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スタンドアロンのファイルキャビネットにドキュメントをエクスポート
スタンドアロンの Request ファイルキャビネットは、ドキュメントの選択、形式、検索のオプション、およびエクスポートのスケジュールが保管される設定に基づいています。スタンドアロンの Request ファイルキャビネットは、ドキュメントの選択、形式、検索のオプション、およびエクスポートのスケジュールが保管される設定に基づいています。
DocuWare Client のリストから直接ドキュメントのエクスポートを開始できます。必要なドキュメントを検索するか、Task Manager のタスクリストを選択します。[DocuWare リクエストの作成] コマンドを使用すると、このリスト内のすべてのドキュメントがスタンドアロンのファイルキャビネットに転送されます。インデックスエントリを含むリストの列も転送されます。この列は、スタンドアロンのファイルキャビネット内のドキュメントを検索および表示するために使用されます。
または、DocuWare 構成の「Request」モジュールから直接エクスポートを開始することもできます。ここでは、ソースファイルキャビネットを指定し、エクスポートするドキュメントをフィルタリングし、スタンドアロンのファイルキャビネットで表示および検索するための列を含むリストを選択します。
ジョブを実行するユーザーが権限のあるドキュメントのみがエクスポートされます。ドキュメントの選択にフィルタを使用しない場合、ファイルキャビネット内のすべてのドキュメントがエクスポートされます。テーブルフィールドではフィルタを使用できません。テーブルフィールドはエクスポートされますが、Request Client には表示されません。
バージョン管理とワークフロー履歴
ファイルキャビネットがバージョン管理をサポートしている場合、ドキュメントのバージョンも Request へ転送されるべきかどうかを選択できます。ファイルキャビネットがバージョン管理機能をサポートしていない場合、この領域はグレー表示です。
ドキュメントがワークフローの一部の場合、現在のワークフローのワークフロー履歴も Request ファイルキャビネットに転送されます。Request ブラウザでワークフロー履歴を開くには、ドキュメントの隣の時計アイコンを使用します。ワークフロー履歴の表には次の項目が含まれています。ステップ、アクティビティ、ディシジョン、日付、時刻、ユーザー、ドキュメントのバージョン。
ドキュメントの形式
デフォルトでは、ドキュメントは元のファイル形式でエクスポートされます。元のプログラムがユーザーのマシンにインストールされている場合、元のプログラムのスタンドアロンのファイルキャビネットからドキュメントを開くことができます。PDF に変換されたドキュメントは、再インポートできません。
Request ファイルキャビネットを DocuWare システムにインポートする場合は、[元のファイル形式] を選択してください。
PDF に変換オプションでは、変換に既存の注釈を含めるかどうかを選択できます。注釈は、再インポート後でも編集できます。
PDF reader がユーザーのマシンにインストールされていない場合に備えて、DocuWare Request には PDF reader が付属しています。
Request ファイルキャビネットのドキュメントは読み取り専用です。ドキュメントを編集する場合は、DocuWare Request の外部でそれを保存する必要があります。
ダウンロード後の電子署名を許可
デフォルトでは、Request ファイルキャビネットの zip ファイル名は、ダウンロード用に自動的に変更されます。ただし、電子的に署名するには、エクスポートされたファイルキャビネットは、あらゆる点で変更されていない必要があります。このオプションを有効にすると、名前は変更されません。
スタンドアロンのファイルキャビネット内を検索
ソースファイルキャビネットに対してフルテキスト検索が有効になっている場合、スタンドアロンのファイルキャビネットに対してフルテキスト検索を使用できます。
フルテキスト検索では、インデックスフィールドのエントリだけでなく、ドキュメントの内容も検索されます。フルテキスト検索をサポートしていないファイルキャビネットを選択した場合、この領域はグレー表示されます。Request ファイルキャビネットの場合、結果やタスクリストで定義したインデックスフィールドを使用する以外の方法では検索できません。
受信間隔
設定内容に基づき、スタンドアロンのファイルキャビネットにドキュメントをエクスポートするジョブを開始します。ジョブは、1 回だけ実行することも、特定の時間に定期的に実行することもできます。
スタンドアロンのファイルキャビネットにドキュメントを送信
DocuWare 構成の Request モジュールの概要ページから、エクスポートされた Request ファイルキャビネットを zip ファイルとしてロードできます。
各オプションの詳細については、DocuWare Request モジュールのユーザーインターフェースを参照してください。
スタンドアロンのファイルキャビネットから DocuWare にドキュメントを再インポート
再インポートの場合、インポート設定で指定された保管場所に Request ファイルキャビネットを配置する必要があります。インポートとエクスポートの保管場所を同じにする必要はありません。
同じドキュメントがすでにファイルキャビネットにある場合でも、すべてのドキュメントがインポートされます。インポートには次の制限が適用されます。
インデックスフィールドに [空白ではない]、[一意]、[固定値] などの制限があり、インポートするドキュメントのインデックスデータがこの制限に準拠していない場合、ドキュメントはインポートされません。例：フィールドに [空白ではない] と指定されているが、インポートするドキュメントのフィールドが空欄になっている。詳細はログに記録されます。疑問な点がある場合は、DocuWare 管理者にお問い合わせください。
ターゲットファイルキャビネットでも使用可能なフィールドの内容のみが転送されます。
Request ファイルキャビネットのワークフロー履歴は復元されません。
ドキュメントのバージョンは、個別のドキュメントとしてインポートされます。ドキュメントに 2 つのバージョンがある場合、再インポート後、ファイルキャビネットには 3 つの個別のドキュメントがあります。
PDF に変換されたドキュメントはインポートできません。ドキュメントは元の形式でのみインポートできます。
インポートでテーブルフィールドを戻す場合、インポート元とインポート先のフィールド名、列の名前、列のタイプが一致している必要があります。
ユーザーがドキュメントをインポートするには、ターゲットファイルキャビネットに対する [ファイルキャビネットの所有者] 権限も必要です。
DocuWare バージョン 6.12 以降で作成された Request ファイルキャビネット以外はインポートできません。