Les dossiers sont affichés par blocs de 1 000 enregistrements. Windows Explorer Client affiche uniquement les 1 000 dossiers suivants lorsque vous cliquez sur Charger les documents suivants. Les documents s'affichent immédiatement à l'aide de la procédure de chargement différé, même pour les armoires contenant de nombreux documents.
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans le Windows Explorer Client et y glisser un ou plusieurs document(s). Tous les documents contiennent le nom du dossier comme une entrée d'index. Si vous ne stockez pas de documents dans un dossier nouvellement créé, le dossier vide est supprimé une fois les paramètres du serveur actualisés.
Toutefois, si un dossier du Windows Explorer Client contient une liste de sélection fixe, le dossier s'affiche toujours, qu'il contienne des documents ou non.
Si vous avez le droit de changer les entrées d'index, vous pouvez également renommer un dossier au sein de la structure de dossiers de DocuWare. N'oubliez pas que les noms de dossiers reflètent les entrées d'index des documents qu'ils contiennent. Ainsi, si vous changez le nom d'un dossier, l'entrée d'index dont il provient sera également modifiée dans tous les documents contenus dans ce dossier et ses sous-dossiers.
Archivage d'une structure de dossiers complète depuis le système de fichiers
Comme pour archiver des fichiers depuis l'Explorateur dans DocuWare, vous pouvez copier des structures de dossiers entières (jusqu'à trois niveaux) dans la structure de dossiers de DocuWare. Vous pouvez ainsi archiver les fichiers contenus dans les dossiers dans DocuWare en utilisant les noms de dossiers comme termes d'index.
Normalement, lorsque vous archivez un fichier de cette manière, la boîte de dialogue de stockage s'affiche. Vous pouvez y ajouter des termes d'index manuellement. Cependant, nous vous le déconseillons lorsque vous archivez des structures entières de dossiers contenant de nombreux fichiers. Si vous n'avez aucun terme d'index spécifique à assigner aux fichiers, cliquez sur Tout archiver lorsque la boîte de dialogue s'affiche pour la première fois. Les fichiers sont alors archivés en fonction de la structure de dossiers et la boîte de dialogue de stockage ne s'ouvre pas pour chaque document.
Dossier [Aucun index]
Si un champ d'index utilisé pour l'arborescence n'est pas rempli pour un document en particulier, un dossier appelé [Aucun index] est créé sur le même niveau. Le document est placé dans ce dossier.
Par exemple :
Votre structure de dossiers DocuWare comprend les entrées d'index des champs Société et Contacts et vous copiez un document directement dans le dossier Leisure park Jones.
Dans la boîte de dialogue de stockage qui s'affiche, le champ Société comprend l'entrée Leisure park Jones. En revanche, le champ Contact est vide, car aucun contact n'a été sélectionné à l'aide de la structure de dossiers. Dans cet exemple, nous partons du principe que vous n'avez rien saisi dans le champ Contact de la boîte de dialogue de stockage.
Étant donné que le document n'a aucune entrée dans le champ Contact, un dossier portant le nom [Aucun index] est créé parallèlement aux dossiers contenant les divers contacts et le document est déplacé vers ce dossier.
Dans DocuWare 6.8, les dossiers [Aucun index] ne sont plus visibles. Dans l'exemple ci-dessus, le document serait affiché dans le dossier au-dessus de « Leisure park Jones ».
Création d'un lien vers les dossiers DocuWare
Tout comme vous pouvez créer un lien vers un document individuel, vous pouvez créer un lien vers un dossier entier depuis la structure de dossiers DocuWare. Faites glisser le dossier sélectionné dans l'emplacement de destination du lien tout en maintenant les touches Ctrl et Maj enfoncées.
Exportation de fichiers et de dossiers
Vous pouvez également exporter des fichiers ou des dossiers entiers depuis la structure de dossiers DocuWare vers l'explorateur à l'aide d'un glisser-déplacer, du menu contextuel ou de raccourcis. Si vous utilisez le glisser-déplacer, les fichiers/dossiers sont copiés ; si vous utilisez le glisser-déplacer + [Maj], ils sont déplacés.
Utilisation de bacs
Dans l'arborescence, le bac par défaut de l'utilisateur connecté s'affiche au-dessus des armoires. Vous pouvez déplacer les documents depuis et vers un bac dans Windows Explorer Client. Windows Explorer Client fournit les fonctions suivantes pour les documents du bac : Ouvrir, Ouvrir dans la visionneuse Web Client, propriétés Envoyer à, Couper, Copier, Renommer, Afficher.
Extensions de fichier affichées
Pour les documents constitués d'un seul fichier, l'extension de ce dernier est reprise dans le Windows Explorer Client. Ainsi, par exemple, si un document est constitué d'un fichier Word (.doc), le document portera également l'extension .doc dans le Windows Explorer Client.
Pour un document attaché par un trombone, c'est-à-dire un document constitué de plusieurs fichiers, il existe deux options :
Un document attaché par un trombone avec des fichiers du même type s'affiche dans le Windows Explorer Client avec l'extension correspondante.
Si un document attaché par un trombone est constitué de différents types de fichiers, le document s'affiche dans le Windows Explorer Client sous la forme d'un .zip.