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ここでは、デジタルファイルのようなフォルダ構造を考えてみます。ドキュメントは、デジタルファイルのアナログ版と同様に、体系的で追跡可能な形式でフォルダ構造内に保存することができます。
このようなデジタルファイルをここで作成するには、テキストフィールドを選択し、それらを階層構造内に配置します。最初のフィールドはフォルダ構造の最上位レベルを表し、2 番目のフィールドはその下のフォルダレベルを表します。アナログのファイルコレクションと同様に、任意の数のサブフォルダを作成することができます。
注：最初は、ドキュメントの保存時に入力したフィールドの値がフォルダ名として表示されます。例えば、[会社] フィールドに「Peters Engineering GmbH」と入力してドキュメントを保存すると、DocuWare Client で「Peters Engineering GmbH」がフォルダ名として表示されます。
ォルダ名は、事前に定義することもできます。関係当局がユニバーサルファイルプランに従い、複数のファイルについて同じストレージ構造でドキュメントをアーカイブする場合は、特にフォルダ名が重要になります。
空のフォルダ構造を作成するには、拡張をクリックします。
以下の例は、DocuWare を使用してファイル構造をデジタル形式で再作成する方法を示しています。すべての社員について、個人用のドキュメントを収集するためのフォルダが作成されます。
空のフォルダ構造を使用すると、すべての人事ファイルが同じ構造になるようにサブフォルダ名を指定することもできます。一意の番号で保存された番号付きフォルダとドキュメントにより、ファイルキャビネット内のドキュメントを簡単に識別することができます。
注：フォルダ構造は、Web Client と Windows Explorer Client で使用することができます。
フィルタの設定
フィルタを設定すると、フォルダ構造には、ここで定義したルールに一致するドキュメントのみが表示されます。
空のフォルダ構造
上記で説明したように、インデックスフィールドエントリは、クライアントではフォルダとして表示されます。そのため、インデックスフィールドがフォルダとして表示されるように、最初にストレージでインデックスフィールドにデータを入力する必要があります。
ただし、最初からフォルダが使用可能な状態になっている場合 (ドキュメントを保存する前から使用可能な状態になっている場合)、インデックス作成が大幅に簡単になります。これを行うには、選択リストを使用します。この選択リストのエントリは、空のフォルダとしてフォルダ構造に挿入されます。
ここでは、選択リストをフィールドに割り当てないでください。保管ダイアログで選択リストを通常の方法で使用するには、ダイアログレベルで選択リストをフィールドに割り当てる必要があります。
インデックスダイアログフィールドのプロパティ
以下に示す保管ダイアログのフィールドプロパティを設定することができます。
ダイアログ内のフィールド名
別の説明をフィールド名としてダイアログに表示する場合は、ラベルを変更します。例えば、[ドキュメント番号] フィールドに、別の部門で使用する [請求書番号] ラベルや [納品書番号] ラベルを付けることができます。
テーブルフィールドの列の場合、[ダイアログ内の列名] がここに表示されます。
必須
必須フィールドは、ドキュメントの重要なインデックス情報をすべて入力するためのフィールドです。保管ダイアログ、検索ダイアログ、インデックスダイアログでは、それぞれ独自の必須フィールドを設定することができます。そのため、インデックスフィールドは、ファイルキャビネット内で必須フィールドにすることもオプションフィールドにすることもできます。
注：ダイアログ内で特定のフィールドが非表示になっている場合、必須フィールドオプションは自動的に無効になります。
フィールドマスク
フィールドマスクを使用すると、長い電話番号や日付形式などを簡単に入力することができます。DocuWare 構成のインデックスのヘルプで、新しいフィールドマスクを作成することができます。
作成 ... 選択リスト
このフィールドで、組織の選択リストを有効にすることができます。プラス記号を使用して、新しい選択リストを作成することができます。
選択リストをフィールドに割り当てる
選択リストを使用して、Web Client で検索用語またはインデックスエントリ用語を指定することができます。新しい選択リストを作成するには、DocuWare 構成 > インデックスのヘルプ > 選択リストに移動します。
選択リストは、DocuWare 構成のファイルキャビネットモジュールの検索ダイアログ、保管ダイアログ、インデックスダイアログに表示される以下のフィールドに関連付けられます。
選択リストのタイプ
選択リストは、テーブルの単一列タイプにすることも、複数列タイプにすることもできます。テーブルタイプにより、選択リストをフィルタリングできるかどうかが決まります。
単一列の選択リストをフィルタリングすることはできません。デフォルトの選択リストは例外です。
複数列の選択リストは、フィルタリングすることができます。フィルタリングすると、別のダイアログフィールドのエントリと一致するエントリのみが選択リストに表示されます。
複数列の選択リストを有効にすると、フィールドで使用できるのはその選択リストのみになります。その他の選択リストは自動的に無効になります。
選択リストのモード
選択リストには、内部、固定、外部という 3 つのモードがあります。
内部選択リストは、システムによって生成されます。個々のデフォルトの選択リストは、各フィールドで自動的に有効になります。このリストには、このフィールドにこれまでに入力されたすべてのエントリが含まれています。
固定選択リストと外部選択リストは、DocuWare の外部ソースのデータをベースとしています。これらの選択リストのソースは、データベースにすることも、単純なテキストファイルにすることもできます。
固定選択リストは、DocuWare にインポートされてから保存されます。固定選択リストには、すぐにアクセスすることができます。
フィールドに値を入力するたびに、外部選択リストが取得されます。このリストの利点は、外部選択リストのステータスが常にソースと同じであるということです。
日付フィールドと整数フィールドの場合は、常に外部選択リストを選択してください。
選択リストのみ
選択リストのエントリのみをフィールドに入力する必要がある場合は、このオプションを有効にします。これにより、スペルミスや入力ミスを回避することができます。
フィルタの設定
選択リストをフィルタリングすると、他のフィールドのエントリに応じて、特定のインデックスエントリを表示することができます。デフォルトの選択リストをフィルタリングするか、複数列の選択リストをフィルタリングするかによって、フィルタの設定が異なります。
デフォルトの選択リスト
デフォルトの選択リストに対してフィルタを設定する場合は、現在の保管ダイアログのすべてのフィールドを使用することができます。1 つ以上のフィールドを有効にして、デフォルトの選択リストがこれらのフィールドのエントリに一致するようにします。
複数列の選択リスト
複数列の選択リストは、固定選択リストまたは外部選択リストをフィルタリングできるように、複数列のテーブルとして設定する必要があります。
最初に、使用する列で、テーブル内のどの列を現在のフィールドの選択リストとして使用するかを設定します。
次に、フィルタリングの条件を指定します。
画面の右側で、現在の保管ダイアログのすべてのフィールドを選択することができます。いずれかのフィールドをフィルタリング条件として定義します。
次に、画面の左側で、このダイアログフィールドのエントリが含まれている外部テーブルの列を選択します。
複数列の選択リストのフィルタリング例を確認してください。
Web Client で、フィルタリングの有効と無効を切り替えることができます。
Web Client では、インデックスダイアログフィールドのフィルタリングはデフォルトで無効になっています。そのため、選択リスト全体をフィールドで使用することができます。このオプションを使用して、フィルタリングを有効にすることができます。このフィールドの選択リストは、他のフィールドのエントリに依存することになります。