Si vous avez ouvert un document dans une application externe et si vous souhaitez l'archiver dans DocuWare, le plus simple est d'utiliser la fonction Enregistrer sous dans l'application externe et de sélectionner un dossier dans la structure de dossiers DocuWare comme emplacement de stockage. Lorsque vous choisissez un dossier/sous-dossier, vous affectez immédiatement les entrées d'index avec lesquelles le document est archivé dans DocuWare. La boîte de dialogue de stockage s'ouvre alors, vous pouvez y saisir des termes d'index supplémentaires.
Cela n'arrive que si vous n'avez pas ouvert un document depuis DocuWare.
Par exemple :
Votre structure de dossiers DocuWare comprend les entrées d'index des champs Société et Contacts. Le champ d'index pour lequel l'option Nom du document est activée est le champ Objet.
Vous pouvez enregistrer le fichier leisure park plan.pdf à partir d'Acrobat à l'aide de la fonction Enregistrer sous dans la structure de dossiers DocuWare, à savoir dans le sous-dossier Peter Jones dans la même entreprise, Leisure park Jones.
Le document est automatiquement associé aux termes d'index spécifiés par la structure de dossiers, c'est-à-dire
Société : Leisure park Jones
Contact : Peter Jones
Vous pouvez utiliser les listes de sélection DocuWare pour remplir les champs à l'aide du symbole en forme de flèche situé en regard du champ ou du bouton en forme de flèche.
Sous Windows XP SP2 avec Office 2003 SP3, vous ne pourrez peut-être pas utiliser cette fonction avec Microsoft Word et Excel.
Accès à un document archivé depuis une application grâce à la fonction Ouvrir
Vous pouvez sélectionner et ouvrir un document dans l'arborescence de DocuWare depuis une application externe telle que Word grâce à la fonction Ouvrir.
Veuillez noter que le document est ouvert depuis DocuWare en mode lecture seule, même si l'application externe n'est pas uniquement en mode lecture seule. Vous pouvez ainsi apporter des modifications au document ouvert de cette manière et les enregistrer. Les modifications ne seront cependant pas appliquées au document dans l'armoire DocuWare.
Sous Windows XP SP2 avec Office 2003 SP3, vous ne pourrez peut-être pas utiliser cette fonction avec Microsoft Word et Excel.