Les documents sont récupérés par blocs de 1 000 documents. Windows Explorer Client affiche automatiquement le bloc suivant lorsque vous atteignez l'extrémité du curseur de l'image à l'aide de la molette de la souris, en appuyant sur la touche Page suivante du clavier ou lorsque vous cliquez sur Charger les documents suivants. Les documents s'affichent immédiatement à l'aide de la procédure de chargement différé, même pour les armoires contenant de nombreux documents. Pour garantir que le rechargement fonctionne correctement, un nom de document formaté est requis.
Les fonctions permettant d'utiliser des documents dans Windows Explorer Client peuvent être appelées via un menu contextuel :
Ouverture des documents
Si vous double-cliquez sur un document ou si vous sélectionnez l'entrée de menu contextuel Ouvrir, le document s'ouvre dans l'application associée à l'extension de fichier dans l'Explorateur Windows. Ainsi, par exemple, un fichier doc est ouvert dans Word. Vous pouvez modifier le document. Le document modifié est enregistré dans DocuWare avec la commande Word Enregistrer. Vous pouvez enregistrer le document modifié dans le système de fichiers à l'aide de la fonction Enregistrer sous dans l'application.
Si un utilisateur DocuWare ne dispose pas du droit d'éditer les documents, il pourra néanmoins utiliser l'entrée du menu contextuel et modifier le document, mais celui-ci ne sera pas stocké dans DocuWare.
Pour utiliser cette fonction, vous devez disposer des droits Afficher et Modifier mais aussi du droit Exporter de l'armoire DocuWare.
Par défaut, les documents contenant des caractères dans l'entrée d'index utilisée comme nom de fichier qui ne sont pas utilisés normalement dans l'Explorateur Windows (?!/ etc.) sont néanmoins affichés. Ces caractères sont remplacés par un « _ ».
Ouvrir avec
Dans Windows Explorer Client, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un document archivé, puis sélectionnez Ouvrir avec dans le menu contextuel. Tout comme dans l'Explorateur Windows, une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez sélectionner le programme pour ouvrir le document.
Si un utilisateur DocuWare ne dispose pas du droit Modification de documents, il pourra néanmoins utiliser l'entrée du menu contextuel et modifier le document, mais celui-ci ne sera pas stocké dans DocuWare.
Pour utiliser cette fonction, vous devez disposer des droits Afficher et Modifier mais aussi du droit Exporter de l'armoire DocuWare.
Par défaut, les documents contenant des caractères dans l'entrée d'index utilisée comme nom de fichier qui ne sont pas utilisés normalement dans l'Explorateur Windows (?!/ etc.) sont néanmoins affichés. Ces caractères sont remplacés par un « _ ».
Ouvrir un document dans la Visionneuse du Web Client
Pour ouvrir un document dans la Visionneuse du Web Client, sélectionnez l'entrée Ouvrir dans un Viewer Web dans le menu contextuel. La Visionneuse vous permet d'annoter et de timbrer les documents, comme dans DocuWare.
Impression de documents
Dans le menu contextuel du document, vous pouvez imprimer un document PDF directement à partir de l'Explorateur Windows sans devoir l'ouvrir d'abord dans une application. Si le document a un autre format, il est automatiquement converti en PDF avant l'impression. Si le PDF contient des commentaires, vous pouvez choisir de les imprimer ou non au même moment. Notez que toutes les sections du document sont imprimées. L'imprimante Windows par défaut est utilisée.
Affichage des versions d'un document
Vous pouvez afficher une liste des versions précédentes pour chaque document. Pour ce faire, utilisez le menu contextuel “Historique de versions”.
La boîte de dialogue Historique de versions affiche les colonnes suivantes :
Numéro de version
État de version
Dernière modification par : Utilisateur ayant modifié le document et/ou les données d'indexation
Dernière modification le : Date de modification du document et/ou des données d'indexation
Commentaire sur les modifications
Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris dans le tableau Historique des versions, les options suivantes sont disponibles dand le menu contextuel :
Ouvrir : ouvre le document dans la Visionneuse
Exporter : exporte le document vers un répertoire de fichiers sans l'extraire
Imprimer : imprime le document
Envoyer par courrier électronique : ouvre un nouveau message dans le programme de messagerie avec le document en pièce jointe
Modifier l'état : un document dont l'état est “Obsolète” peut être modifié en un document dont l'état est “À jour”.
L'extraction d'un document dont l'état est “En cours” est réversible.
L'option “Historique de versions” n'est disponible que si la gestion des versions de l'armoire électronique est activée.
Extraction et réenregistrement d'un document
Vous pouvez extraire un document de l'armoire électronique vers le système de fichiers. Une copie du document est créée et le document d'origine est verrouillé. Pour le réenregistrer, faites glisser le document vers un répertoire de Windows Explorer Client. L'armoire électronique à laquelle est lié l'enregistrement est automatiquement reconnue. La version précédente du document est conservée ; lors du réenregistrement ou du stockage, une version du document est créée. Une boîte de dialogue de saisie s'ouvre. Sélectionnez le numéro de version, comprenant un numéro principal et un sous-numéro. Vous pouvez éventuellement ajouter un commentaire.
