイルキャビネットモジュールの検索ダイアログ、保管ダイアログ、インデックスダイアログに表示される以下のフィールドに関連付けられます。

選択リストのタイプ

選択リストは、テーブルの単一列タイプにすることも、複数列タイプにすることもできます。テーブルタイプにより、選択リストをフィルタリングできるかどうかが決まります。

  • 単一列の選択リストをフィルタリングすることはできません。デフォルトの選択リストは例外です。

  • 複数列の選択リストは、フィルタリングすることができます。フィルタリングすると、別のダイアログフィールドのエントリと一致するエントリのみが選択リストに表示されます。

複数列の選択リストを有効にすると、フィールドで使用できるのはその選択リストのみになります。その他の選択リストは自動的に無効になります。

選択リストのモード

選択リストには、内部、固定、外部という 3 つのモードがあります。

  • 内部選択リストは、システムによって生成されます。個々のデフォルトの選択リストは、各フィールドで自動的に有効になります。このリストには、このフィールドにこれまでに入力されたすべてのエントリが含まれています。

固定選択リストと外部選択リストは、DocuWare の外部ソースのデータをベースとしています。これらの選択リストのソースは、データベースにすることも、単純なテキストファイルにすることもできます。

  • 固定選択リストは、DocuWare にインポートされてから保存されます。固定選択リストには、すぐにアクセスすることができます。

  • フィールドに値を入力するたびに、外部選択リストが取得されます。このリストの利点は、外部選択リストのステータスが常にソースと同じであるということです。

日付フィールドと整数フィールドの場合は、常に外部選択リストを選択してください。

選択リストのみ

選択リストのエントリのみをフィールドに入力する必要がある場合は、このオプションを有効にします。これにより、スペルミスや入力ミスを回避することができます。

フィルタの設定

選択リストをフィルタリングすると、他のフィールドのエントリに応じて、特定のインデックスエントリを表示することができます。デフォルトの選択リストをフィルタリングするか、複数列の選択リストをフィルタリングするかによって、フィルタの設定が異なります。

デフォルトの選択リスト

デフォルトの選択リストに対してフィルタを設定する場合は、現在の保管ダイアログのすべてのフィールドを使用することができます。1 つ以上のフィールドを有効にして、デフォルトの選択リストがこれらのフィールドのエントリに一致するようにします。

複数列の選択リスト

複数列の選択リストは、固定選択リストまたは外部選択リストをフィルタリングできるように、複数列のテーブルとして設定する必要があります。

  • 最初に、使用する列で、テーブル内のどの列を現在のフィールドの選択リストとして使用するかを設定します。

次に、フィルタリングの条件を指定します。

  • 画面の右側で、現在の保管ダイアログのすべてのフィールドを選択することができます。いずれかのフィールドをフィルタリング条件として定義します。

  • 次に、画面の左側で、このダイアログフィールドのエントリが含まれている外部テーブルの列を選択します。

複数列の選択リストのフィルタリング例を確認してください。

ユーザーは、Web Client でフィルタリングのオンとオフを切り替えることができます。

Web Client では、検索ダイアログフィールドのフィルタリングはデフォルトで有効になっています。そのため、このフィールドの選択リストは、他のフィールドのエントリに依存することになります。このオプションでは、ユーザーがフィルタリングを無効にできるかどうかを指定することができます。フィルタリングを無効にすると、Web Client のこのフィールドで選択リスト全体を使用できるようになります。