Autoindex

アーカイブされる多くのドキュメントには、他の既存システムのメタデータや検索語が既に含まれています。DocuWare Autoindex はデータを転送し、インデックスエントリとしてファイルキャビネットに追加します。

フィルタを使用してファイルキャビネット内の特定のドキュメントを選択することで、インデックスを拡張することができます。

新しい索引語は外部データソースから取得されます。外部データソースは DocuWare ファイルキャビネット、データベース (テーブル、ビュー、SQL コマンド)、またはファイルです。「一致コード」と呼ばれるコードは、ファイルキャビネットと外部データソースのデータレコードを相互に割り当てる (一致させる) ために使用されます。

保管場所が同じである複数のデータレコードがファイルキャビネットと外部データソースで見つかった場合、

外部データレコードのフィールドの内容は、保管済みドキュメントのインデックスエントリとして抽出できます。
固定エントリ ([転記済み] など) または動的エントリ ([現在の日付] など) は、索引語として保管済みドキュメントに割り当てることができます。
保管済みドキュメントのインデックスエントリは、外部データレコードにコピーできます。
固定エントリ (「使用済み」など) または動的エントリ ([現在の日付] など) は、外部データレコードに書き込むことができます。

Autoindex のセットアップセクションを使用できるのは、DocuWare Autoindex ライセンスを購入していて、ユーザーまたはプロファイルの Autoindex 権限が有効になっている場合に限られます (DocuWare 構成の全般 > ユーザー管理)。

DocuWare Autoindex の使用に関する詳細情報

トリガー

ユーザーインターフェースの情報アイコン InfoIcon をクリックすると、Autoindex の構成に関する情報を確認することができます。ここには追加情報が表示されます。

受信間隔

繰り返しの時間間隔は 60 分以上にする必要があります。ドキュメントを保存した直後に Autoindex ジョブを開始するには、ファイルキャビネットイベントトリガーを使用します。

インデックスデータ

データソース

ファイルキャビネットのデータベース

Autoindex はアーカイブ済みドキュメントのインデックスデータを監視および変更できます。DocuWare Administration では、以降のステップでソースファイルキャビネットを個別のデータソースとして指定する必要がありました。DocuWare 構成では、データソースでファイルキャビネットのデータベースオプションを有効にするのみで済みます。

テキストファイル - ファイルアクセス

Autoindex は読み取りと書き戻しを行います: Autoindex の実行中、ファイルはロックされて書き込みモードでアクセスできなくなります。
読み取り専用: Autoindex の実行中、他のアプリケーションはファイルにアクセスすることができます。
テキストファイルのコピーを使用: テキストファイルの一時コピーを、インデックスを拡張するためのソースとして使用できます。これにより、Autoindex の実行中、Autoindex がアクセスしているファイルに変更が加えられなくなります。Autoindex の実行中、元のファイルには変更を加えることができます。

Autoindex がテキストファイルにアクセスするまで待機する秒数 xx

システムでファイルの編集が検出された場合、Autoindex ジョブを実行する前に待機する長さをここに入力します。指定した時間が経過すると、システムはファイルへのアクセスを再試行します。ファイルの編集が完全に終了すると、Autoindex ジョブが開始されます。編集が終了していない場合、システムは待機状態に戻ります。

フィルタ

フィルタを使用すると、外部データソースのインデックス拡張に使用する索引語が含まれているドキュメントの数を制限できます。これにより Autoindex ワークフローがスピードアップされます。テーブルフィールドではフィルタリングはサポートされません。

一致コード

一致するフィールド

一致コードは 1 つ以上定義する必要があります。

フルテキストフィールド、キーワードフィールド、メモフィールドは、ソースファイルキャビネットにリストされません。

処理リスト

ここでは実行 (反復) するデータレコードが見つかる場所を指定します。

ファイルキャビネット:Autoindex はフィルタを使用して、インデックスデータの追加先となる最初のアーカイブ済みドキュメントを検索します。次に、外部データソースで一致するレコードが検索され、インデックスが拡張されます。この後、Autoindex は次のアーカイブ済みドキュメントを検索します。以降、これらのステップが繰り返されます。
データソース:Autoindex はフィルタを使用して、インデックスの拡張に使用する最初の外部データレコードを検索します。次に、DocuWare ファイルキャビネットで一致するドキュメントを検索し、インデックスを拡張します。この後、Autoindex は次の外部データレコードを検索します。以降、これらのステップが繰り返されます。