Pour utiliser les fonctions Extraire et Réenregistrer, l'utilisateur doit disposer des droits d'Extraction d'une armoire électronique. De plus, la gestion des versions de l'armoire électronique doit être activée.
Affichage des versions d'un document
Vous pouvez afficher une liste des versions précédentes pour chaque document. Pour ce faire, utilisez le menu contextuel “Historique de versions”.
La boîte de dialogue Historique de versions affiche les colonnes suivantes :
Numéro de version
État de version
Dernière modification par : Utilisateur ayant modifié le document et/ou les données d'indexation
Dernière modification le : Date de modification du document et/ou des données d'indexation
Commentaire sur les modifications
Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris dans le tableau Historique des versions, les options suivantes sont disponibles dand le menu contextuel :
Ouvrir : ouvre le document dans la Visionneuse
Exporter : exporte le document vers un répertoire de fichiers sans l'extraire
Imprimer : imprime le document
Envoyer par courrier électronique : ouvre un nouveau message dans le programme de messagerie avec le document en pièce jointe
Modifier l'état : un document dont l'état est “Obsolète” peut être modifié en un document dont l'état est “À jour”.
L'extraction d'un document dont l'état est “En cours” est réversible.
L'option “Historique de versions” n'est disponible que si la gestion des versions de l'armoire électronique est activée.
Extraction et réenregistrement d'un document
Vous pouvez extraire un document de l'armoire électronique vers le système de fichiers. Une copie du document est créée et le document d'origine est verrouillé. Pour le réenregistrer, faites glisser le document vers un répertoire de Windows Explorer Client. L'armoire électronique à laquelle est lié l'enregistrement est automatiquement reconnue. La version précédente du document est conservée ; lors du réenregistrement ou du stockage, une version du document est créée. Une boîte de dialogue de saisie s'ouvre. Sélectionnez le numéro de version, comprenant un numéro principal et un sous-numéro. Vous pouvez éventuellement ajouter un commentaire.
Pour utiliser les fonctions Extraire et Réenregistrer, l'utilisateur doit disposer des droits d'Extraction d'une armoire électronique. De plus, la gestion des versions de l'armoire électronique doit être activée.
Affichage et modification des entrées d'index des documents
Dans un document, ouvrez le menu contextuel et sélectionnez Modifier les entrées d'index pour afficher la boîte de dialogue d'index intégrée qui contient les entrées d'index et les données système du document. Si vous disposez des droits DocuWare correspondants, vous pouvez modifier les entrées d'index et/ou en ajouter dans la boîte de dialogue.
Si vous modifiez l'entrée d'un champ d'index utilisé pour la structure de dossiers de DocuWare Windows Explorer Client, le document sera déplacé vers le dossier correspondant.
Exemple :
Votre structure de dossiers DocuWare comprend les entrées d'index des champs Société et Contacts. Si vous accédez aux entrées d'index d'un document depuis le dossier Werner Moser, puis changez l'entrée d'index de Corinna Schneider en Werner Moser, le document sera déplacé vers le dossier Corinna Schneider car l'entrée du document figure maintenant dans le champ Contact.
Si vous utilisez dans le champ une entrée qui n'existe pas encore, un nouveau dossier est créé avec ce nom.
Si, dans la boîte de dialogue de stockage, vous changez l'entrée du champ d'index utilisé pour afficher le nom du document, ce nom de fichier sera modifié en conséquence dans l'Explorateur.
Indexation automatique avec Smart Connect
Avec Smart Connect, vous pouvez utiliser les informations déjà présentes dans l'ERP, par exemple, pour l'indexation automatique dans DocuWare. Dans Windows Explorer Client, l'option Smart Index est disponible dans le menu des paramètres de la boîte de dialogue d'index. Pour utiliser Smart Index, l'application Smart Connect doit être installée et une configuration Smart Index doit être définie.
Envoi d'un document en tant que lien
À l'aide de la commande Envoyer à > Envoyer en tant que lien du menu contextuel, Windows Explorer Client appelle le client de messagerie Windows par défaut et copie l'URL du document dans le corps de l'e-mail.
Copie de documents dans DocuWare
Vous pouvez copier des documents dans la structure de dossiers DocuWare à l'aide d'un glisser-déplacer, du menu contextuel ou des touches de raccourci. Le document est automatiquement associé aux termes d'index de la hiérarchie de dossiers vers lequel vous le copiez. Tout autre terme d'index existant sera également appliqué.
Pour déplacer un document dans une autre armoire au sein de DocuWare, vous devez disposer du droit à supprimer des documents dans l'armoire.
Par exemple, votre structure de dossiers DocuWare comprend les entrées d'index des champs Société et Contacts. Le dossier Peter Jones contient un document qui contient lui-même l'entrée Plan dans le champ Type de doc.. Si vous copiez ce document dans le dossier Brian Jones, l'entrée du champ d'index Contact sera mise à jour en Brian Jones pour le nouveau document. L'entrée du champ Société ne change pas car le nouveau document se trouve également dans le dossier principal Leisure park Jones. L'entrée du champ Type de doc. s'applique également puisqu'elle est indépendante de la structure de dossiers.
