Avant de créer une configuration de processus de travail avec le Workflow Designer web, consultez la liste de vérification ci-dessous. Assurez-vous que toutes les autorisations et tous les paramètres sont correctement configurés pour garantir un fonctionnement fluide du processus de travail.
Remarque : avec une licence Workflow Manager, la section Configurations de DocuWare > Workflow Designer est visible pour tous les utilisateurs DocuWare.
Si vous utilisez DocuWare Cloud, la licence est incluse d'office.
Si vous utilisez DocuWare sur site, la licence « Workflow Manager » est requise.
En cas de doute, contactez votre interlocuteur DocuWare.
1. Attribuer l'autorisation « Concevoir des processus de travail »
Pour créer, modifier ou supprimer des processus de travail, vous devez disposer de l'autorisation “Concevoir des processus de travail”.
Vous trouverez ce paramètre ici : Configuration DocuWare > Gestion des utilisateurs > Utilisateur x > Profils de fonctions > Concevoir des processus de travail.
En savoir plus sur les autorisations dans le Workflow Designer (en anglais).
2. Attribuer le droit fonctionnel « Voir tous les utilisateurs »
Le droit fonctionnel Voir tous les utilisateurs est requis pour les utilisateurs ayant les rôles de Workflow Designer, Workflow Controller et Workflow System User, afin de garantir le bon fonctionnement des processus de travail.
Voir tous les utilisateurs est également requis pour tous les utilisateurs qui traitent des tâches de processus de travail si la liste des tâches du processus de travail contient des noms d'utilisateurs.
Vous trouverez ce paramètre ici : Configurations de DocuWare > Gestion des utilisateurs > Utilisateur x > Profils de fonctions > Afficher tous les utilisateurs.
3. Fournir l'accès à la liste de résultats
En tant que Workflow Designer, vous devez avoir accès à l'armoire sur laquelle le processus de travail est basé.
Notez que l'accès à l'armoire n'est pas vérifié dans le Workflow Designer. Si vous attribuez à un autre utilisateur le rôle de concepteur du processus de travail, assurez-vous qu'il a également accès à l'armoire. Sinon, il ne pourra pas modifier le processus de travail.
Configurez les paramètres de votre armoire ici : Configurations de DocuWare > Armoires.
En savoir plus sur les autorisations des armoires
4. Configurer la liste de résultats
Les fonctions disponibles pour les utilisateurs dans la liste des tâches du processus de travail sont héritées d'une liste de résultats de l'armoire utilisée dans les processus de travail.
Pour contrôler les fonctions de la liste des tâches, activez-les d'abord dans la liste de résultats de l'armoire.
Vous trouverez les listes de résultats ici : Configurations de DocuWare > Armoires > Dialogues > Résultat > Liste de résultats.
Pour activer ou désactiver des fonctions dans la liste de résultats, ouvrez une liste de résultats et cliquez sur l'option Fonctions de la liste de résultats sous la liste des champs.
Ensuite, revenez au Workflow Designer et sélectionnez votre liste de résultats, qui transmet les fonctions à la liste des tâches du processus de travail.
Les options du menu contextuel d'une requête dans le Web Client correspondent à celles de la liste de résultats par défaut de l'armoire assignée. Si une fonction est masquée dans les paramètres de la liste de résultats, elle le sera également dans les options de la requête.
5. Ajouter des surfaces de remplissage à un formulaire si nécessaire
Un processus de travail peut ajouter automatiquement des valeurs à un formulaire DocuWare existant, par exemple pour compléter la saisie de données lors de l'intégration. Pour cela, le formulaire doit contenir des surfaces de remplissage. Vous pouvez créer des surfaces de remplissage à l'aide du concepteur de formulaires.
Accédez à Configurations de DocuWare > Formulaires > Soumission avec formulaires de fusion pour ajouter des surfaces de remplissage.
En savoir plus sur l'attribution de données à des formulaires dans un processus de travail (en anglais)
6. Esquissez d'abord votre processus
Esquissez le processus métier que vous souhaitez reproduire en tant que processus de travail documentaire dans le Workflow Designer.
Une fois que vous avez tout vérifié, vous pouvez démarrer la configuration du processus de travail :
Accédez à Configurations de DocuWare > Workflow Designer pour ouvrir le tableau de bord.
Cliquez sur Nouveau processus de travail pour afficher le canevas (en anglais)
L'action de démarrage est déjà configurée pour vous, de sorte que vous pouvez définir le déclencheur immédiatement (en anglais).