選択内容は以下に影響します。

Autoindex の実行に必要な時間:ファイルキャビネットのサイズ、インデックスの作成対象となるファイルキャビネット内のドキュメントの数、外部データソースのサイズ、使用されている外部データレコードの数に応じて、Autoindex の実行時間は大きく変わります。通常、最初に検索されるデータの量が少ないほど、Autoindex の実行は速くなります。
一致するデータレコードが見つからない場合は情報を追加する:一致コードで一致するデータレコードのペアが見つからない場合、実行するデータレコードが含まれている場所にのみ情報を追加できます。例:ファイルキャビネットで実行する場合、一致する外部データレコードが存在しないドキュメントには [未転記] 固定インデックスエントリを指定できます。一方、外部データソースで実行する場合は、アーカイブ済みドキュメントが見つからなかったすべての外部データレコードに [未使用] エントリを (書き戻しステップで) 指定できます。
一致するデータレコードが見つからない場合はデータレコードを追加する:一致コードで一致するデータレコードのペアが見つからない場合は、実行するデータレコードが含まれていない場所にデータレコードを追加できます。例:ファイルキャビネットで実行する場合、一致する外部データレコードが存在しないドキュメントに対して外部データレコードを作成できます。ここでは一致コードとして使用されているインデックスエントリがエントリとして外部データレコードに (書き戻しステップで) 書き込まれます。一方、外部データソースで実行する場合は、一致するドキュメントが存在しないデータレコードに対して DocuWare データレコードを作成できます。ここでは一致コードとして使用されているエントリが、インデックスエントリとして DocuWare データレコードに書き込まれます。

処理リストがファイルキャビネットから作成されているかデータソースから作成されているかに応じて、インデックスデータを転送するその他のオプションを使用できます。

ファイルキャビネットをベースにした処理リスト

複数の一致

すべてのデータレコードを使用してインデックスを作成

これにより、DocuWare ファイルキャビネットのキーワードフィールドに異なる外部データレコードの値が書き込まれます。使用可能なキーワードフィールドがない場合は、最後に見つかったデータレコードの値がインデックス作成に使用されます。外部データソースを更新できない場合、このオプションを使用することはできません (SQL ステートメント、ビュー、読み取り専用ファイル接続など)。

一致がありません

ドキュメントのインデックス作成を変更しない

見つからないデータレコードを外部データソースに (書き戻しステップで) 追加できます。このデータレコードには一致コードとして使用するフィールドの内容が含まれています。

一致コードとして識別されたフィールドの内容を別の用語に置き換えるように定義した場合、この新しい用語は外部データソースのデータレコードに適用されます。

ドキュメントのインデックス作成を変更

例えば、外部データソースに同等のドキュメントがまだ存在していないアーカイブ済みドキュメントをマークする場合は、[転記済み] 固定エントリをドキュメントに追加できます。

データソースをベースにした処理リスト

複数の一致

すべてのドキュメントのインデックスデータを変更

外部データレコードは最後に見つかったドキュメントを使用して (書き戻しステップで) 更新されます。キーワードフィールドには複数のエントリを書き込むことができます。

一致がありません

ドキュメントのインデックス作成を変更しない	外部データソースでは、ファイルキャビネットにまだドキュメントがないデータレコードにインデックスエントリを (書き戻しステップで) マークすることができます。
ドキュメントのインデックス作成を変更	一致コードとして使用される用語は、ファイルキャビネットの新しいデータレコードに入力されます。

データを割り当てる

アーカイブ済みドキュメントの索引語として使用する値を指定します。使用可能な値は、外部データソースのフィールドの内容、固定エントリ、現在の日付などのシステムエントリです