Copier le lien vers le Presse-papiers
Le lien vers un document archivé dans DocuWare peut être copié dans toutes les applications, comme un système ERP ou Microsoft Word à l'aide de la commande correspondante du menu contextuel ou du raccourci clavier [Ctrl]+[V].
Suppression de documents
Tout comme dans l'Explorateur Windows, vous pouvez supprimer des documents individuels, plusieurs documents sélectionnés ou des dossiers entiers de la structure de dossiers DocuWare. Vous devez simplement disposer dans DocuWare du droit de supprimer les documents sélectionnés dans DocuWare.
Modification du nom d'un document
Vous pouvez renommer les fichiers dans le Windows Explorer Client de DocuWare tout comme vous le feriez dans l'Explorateur Windows.
Le nom de fichier avec lequel le document DocuWare est affiché sert d'entrée dans le champ d'index dont l'option Nom du document est activée. Si vous changez le nom de fichier, l'entrée d'index sera également modifiée. Pour renommer des documents, vous devez donc disposer du droit Modification des données d'index.
Une exception est une entrée d'index provenant d'une liste prédéfinie, telle qu'une liste de sélection externe. Dans ce cas, l'entrée ne peut pas être changée.
Les documents dont les noms sont issus d'un champ de date ou de numéro peuvent uniquement être modifiés via « Modifier les entrées d'index ».
Documents attachés par un trombone
Il est possible d'attacher plusieurs documents ensemble par un trombone dans DocuWare. Lorsque vous double-cliquez sur le document attaché par un trombone ou sur Afficher à partir du menu contextuel, une liste des fichiers contenus dans le document s'affiche. Le fichier souhaité peut être ouvert et modifié dans l'application liée dans Windows. Les modifications ne peuvent pas être enregistrées dans DocuWare.
La commande contextuelle « Modifier » ouvre automatiquement le premier fichier du document attaché par un trombone dans l'application correspondante. Il est possible d'enregistrer dans DocuWare les modifications que vous apportez ici.
Création d'un lien vers un document archivé
Vous pouvez créer un lien vers un document dans l'armoire DocuWare et le placer par exemple sur votre bureau, afin de pouvoir accéder rapidement au document.
Pour créer le raccourci, naviguez vers le document dans la structure de dossiers DocuWare, copiez-le en sélectionnant Copier dans le menu contextuel (ou Ctrl+C) puis collez-le dans l'emplacement de destination (par ex. sur le bureau) à l'aide de l'élément Coller raccourci du menu contextuel.
Pour pouvoir ouvrir un document à l'aide d'un raccourci, vous devez être connecté au système DocuWare par le biais du Windows Explorer Client. Il vous suffit alors d'ouvrir le dossier supérieur dans le Windows Explorer Client.
Vous ne pouvez pas créer de raccourci en ouvrant le menu contextuel de l'assistant Nouveau > Créer raccourci pour sélectionner le document depuis la structure de dossiers DocuWare.
Archivage de fichiers
Vous pouvez archiver un ou plusieurs fichiers sélectionnés dans le système de fichiers à l'aide d'un glisser-déposer, du menu contextuel ou de touches de raccourci. Si vous utilisez le glisser-déposer, les fichiers sont copiés. Glisser-déposer + [Maj] permet de déplacer les fichiers.
Lorsque vous ajoutez un fichier à un dossier DocuWare, la visionneuse avec une boîte de dialogue d'index intégrée s'affiche. Les champs d'index correspondant aux noms de dossiers de la structure de dossiers DocuWare sont déjà remplis. Vous pouvez ajouter d'autres entrées d'index si nécessaire. Si vous ne remplissez pas manuellement le champ d'index dont le contenu est utilisé comme nom de fichier, le champ contient automatiquement le nom de fichier (comme dans l'Explorateur Windows).
Avec la boîte de dialogue d'index intégrée, vous pouvez également bénéficier du confort de l'indexation en un clic dans Windows Explorer Client. Si vous déplacez votre souris sur le document, les mots, les informations concernant la date et même les chiffres sont sélectionnés en tant que zone. Lorsque vous cliquez sur l'une de ces zones, son contenu est automatiquement transféré vers le champ actif de la boîte de dialogue de stockage.
Même si vous insérez plusieurs fichiers à la fois dans un dossier DocuWare, la visionneuse avec une boîte de dialogue d'index intégrée s'ouvre quand même pour le premier document. Si vous n'avez aucun terme d'index spécifique à assigner aux fichiers, activez l'option Conserver les entrées d'index. Les fichiers sont alors archivés en fonction de la structure de dossiers.
Vous pouvez utiliser les listes de sélection DocuWare pour remplir les champs à l'aide du symbole en forme de flèche situé en regard du champ ou du bouton en forme de flèche.