DocuWare for OutlookでOutlook連携のメール設定を使用する

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Connect to Outlookモジュールでは、手動保管と監視フォルダーの2種類のインポート設定を使用できます。「手動保管」のインポート設定は、DocuWare for Outlookアドインで直接使用してメールをアーカイブできます。

DocuWare for OutlookでConnect to Outlookの設定を選択すると、その設定に定義された内容に従ってメールがインポートされます。

前提条件

  • DocuWare for OutlookでConnect to Outlookを使用するには、「手動保管」タイプの設定が少なくとも1つ作成されている必要があります。

  • Outlook メールの設定は、すべてのDocuWare Cloudシステムで利用可能です。DocuWareオンプレミスにも今後対応予定です。

  • 最新のDesktop Appsをここからインストールしてください：Web Client > Desktop Apps > Desktop Appsのインストール

  • DocuWare設定 > Connect to Outlookで、1つ以上のメールインポート設定を作成する必要があります。管理者はConnect to Outlookで直接設定を構成し、提供します。移行は不要です。

  • DocuWare for Outlookで設定を表示するには、Connect to Outlookの権限タブで該当する設定の使用権限をユーザーに付与してください。

保管方法の選択と管理

「保管設定の使用」機能を含むバージョンにDocuWare for Outlookを更新した後、初回サインイン時にランディングページが表示され、お好みの保管方法を選択するよう求められます。

  • 既存の設定から選択：Connect to Outlookで作成した設定を使用してメールをインポートします。次のステップで具体的な設定を選択します。この方法を推奨します。

  • 保管場所と形式を選択：メールを保管するたびに、保管場所と形式を手動で選択します。

以下の2つのスクリーンショットは、DocuWare for Outlookアドインを示しています。左側は保管方法の初期選択画面です。後から保管方法を変更するには、右側に表示されているDocuWare for Outlookの設定で同じオプションを使用してください。

設定を使用したメールと添付ファイルのインポート

Connect to Outlookで作成されたインポート設定は、Microsoft Outlookの閲覧ビューと作成ビューの両方で使用できます。

閲覧ビューからのインポート

閲覧ビューでメールを保管する場合は、保管設定ドロップダウンメニューから定義済みの設定を選択します。選択した設定により、保管場所、形式、添付ファイルの処理が自動的に適用されます。作成ビューの設定とは異なり、閲覧ビューの設定では個々の添付ファイルを選択または選択解除して保管できます。

DocuWare for Outlookは、選択した保管設定に一致するメール本文と添付ファイルを自動的に検出します。定義済みの保管条件（ファイルタイプやファイルサイズなど）に合致しないファイルは自動的に非表示になります。以下の画像は、メールのすべてのコンテンツを保管する設定、特定の形式のファイルを保管する設定、メール本文のみを保管する設定の例を示しています。

DocuWare interface showing document types and storage preferences for email content.

DocuWare interface showing email body storage preferences and configuration options.

DocuWare interface showing storage preferences and a content mismatch warning message.

作成ビューからのインポート

Microsoft Outlookの作成ビューで、保管したい新規メールを作成する際に、保管設定ドロップダウンメニューから定義済みの設定を選択します。選択した設定により、保管場所、形式、添付ファイルの処理が自動的に適用されます。各設定でサポートされるドキュメントタイプは事前に定義されており、自動的に選択されます。個々の添付ファイルを選択または選択解除することはできません。

送信して保管オプションも使用できます。このオプションはメールごとに有効または無効にできます。「送信して保管」が有効な場合、メール送信時に選択した設定に一致するすべての添付ファイルが自動的に保管されます。

送信して保管は、アドインの設定で常時有効にすることもできます。すべてのメールを自動的に保管設定と組み合わせることも可能です。これにより、1つのOutlook メール設定を選択して、すべての送信メールを自動的に保管できます。

DocuWare settings menu for email storage options and configurations.

注意事項と制限事項

  • DocuWare for Outlookは、SQLインデックスを使用する設定やメールをPDF形式で保管する設定など、Connect to Outlookで作成された一部の設定をサポートしていません。

  • DocuWare設定 > Connect to Outlookでインポート設定を作成または編集すると、現在の設定がどのアプリで使用できるかを示すバナーが表示されます。

    • DocuWare for Outlook

    • Connect to Outlook

    • 両方

  • 保管形式オプションでオリジナルファイル形式を選択した場合、Connect to Outlookはメールを.msgファイルとして保管し、DocuWare for Outlookはメールを.emlファイルとして保管します。

サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 7.13