フィールド	この列にはファイルキャビネットのインデックスフィールドがリストされます。一致コードフィールド、システムフィールド、メモフィールド、フルテキストフィールドはリストされません。インデックスを拡張するためにキーワードフィールドを選択すると、新しいエントリが新しいキーワードとして追加されます。この時点で各キーワードフィールドに新しいエントリを割り当てることができます。キーワードフィールドが既にいっぱいになっている (エントリが 64 個に達している) 場合、エントリはログファイルに作成されます。
値を設定	フィールド:フィールドの内容は外部データレコードによってインデックスの拡張に使用されます。固定エントリ:拡張されたインデックスエントリは、外部データソースで割り当てられたデータレコードから独立しています。システムエントリ:現在の日付などの既定のエントリは、インデックスの拡張に使用されます。空のエントリ:フィールドのすべてのインデックスエントリが削除されます。
値	この列では、インデックスの拡張に使用するフィールドとフィールドのエントリまたは内容を指定します。入力オプションは選択したエントリの種類によって異なります。フィールドエントリの種類:プルダウンメニューに外部データソースのフィールド名が含まれています。DocuWare インデックスフィールドのフィールドと同じ種類のフィールドのみが表示されます。固定エントリの種類:テキストフィールドの場合、フィールドの長さに応じた文字数を入力できます。システムエントリの種類:プルダウンメニューから既定のエントリ([日付] または [日時]) を選択します。
上書き	アーカイブ済みドキュメントの既存のインデックスエントリは、インデックスの拡張に使用されるエントリによって上書きされます。このオプションを有効にしない場合、インデックスの拡張に使用されるエントリは、このフィールドが空の場合にのみ DocuWare インデックスフィールドに書き込まれます。
空の場合も実行	既に存在する可能性のあるアーカイブ済みドキュメントのインデックスエントリは、外部データソースの空のエントリまたは NULL エントリで上書きされます。このオプションを使用できるのは、インデックスフィールドがキーワードフィールドではなく、エントリの種類としてフィールドが選択されていて、上書きオプションが有効になっている場合のみになります。

データ更新

Autoindex を使用すると、外部データソースにエントリを追加したり、既存のエントリの置き換えや削除を行ったりできます。新しいエントリの種類は以下のとおりです。

アーカイブ済みドキュメントのインデックス情報
固定エントリ
既定のエントリ

外部データソースが DocuWare ファイルキャビネット、データベース接続、またはファイル接続で、これらに書き込みモードでアクセスできる場合は、外部データソースにインデックスデータを追加できます。一致コードが含まれている外部フィールドに情報を追加することはできません。

Autoindex が外部データベースに書き込む場合、外部データベースのデータベースフィールドのタイプは、Autoindex が書き込むデータを取得する DocuWare のデータベースフィールドのタイプと同一である必要があります。

一致データレコードを変更

一致

Autoindex の処理が実行された後、外部ソースのデータレコードは削除することも、変更することも、変更しないこともできます。一致するデータレコードでは、処理リストがファイルキャビネットから作成されたか、データソースから作成されたかを問わず、これらのオプションを使用できます。

データレコードを変更

値を設定	フィールド:関連するアーカイブ済みドキュメントのフィールドのインデックスエントリは、データの拡張に使用されます。固定エントリ:追加されたエントリは、割り当てられたアーカイブ済みドキュメントから独立しています。システムエントリ:現在の日付などの既定のエントリはデータの拡張に使用されます。
値	入力オプションは選択したエントリの種類によって異なります。フィールドエントリの種類:プルダウンメニューには、ファイルキャビネットフィールドの名前が (キーワードフィールドとメモフィールドとは個別に) 含まれています。外部フィールドのフィールドと同じ種類のインデックスフィールドのみが表示されます。固定エントリの種類:エントリを入力します。システムエントリの種類:プルダウンメニューから既定のエントリ([日付] または [日時]) を選択します。
上書き	既存の外部エントリは、データの拡張に使用されるエントリによって上書きされます。このオプションを有効にしない場合、データの拡張に使用されるエントリは、このフィールドが空の場合にのみ外部フィールドに書き込まれます。
空の場合も実行	外部データレコードトのエントリは、空のエントリまたは NULL エントリで上書きされます。このオプションを使用できるのは、エントリの種類としてフィールドが選択されていて、上書きオプションが有効になっている場合のみになります。

一致がありませんデータレコードを変更しない

一致がありません

データレコードに一致するドキュメントが見つかりませんでした。インデックスデータステップで処理リストがファイルキャビネットから作成されているか、データソースから作成されているかに応じて、さまざまなオプションを使用してインデックスデータを書き戻すことができます。

ファイルキャビネットをベースにした処理リスト

ファイルキャビネットのドキュメントに一致するデータレコードがデータソースで見つかりません。データソースに新しいデータレコードを作成できます。一致コードとして使用されるフィールドの内容は、新しいデータレコードに入力されます。

データソースをベースにした処理リスト

データソースのデータレコードに一致するドキュメントがファイルキャビネットで見つかりません。データソースのデータレコードにインデックスエントリを追加または変更できます。例えば、このデータレコードに一致するドキュメントがファイルキャビネットにないことを示すことができます。